FRASES DO DIA

segunda-feira, 25 de setembro de 2017

EVOLUÇÃO E TRAJETÓRIA DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO



Por: Acimarleia Freitas


Não há registro de uma data precisa para a profissão de secretariado executivo, mas, acredita-se que vem da época dos Faraós, 500 a.C., segundo Casimiro (1998), a função era exercida exclusivamente pela figura masculina, os escribas foram considerados os primeiros secretários da história, no baixo Império Romano eram os Taquígrafos, monges na Idade Média, mais tarde vulgarização da estenografia, passou a ter importância nos escritórios da Administração Pública, surgiu o secretário, período da Revolução industrial, sendo ainda mão de obra exercida exclusivamente por homens. Na Idade Moderna a função secretarial torna-se expressiva, para mais tarde fazer parte da estrutura organizacional.
Após as duas Grandes Guerras, por escassez de mão de obra masculina, surgiu a figura feminina no mercado de trabalho, e atuando no campo secretarial com bastante atuação na Europa e Estados Unidos. No Brasil, o surgimento da mulher como secretária ocorre na década de 50. Época em que houve a implantação de cursos na área. Como, por exemplo, Datilografia e Técnico em Secretariado.
O Curso de Secretariado Executivo da UFBA, primeiro a ser criado no Brasil, em 1969, surgiu para atender a crescente demanda do mercado por profissionais qualificados neste segmento, devido à industrialização da Bahia, com a implementação do centro Industrial de Aratu, depois, Polo Petroquímico de Camaçari. (EAUFBA, 2007, p.3-6).
Na década de 50 – A Secretária executava somente determinadas Técnicas Secretariais, tais como: datilografava, arquivava de documentos, atendia telefone e servia cafezinho.
No começo dos anos 60 as Secretárias conservar-se com tarefas insignificantes dos escritórios. Somente em meados dessa década é que a categoria começou a exigir melhores condições de trabalho, resultando assim, no surgimento do Clube das Secretárias, no Rio de Janeiro.
Década de 70 – Foi marcada pelo fortalecimento e crescimento do movimento. O Clube das Secretárias passou a ser denominada Associação das Secretárias do Rio de Janeiro, com o intuito do aprimoramento profissional. Posteriormente surgiram outras associações semelhantes em quase todos os estados, desta forma, foi preciso criar um órgão de representação a nível nacional, denominada: Abes – Associação Brasileira de Entidades Sindicais. Década que também foram criadas as leis 1.421/77, de 20/09/77, que estabeleceu 30 de setembro como o Dia Nacional da Secretária e a Lei 6.556/78 de 05/09/78, reconhecendo a profissão de secretariado. As secretárias passaram a ter formação superior.
Na década de 80 – a profissão é regulamentada por meio da Lei 6.556,  de 5 de setembro de 1978 autorizando a criação de sindicatos, que receberam representação nacional da Federação Nacional das Secretárias e Secretários - FENASSEC, criada em  31 de agosto de 1988. Nesse período a FENASSEC juntamente com os sindicatos começaram a exigir a criação de um Código de Ética que foi estabelecido no dia 7 de junho de 1989, através da Lei 7.377/85.
Década de 90 - A Secretária tornou-se mais independente do gestor, atendendo não apenas o executivo e também outras demandas da organização. Passando a atuar com mais autonomia, criatividade e objetividade. Com a chegada das novas tecnologias, a forma de trabalhar sofreu transformações, as empresas passaram a buscar profundamente a qualidade total e a valorização dos clientes, e as técnicas secretariais, tornam-se somente ferramentas do seu cotidiano de trabalho e não mais o centro dele.
Agora, século 21, espera-se que o secretário seja um empreendedor, assessor, executante, polivalente e que tenha uma visão que privilegia o todo de um sistema e não suas partes isoladamente, dando a esse secretário o conceito de cogestor.
A origem da palavra secretário vem do latim: Secretum - lugar retirado, retiro, solidão; Secreta – particular, segredo, mistério; Secretarium - legar retirado, conselho privado.

REFERENCIA
Alcântara L. Disponível em:  http://executivajr.blogspot.com.brAcesso em 11 de setembro de 2015.
BOND, Maria T. OLIVEIRA, Marlene. Manual do Profissional de Secretariado – Conhecendo a Profissão - Vol. I. 1ª Edição. Curitiba, Editora: Intersaberes,  2010.
CASIMIRO, Lucia. História da Profissão de Secretariado – A saga das (os) secretárias (os). Disponível em <http://www.fenassec.com.br>. Acesso em 28 set. 2008.
ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA (EAUFBA). Projeto Pedagógico do curso de secretariado Executivo. 2007.
História e Origem da Profissão de Secretária. Disponível em: http://portal.metodista.br/. Acesso em 11 de setembro de 2015.
Histórico da Profissão. Disponível em: http://www.dasecretariado.ufba.br. Acesso em 11 de setembro de 2015.
MAZULO Roseli, LIENDO Sandra; Secretária – Rotina gerencial, habilidades comportamentais e plano de carreira. São Paulo, Editora Senac, 2010.

quinta-feira, 21 de setembro de 2017

AS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO APLICÁVEIS NA GESTÃO DE UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO: O CASO DO INSTITUTO BRANDÃO – IBR



Por: Acimarleia Correia Silva Freitas
Secretariado Executivo

Resumo

Este trabalho faz uma análise do Instituto Brandão – IBR, empresa que presta serviço na área de saúde, buscando identificar nas práticas organizacionais as Teorias da Administração estudadas por alunos da Faculdade Juvêncio Terra, como uma prática de pesquisa que atrela a teoria da disciplina de Administração à realidade empírica das empresas. Como instrumentos metodológicos utilizaram-se a pesquisa bibliográfica e a observação participante, tendo como instrumento a entrevista. O estudo evidenciou que no IBR foram encontradas várias características e abordagens das Teorias, evidências de empresa considerada de pequeno porte, em evolução e crescimento nas práticas administrativas, fato que reforça a “diversidade” de teorias encontradas nas práticas organizacionais do IBR.


Desenvolvimento

À luz das teorias da Administração estudadas na disciplina Introdução à Administração, alunas da Faculdade Juvêncio Terra, fizeram uma pesquisa procurando identificar, nas práticas organizacionais o Instituto Brandão IBR, as teorias da Administração, a saber: Administração Científica Clássica; Teoria Clássica;  O movimento de Relações Humanas; Abordagem Estruturalista; Abordagem Neoclássica; Behaviorismo; Abordagem Sistêmica;  Abordagem Contingencial; e, por fim, algumas  estratégias modernas de gestão.

A visita ocorreu no dia l7 de maio 2006, momento em que as acadêmicas foram recebidas pela administradora da organização para visita e realização da observação participante, nas atividades desenvolvidas nas práticas organizacionais. Em outra oportunidade, e como forma de retomada de algumas questões que ficaram obscuras, foi também utilizada uma entrevista, via internet (SKYPE), com a administradora do IBR.

A supramencionada empresa é uma prestadora de serviço na área de saúde, oferecendo serviços em várias áreas médicas, a saber: Ortopedia / Traumatologia, Neurologia, Radiologia, Ultra-Sonografia, Tomografia, Ressonância Magnética, dentre outras. Observou-se a existência de equipamentos tecnológicos de ultima geração, a exemplo dos equipamentos de Ressonância Magnética e de Oxigenoterapia Hiperbárica, únicos em Vitória da Conquista e toda região Sudoeste. A Instituição possui a sua estrutura hierárquica dividida em Diretoria Geral, Direção de Recursos Humanos e Direção Clínica. A análise da respondente é que há uma demanda crescente de clientes e a concorrência na área de atuação da empresa é pequena.

A empresa tem como parceiros os médicos, que são os profissionais que geram os serviços; os planos de saúde e os hospitais que dão suporte, no caso de haver necessidades como: Banco de Sangue, Laboratório de Análises Clínicas e UTI (Unidade de Terapia Intensiva). O IBR acompanha a evolução da medicina e trabalha com uma gestão participativa, uma vez que todos os coordenadores – das áreas de Faturamento, de Atendimento/Internamento, de Compras/Manutenção, de Recursos Humanos e de Enfermagem – apresentam seus projetos juntamente com suas equipes de trabalho e discutem com a administração as possibilidades de implantação. As funções são bem distribuídas em um organograma e a política empresarial está vinculada à capacitação de seus funcionários em seminários anuais e reuniões periódicas de assuntos afins. Os colaboradores passam por avaliações de desempenho mensais, sendo que a organização também desenvolve atividades que corroboram a motivação individual, tais como brindes, gratificação salarial e prêmios anuais, a exemplo de televisão e viagem.

A empresa encontra-se em um processo de transição, pois, de uma administração familiar, está transformando-se em uma administração mais profissional.

Na visão da direção a situação política/econômica do país não afeta as empresas de maneira igual, pois isso depende da situação financeira em que se encontra a organização e do tipo de produto oferecido.  Uma das políticas mais importantes dentro de uma empresa é a forma com que ela se relaciona com o mercado. Se ela tem em seu quadro de pessoal, colaboradores com facilidade de relacionamento interpessoal, de negociação e de proatividades, a empresa encontrará formas de sair de suas turbulências.

Baseado em estudos literários de Teorias da Administração, percebeu-se que a organização citada tem aspectos e peculiaridades de algumas Teorias da Administração, a seguir detalhadas, com a apresentação sucinta de informações de caráter que justifiquem a ‘opção’ da pesquisa.

Com relação à capacitação, avaliação de desempenho e valorização dos colaboradores, vê-se o movimento de Relações Humanas bem evidente nas práticas, a exemplo de algumas características ressaltadas por Chiavenato (2000), como o nível de produção é resultante da integração social; o comportamento social dos empregados; as recompensas e sanções sociais; grupos informais; as relações humanas; a importância do conteúdo de cargo; e, por fim, a ênfase nos aspectos emocionais.

Paralelamente, observa-se, ainda, resquício da Teoria Científica de Taylor, materializado nas práticas de avaliação do desempenho a partir de gratificações das melhores equipes e funcionários, demonstrando uma visão do homo economicus, onde o trabalhador é influenciado exclusivamente por recompensas salariais, econômicas e materiais (Chiavenato, 2000).

Na estrutura do organograma utilizado pelo IBR verifica-se a Teoria Clássica de Fayol, com uma organização constituída numa abordagem sintética, global e universal. A empresa apresenta-se institucionalizando uma abordagem anatômica e estrutural, que parte do todo da organizacional e da sua estrutura para garantir a eficiência a todas as partes envolvidas, sejam órgãos (como seções, departamentos) ou pessoas (como ocupantes de cargos e executores de tarefas). Reconhecem a organização como uma estrutura de órgãos e cargos, utilizando-se de uma concepção antiga de organização, como influência das organizações militar e eclesiástica.

Nesta perspectiva, a empresa IBR estabelece uma linha de autoridade que interliga as posições e define quem é subordinado a quem; significa que cada empregado individualmente deve estar  subordinado e se referir a um só superior. 

Com relação às características da Abordagem Estruturalista, como um diálogo à Teoria das Relações Humanas, o IBR apresenta uma interação entre os grupos de trabalho e dela com relação a outras empresas do mesmo ramo de atividade, uma discussão empreendida na sociologia organizacional, que, segundo. Organ (1996) abrange o estudo das organizações, no que se refere às formas como elas estão organizadas e estruturadas.

A administração do IBR é vinculada a um processo operacional distribuído por funções, como: planejamento, organização, direção e controle tipicamente identificados com a abordagem Neoclássica da Administração (Chiavenato, 2000). Nesse sentido, as práticas organizacionais da empresa em estudo caracterizam-se por uma forte ênfase nos aspectos práticos da administração, focando, essencialmente resultados concretos e palpáveis na área de atendimento médico.

Cabe ressaltar, ainda, que as práticas identificadas como características da Abordagem Neoclássica, presentes no IBR, funcionam como uma retomada do referencial desenvolvido pela Teoria Clássica, a partir de uma releitura e reestruturação de conceitos e práticas, agora antenadas às contingências da época atual.

Algumas características inerentes a Abordagem Sistêmica também pode ser extraída da realidade empírica do IBR: a empresa é composta de vários subsistemas – as diretorias, coordenações e setores; há uma interação e reciprocidade entre estes subsistemas; e, por fim, as diretorias acompanham demandas do ambiente externo – o mercado e as tecnologias nacionais e internacionais.

O IBR tem uma prática voltada à gestão participativa, com a solidarização de tomadas de decisão, a democratização das práticas e conceitos administrativos de toda a Clínica aos grupos de trabalho, incentivando as inovações e sugestões de mudanças em qualquer nível da estrutura organizacional.  Assim, vê-se que com relação às estratégias modernas de gestão, no IBR também se vislumbra práticas que coadunam com uma evolução da visão administrativa, seja nos âmbitos de representação, de liderança e de qualidade; seja também na formulação e estratégia; bem como na relação que estabelece com clientes, pessoas, procedimentos e controle de resultados.

Conclusivamente, reiteramos que se trata de uma empresa considerada de pequeno porte, em evolução e crescimento nas práticas administrativas, fato que reforça a “diversidade” de teorias encontradas com o estudo das. “Teorias da Administração aplicáveis na gestão de uma empresa de prestação de serviço: o caso do Instituto Brandão – IBR”, informações que podem prospectar novos universos de investigação acadêmica.

Bibliografia

ALBRECHT, K.; BRADFORD, L. J. Serviços com qualidade: a vantagem competitiva – como entender e identificar as necessidades dos seus clientes. São Paulo: Makron, 1992.

CHIAVENATO, Idalberto. Teoria, Processo e Prática. São Paulo: Mc Graw Hill Ltda, 2000.

MORGAN, Gareth. Imagens da Organização. São Paulo: Atlas, 1996.

SENGE, Peter M. A Quinta Disciplina: arte e prática da organização que aprende. São Paulo: Best Seller, 1998.


quarta-feira, 20 de setembro de 2017

CARTA PARA MEU EX-CHEFE: OS BENEFÍCIOS DA SUA INCOMPETÊNCIA



Autor: Acimarleia Freitas

Inúmeras foram às vezes fui chorar escondida no banheiro, ou no refúgio do meu quarto, por sua causa. Permaneci em silêncio ou fingi que não estava nem ai enquanto você me tratava com absoluto descaso. Eu acordava todas as manhãs em contagem regressiva para que chegasse logo a sexta feira, durante o dia, contava as horas para poder sair do ambiente em que você estava. Tinha temor de você e por vezes acreditei que eu era incompetente como você dizia.


O mundo dá voltas, você sabia?

É obvio que você sabe. Todo mundo sabe. Talvez, com toda sua arrogância, você só não tenha se dado conta disso ainda. Enfim, é a lei natural das coisas. Sem saber você me ensinou uma coisa muito importante. Ensinou-me a correr atrás dos meus objetivos, das minhas ambições profissionais, do meu desejo de crescer. Descobri que eu tinha um grande potencial.

Antes que o mundo complete sua merecida volta, dando fim a um ciclo natural, pessoas estão se tornando fortes, enquanto outras estão enfraquecendo. E essa movimentação natural, depende da nossa preparação e pré-disposição à mudança, entretanto, só desencadeamos ao sermos tirados da nossa zona de comodidade. Nesse momento advém o choque de identidade.

E por mais que esse momento de ruptura nos deixa infeliz, por mais que possa parecer inexplicável e incoerência, o desafio de ser posto à prova da própria competência trás um enriquecimento grandioso.  Falando em momentos infelizes, minhas memorias recorrem a alguns fatos, desagradáveis, diga-se de passagem. Recordo-me de frases do tipo: “Você tem que se conformar com sua posição, e não almejar ascensão”, “Ninguém nesse departamento sabe fazer nada, são todos incompetentes”, “Acha que por ser aluna de uma faculdadesinha qualquer, sabe alguma coisa”, “Chegar à posição de destaque não é para qualquer um, não é para você”... Dentre outras tantas, estas foram frases que eu ouvia no meu dia-a-dia de trabalho.  

E refletindo nesse meu passado, percebi que, a deficiência desses “Chefes Bananas” que encontramos gerenciando equipes, pessoas, setores, departamento ou mesmo grandes organizações, são pessoas como comuns, e na maioria das vezes incapazes de gerenciar a própria vida. Porque ser um “Chefe Banana” não é uma soma de qualidades, mas, a falta delas. Aquele que se acha o “Super Poderoso”, não passa de um grande “Babaca” que precisam lamber o chão dos corruptos para conseguirem uma posição.

Superado o trauma da passagem desse “gestor” pela minha vida profissional, percebi que seu senso estúpido de olhar o aquele é hierarquicamente menor, aprimorou minha capacidade de raciocínio, sua incapacidade operacional acelerou meu aprendizado e sua insensibilidade para com o sentimento e a emoções das pessoas me fizeram desenvolver uma das habilidades que mais utilizo diariamente, “Inteligência Emocional”, ou falando de uma forma mais popular o “jogo de cintura”.

Então é por isso tudo que eu estou aqui para lhe agradecer, pois o meu crescimento profissional deriva dos momentos que me julgou incapaz. Pois provei a você, e principalmente a mim mesma, que sou capaz de crescer com meus próprios esforços, sem fazer de ninguém escada para que eu possa subir e sem que seja necessário (QI) “quem indica” para o meu crescimento profissional.


“Um mundo sem chefes incompetentes é altamente nocivo para saúde do mercado de trabalho”.

terça-feira, 19 de setembro de 2017

ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO: DO AGENTE PÚBLICO AO AGENTE POLÍTICO





Autor: Acimarleia Freitas

O comportamento e o caráter dos seres humanos é um estudo da moral e da ética. Busca expor o que causa, a cada sujeito, determinado jeito de agir. A ética estuda os valores que conduzem os relacionamentos interpessoais, como as pessoas se posicionam na vida, e de que modo elas vivem em harmonia com as outras. 

A ética distinguir-se de moral, uma vez que, a moral é pautada em regras, normas e tradições culturais. Já a ética é o jeito de agir das pessoas. A filosofia ética de Kant, parte do pressuposto que é natural do ser humano ser capaz de praticar os mais nefastos atos, tais como, ser egoísta, ambicioso, destrutivo, agressivo, cruel, ávido de prazeres que nunca são saciados e pelos quais matam, mentem e roubam.

Ao considerar a ética de Kant, verifica-se que se trata de uma teoria sobre a ação do homem que deseja constituir o que é sensato de modo universal. Segundo Shaui M. (2006)Para que haja comportamento ético, é preciso que tenha o agente consciente, ou seja, aquele que diferencia o bem e o mal, correto e incorreto, lícito e ilícito. Consciência e responsabilidade são condições indispensáveis da vida ética.

Consciência e responsabilidade são qualidades essenciais à ética. O ser humano aprende a ter consciência ética, como a educação e a cultura são aprendidas, sendo assim, na administração pública a ética, pode ser desenvolvida junto aos servidores públicos, ocasionando deste modo, transformação na gestão pública que deve ser notada pelo cidadão que dela se utiliza.


Por que deve haver ética em uma organização? Para gerar confiança na equipe; para realizar serviços com qualidade respeitando o cidadão que necessita do serviço público; gerar maior produtividade, de forma sempre honesto. Espera-se, dentro da perspectiva ética, que as pessoas dentro de uma organização, apresentem um caráter ativo e não apenas passivo. Há uma diferença entre se comportar bem e agir bem.

No serviço público, a questão da ética, está pautada no comportamento dos servidores que estão em cargos públicos, seja ele comissionado ou efetivo. Tais indivíduos devem agir de acordo com um padrão ético, expondo valores morais no seio da sociedade.

Quando a sociedade elege para um cargo público, um candidato para funções do poder executivo ou legislativo, esta sociedade está depositando confiança a este agente político. Desta forma espera-se que estes desempenhem as atividades as quais foram eleitos nos moldes dos padrões éticos. Da mesma forma, o servidor público, que adquire sua colocação através de concurso público, precisa adotar o compromisso de promover a igualdade social, de desenvolver a cidadania e de reforçar a democracia, agindo sempre de forma ética.

Um servidor seja ele, técnico ou agente político, do mais auto ao menor dentro da organização, deve desempenhar duas atividades no setor público tendo a capacidade de pensar de forma estratégica, inovadora, organizar formas eficazes, eficientes e efetivas de trabalho.

No atual cenário nacional, em que manifestações se espalham por todo país e a população exige das autoridades uma postura ética, percebe-se que a ética necessita ser incrementada para dá prosseguimento ao método de melhoria do serviço público brasileiro, com ênfase no aprimoramento dos agentes públicos e, mais especificamente dos agentes políticos.

Acesso em 22/07/2013. URL:                                                                           http://blogdefilosofiadowolgrand.blogspot.com.br/2011/05/o-pensamento-etico-de-kant-ou-etica-do.html

CHAUÍ, Marilena. Convite a Filosofia. São Paulo: Editora Ática, 2006.



CHAUÍ, Marilena Filosofia - A ÉTICA DE KANT, Ed. Ática, São Paulo, ano 2000, pág. 170-172.

segunda-feira, 18 de setembro de 2017

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE UMA REUNIÃO DE TRABALHO





Por: Acimarleia Freitas

Reuniões é uma ferramenta de trabalho que todas as empresas utilizam em seus negócios para discutir estratégias de trabalho. Não seria um exagero afirmar que o sucesso ou fracasso de uma reunião é consequência, respectivamente, de um bom planejamento ou a falta dele.

Agenda e organização

O secretário executivo é quem organiza as reuniões inerentes a sua diretoria. Uma reunião só pode ser convocada por quem é hierarquicamente superior. Para que aconteça de forma satisfatória deve-se listar os assuntos a serem tratados de forma esquematizada, ordenada e sequencial, para que os envolvidos conheçam o assunto da reunião antecipadamente, para que assim possam se preparar para participar ativamente e contribuir. Assim também é possível controlar o tempo.

O secretário deve fazer um check-list para que nada dê errado. Esse check-list deve está ao seu alcance antes, durante e depois, até que todos os procedimentos tenham sido tomados.

Comunicação/convocação e elaboração da convocatória

A divulgação da reunião para os interessados pode ser formal ou informal. Publicado na imprensa, veículos de comunicação interna, tais como e-mail, intranet, memorando interno, mural, ou pelos serviços de correio. Assegure-se que todas as pessoas que foram convocadas receberam a informação em tempo hábil.

A convocatória é um documento de linguagem simples, clara e objetiva. Devendo nesse documento informar data, horário, local e pauta a ser discutida. 

Preparação do local e Suportes logísticos

O local em que a reunião acontecerá deve ser preparado com antecedência. Verificando se há espaço suficiente para acomodar todos os convocados. Se a disposição do espaço é adequado ao tipo de reunião. Ter o cuidado de saber se será necessária a instalação de algum tipo de equipamento de suporte, como microfone, caixa de som, computador e Datashow. Verificar se climatização do espaço é adequado para que as pessoas possam se sentir confortável. Providenciar água e café, caso seja necessário.

O suporte logístico depende do tipo de reunião e da pauta a ser tratada, bem como o local em que a reunião acontecerá. Os equipamentos devem ser verificados e testados antes do início da reunião.

Além de ser responsável pela operacionalização das reuniões, deve também providenciar a documentação necessária para a apresentação. O profissional de secretariado poderá ainda participar das reuniões, nas quais fica responsável em anotar as deliberações e os encaminhamentos que irão compor a ata ou o memorial da reunião.      

Documentação: 

O secretário tem o dever de providencias toda a documentação necessária para uma reunião para agilizar o andamento da mesma.

Tomada de notas:

Anotar todas as informações essenciais durante o evento é uma função inerente ao secretário, especialmente na preparação das reuniões. Deve ser feita de forma clara, esquematizada.

Atas: 

Nas atas, registra-se os assuntos da pauta em livro ou dossiê próprio, podendo as deliberações serem dadas a conhecer através de comunicados internos. Uma ata deve se apresentar de forma organizada os problemas pautados, as soluções sugeridas e as deliberações.

A ata é a memória da reunião. Deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer alteração futura. A ata formal é basicamente constituída por três partes: introdução; apresentação dos assuntos abordados e as deliberações tomadas e encerramento. Como deve ser feita e o que deve conter numa ata:

  • Com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
  • Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
  • Sem abreviaturas de palavras ou expressões;
  • Com números escritos por extenso;
  • Sem rasuras nem emendas;
  • Sem uso de corretivo;
  • Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
  • Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões;
  • Deve conter data (dia, mês e ano) e da hora;
  • Informação do local da reunião;
  • Identificar a pauta da reunião;
  • Nomeação das pessoas presentes e de seus respectivos cargos ou funções;
  • Registro das principais ocorrências e decisões;
  • Assinatura dos presentes;
  • Data e assinatura do secretário.


 MODELO DE ATA

Aos quatorze dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com início às vinte horas, no salão de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida Tocantins, número duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunião de todos os alunos da oitava série da escola, com o objetivo de preparar as festividades de conclusão do primeiro grau. A reunião foi presidida pelo líder da oitava série A, José Luís Lousada, tendo como secretária a líder da oitava série B, Andréia Passos. Contou com a participação de oitenta e dois alunos, dos professores conselheiros das três turmas e da vice-diretora, Fabíola Barreto. Inicialmente, José Luís Lousado solicitou à vice-diretora que comunicasse as providências administrativas e o andamento legal referente ao término do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava série encerrariam o ano e fariam as recuperações juntamente com os demais alunos da escola, e que a direção pensava oferecer um coquetel no encerramento do ano letivo para alunos e professores da oitava série, ocasião em que os alunos receberiam o histórico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunião. Após ouvir variadas sugestões e opiniões, o presidente da reunião solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e se a entrega dos históricos escolares teria a presença dos pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniência ou não de se realizar uma reunião formal no encerramento do primeiro grau. Após debatidas as ideias apresentadas, José Luís Lousado encaminhou a votação, que obteve o seguinte resultado: cerimônia formal para entrega dos históricos escolares e posterior coquetel: cinquenta e sete votos favoráveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favoráveis e cinquenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze dezembro para a realização do evento, com início às vinte horas. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andréia Passos, secretária, pelo presidente da reunião, pela vice-diretora e pelos professores e alunos presentes.

Referencia

MAIA, F. L. OLIVEIRA, V. S. Secretariado em pauta: técnicas de assessoria e métodos de organização. Técnicas de agendamento e organização de reuniões. Editora Intersaberes.1ª edição – 2015, pg 136 – 163.


Como fazer ata Disponível em: <http://unifor.br/index.php?option=com_content&view=article&id=640&Itemid=1380> Acesso em 16 de março de 2017

sexta-feira, 15 de setembro de 2017

O PERFIL DA SECRETÁRIA MODERNA





O secretariado é uma profissão genuinamente feminina. Conforme dados do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, atualmente 99% das vagas são preenchidas por mulheres. Muitas delas iniciam suas carreiras em pequenas empresas ou escritórios, onde são contratadas como assistentes de outras secretárias. Elas precisam adquirir confiança, experiência e mostrar à empresa sua capacidade, afinal a ideia é facilitar ao máximo o trabalho de seu gestor e toda sua equipe.

Segundo Mirian Nasser, consultora e palestrante na área secretarial do site tudosobresecretariado.com.br, existem secretárias com diferentes perfis que trabalham nos mais diversos setores: indústria, comércio, prestação de serviço, com profissionais liberais, pequenos e médios empresários, além de atuarem como secretárias particulares que trabalham exclusivamente para uma pessoa ou para uma família. Em cada setor, será exigido dessa profissional um perfil específico, porém, existem algumas características básicas e fundamentais para destacar-se em qualquer um deles.

Algumas delas são:

  • Resiliência;
  • Autoconhecimento dos pontos fortes e fracos;
  • Discrição;
  • Paciência;
  • Inteligência emocional;
  • Ética;
  • Etiqueta (educação, postura, comportamento, aparência pessoal);
  • Responsabilidade e respeito (superiores, colegas e subalternos);
  • Comunicação clara e objetiva;
  • Domínio da língua portuguesa;
  • Domínio de outros idiomas;
  • Organização do tempo.


“Antigamente, beleza era uma qualidade muito valorizada nas profissionais de secretariado. Os anúncios de vagas em jornais eram bem claros quanto ao perfil: procuravam secretárias jovens e bonitas. A primeira característica notada e valorizada era a beleza, pois a possível contratada se dedicava a tarefas básicas e rotineiras de um escritório. Não se exigia muita experiência ou formação acadêmica, muitas inclusive, nem tinham o curso técnico, apenas experiência adquirida em outros empregos. Ter uma secretária exclusiva era sinônimo de status, como ter muitos funcionários, uma sala ampla, bem equipada e decorada. Os tempos mudaram, o mundo, as pessoas e as empresas também”, afirma Mirian.

Mercado de trabalho

Com o mundo globalizado que conhecemos hoje, as empresas, principalmente nacionais, estão mais agressivas, competitivas, modernas e focadas em resultado.

“Hoje a demanda para secretárias especializadas é muito alta, não basta mais só ter beleza, experiência ou uma faculdade, é exigido pós-graduação em áreas mais específicas que possam interessar ao departamento no qual irá atuar”, ressalta Stefi Maerker, diretora da SEC Talentos humanos.

Com isso, há um esforço cada vez maior por parte das empresas, não só para contratar como para reter esses talentos e evitar a alta rotatividade do mercado, investindo na carreira das secretárias modernas. Hoje elas fazem cursos de idiomas, pós-graduação, MBA e reciclagem profissional, tudo por conta da empresa.

“É uma vantagem, por exemplo, financiar cursos na área de Marketing, Recursos Humanos, Comunicação, Conhecimentos Legais, etc. Tudo porque os profissionais de secretariado hoje provêm soluções, não existem exemplos prontos a seguir, as situações são inusitadas e para cada uma delas é preciso arriscar e alcançar um resultado inesperado que tem que ser altamente positivo. Mais ou menos não resolve”, conclui Stefi.

Autor: Nathaly Bispo

quinta-feira, 14 de setembro de 2017

APRENDA A MONTAR UM CURRÍCULO ATRAENTE




Na hora de montar o currículo ou o portfólio, muitas pessoas têm dificuldade para organizar as suas atividades profissionais e decidir o que entra e o que deve ficar de fora. Antes de tudo, é preciso entender que a objetividade e a clareza são duas características essenciais em um currículo ou portfólio atraente. Por outro lado, cometer erros de português e colocar informações desnecessárias são alguns dos motivos que podem excluir candidatos antes mesmo da entrevista.

Em um momento cada vez mais competitivo, em que as empresas recebem centenas de candidaturas para uma única vaga, construir um currículo atraente pode fazer a diferença. Este será o primeiro contato do recrutador com o profissional e, portanto, é preciso destacar as próprias qualidades e mostrar por que você é o candidato ideal para ocupar o cargo. Pensando nisso, separei algumas dicas para ajudar os postulantes a oportunidades no mercado de trabalho a montarem o currículo perfeito: Saiba mais: Contratação: o que as empresas buscam em um candidato? 

1. Honestidade. É essencial que as informações do currículo sejam totalmente verdadeiras. Inventar cargos, cursos, experiências internacionais ou fluência em idiomas pode destruir a sua credibilidade no mercado de trabalho, já que as mentiras podem ser facilmente descobertas durante a entrevista ou a checagem das informações. Além disso, é possível que você tenha dificuldades para realizar as funções exigidas, caso seja contratado;

2. Objetividade. O currículo deve ir direto ao ponto e ter um objetivo definido, deixando claro qual o cargo desejado. Essa informação pode ser trocada de acordo com a empresa e a vaga para a qual se está candidatando. Não se alongue em informações pessoais e descreva brevemente a sua formação acadêmica e o trabalho realizado em suas experiências anteriores. Na hora de listar cursos e atividades extracurriculares, escolha os mais relevantes e que tenham a ver com a vaga pretendida. No caso de um iniciante, uma página é suficiente. Para os mais experientes, não há problema em utilizar três ou até quatro páginas;

3. Clareza e organização. O currículo precisa ser um documento claro, limpo e legível, sem fotos, ilustrações ou muitas cores. Os textos devem ser curtos e bem escritos, já que erros de português são fatais para qualquer empresa. A organização em itens também é essencial para facilitar a leitura;

4. Informações básicas. Dados como pretensão salarial, número de documentos, referências de empregos anteriores e informações de familiares são completamente desnecessários. É fundamental que o currículo se resuma a itens básicos, como objetivo, dados pessoais, formação acadêmica, experiência profissional, idiomas, habilidades e cursos.

5. Habilidades. Evidencie seus talentos e qualificações profissionais, mas evite termos subjetivos, com adjetivos e elogios. Uma dica é destacar a importância das empresas que já trabalhou, destacando a área de atuação, o porte da empresa e seu valor de mercado. Além disso, experiências internacionais, cursos técnicos e trabalhos voluntários, por exemplo, são uma ótima forma de mostrar as suas qualidades e seu interesse em adquirir conhecimento.



quarta-feira, 13 de setembro de 2017

O QUE É UMA SECRETÁRIA MODERNA?




 
O que é ser e pensar como uma Secretária moderna?

Já parei para pensar isso algumas vezes ao longo de minha carreira.
E, de tempos em tempos, acredito que não só os profissionais de Secretariado, mas de todas as áreas, precisam pensar em como será sua profissão para dali a alguns anos.

O Secretariado já passou por várias etapas e transformações.

Antigamente apenas reconhecida como uma Atendente, foi conseguindo mostrar e agregar valores ao seu trabalho. Ainda hoje, algumas empresas não dão a esse profissional o seu reconhecimento, por desconhecer completamente sua capacidade dentro das atividades administrativas, gestão e negócios.

A Secretária consegue Administrar uma empresa?

A Secretária consegue administrar uma empresa toda na falta de seu chefe imediato e, em algumas empresas, já conquistou o respeito profissional e pode exercer suas habilidades profissionais em outras áreas de atuação.

O profissional de Secretariado já tem habilidades reconhecidas como a de organizar eventos, documentos, gerenciar pessoas, assessorar a vida pessoal e empresarial de seus superiores e também participar das tomadas de decisões.

O “glamour” atribuído à profissão não se faz sempre presente, pois, infelizmente, nem todos os profissionais têm a chance de trabalhar em grandes corporações.

O profissional de Secretariado tem, em sua essência, a postura pró-ativa, a execução de várias funções, a eficiência e a responsabilidade – características indispensáveis para profissionais de alto nível, mulheres e homens.

Diretores e Gerentes, assim como os Presidentes de grandes empresas, estão sendo testados todos os dias. A Secretária, há décadas, está ali para apoiar, organizar, gerenciar, ponderar as situações e antecipar os acontecimentos para a melhor solução dos problemas.

A Secretária tem em suas mãos um grande desafio. Esta profissional moderna está cada vez mais se tornando peça estratégica para as organizações, pois cumpre rápida e eficientemente ordens e solicitações.

Pense em tudo que já falamos e considere que, um dia, já foi cogitado que o Secretariado seria extinto, porém a profissão se transformou e se reinventou.

O mundo corporativo está cada dia mais dinâmico e a Secretária precisa se colocar dentro deste novo contexto, não podendo se limitar apenas ao conhecimento adquirido na Universidade. É necessário entender novas ferramentas e conceitos de negócios. Essa busca se faz presente por meio da tecnologia, cursos, eventos, palestras, mentorias, etc.

Relações Humanas e Tecnologia da Informação são as principais áreas a serem consideradas atualmente no Secretariado. O desenvolvimento das competências nunca foi tão questionado e as profissionais que não seguirem a tendência ficarão pelo caminho, assim como os resistentes às mudanças e aqueles que não consideram o aprender, compartilhar e agregar.

Cursos e treinamentos estão sempre ao alcance de todos (presenciais, na Internet, etc.). Basta conciliar a agenda da melhor forma.

Nunca é tarde para aprender e se reinventar e mudar para melhor.

Os novos desafios que se colocam na carreira destes profissionais são os mesmos, a rigor, e devem ser enfrentados e vencidos por profissionais de todas as áreas.

Existem profissões surgindo e outras se fundindo. É fundamental ficar atento a estas mudanças.

Quais as exigências para o profissional de Secretariado?

As exigências para a profissão de Secretariado chegam à mesma velocidade da evolução do mercado. As carreiras vitoriosas são aquelas que estão sempre em evolução, prevendo o futuro, entendendo o rumo das funções, evoluindo junto com as empresas e as ferramentas utilizadas para melhorar a “performance” dos negócios.

A carreira de Secretária tem tido destaque nos últimos anos por ter conseguido passar de uma simples colaboradora à principal parceira nas decisões das empresas.

Invista sempre em informação, cursos, tecnologia e “networking”. Conhecimento nunca é demais, não é?

Secretárias bem-sucedidas nunca deixarão de aprender mais e mais!

Por Sandra Tarallo



terça-feira, 12 de setembro de 2017

A FUNÇÃO GERENCIAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA



Secretária ou gestora?
Se nós relembrarmos, em meados de 1960, a secretária era considerada uma escrava. Fazia mecanicamente, o que o seu chefe ordenava.
Hoje, no ano de 2002, a secretária é totalmente polivalente, assessora, pró-ativa, flexível, responsável, com bom senso, iniciativa, competência, postura profissional, dinamismo, agente facilitador, com etiqueta pessoal profissional e tantos outros predicativos, fez com que a secretária formasse decisões, participando-as ao seu executivo. Com isso, não faltaram gestores com qualidades semelhantes, para enxergar tais mudanças de comportamento e engrenar a profissional secretária para outros desafios, como por exemplo: ser uma gerente de marketing, tendo uma equipe de trabalho: planejando, organizando e controlando tais colaboradores para o objetivo da empresa e seu pleno sucesso de gerir tal departamento com êxito, lealdade e transparência (qualidades básicas para qualquer gestor).
A secretária executiva, como líder, enfrentará grandes desafios. Um deles, é nunca esquecer o que era, pois precisará de todos os seus antigos atributos para acrescentar esse outros, totalmente direcionado para à administração; para uma desenvoltura completa de sua nova posição, diante da organização.
Primeiros desafios pessoais à enfrentar a nova líder
Antes de mais nada, a nova gestora terá que pensar como líder, senão todo o esforço de ter chegado lá, foram em vão. Em seguida:
  • Aceitar e valorizar a cultura interna positivamente;
  • Afastar-se de fatos e pessoas negativas e negadoras. Cuidado com notícias ruins, afaste-se delas;
  • Não reclamar e não falar mal dos outros;
  • Cultivar a alegria, o riso e o bom humor;
  • Ser alguém sempre pronto a colaborar, mesmo que você não seja mais a secretária;
  • Surpreender à sua equipe com “momentos mágicos”;
  • Fazer tudo com sentimento de perfeição, prestando atenção aos detalhes, principalmente agora, que você é uma gestora;
  • Andar como antes: bem vestida, limpa e perfumada. Gostar sempre da sua imagem;
  • Agir prontamente;
  • Iluminar mais o seu ambiente de trabalho. A escuridão traz depressão;
  • Ser um exemplo de comportamento para à sua equipe;
  • Nunca demonstrar medo, diante do “novo”. Sentir o medo, mas enfrentá-lo, sempre em qualquer tipo de situação;
  • Saber conviver com os erros e acertos. Se a gestora errar, não pensar em desistir e voltar o pensamento de ser uma secretária executiva, novamente. Todos erram, desde o presidente da república até o porteiro da sua organização. Todos são mutáveis de altos e baixos, independente de cargos. Saiba somente administrar estas duas situações – faz parte da qualificação de um líder;
  • Contar com suas próprias habilidades: motivação, liderança, etc.; que são natas em qualquer pessoa, mas melhoradas com o passar do tempo: em conhecimentos atribuídos em uma graduação, pós-graduação, com as pessoas que você conhece, enfim com a vida;
  • Qualquer atitude a tomar, com sua equipe, se tratando de pessoas. Aja com se fosse elas. Para que você tenha um feedback sempre positivo. Magoar incoerentemente – é perder pontos;
  • Pessoas difíceis sempre terão. Aprenda a lidar com as personalidades e respeitar o limite de cada um. Infelizmente, as pessoas não são como nós desejamos, pois afinal de contas elas não são a gente. Cada pessoa é única. Precisará que elas nascessem igual a você, quem sabe um clone. Foi um brincadeira, mas com um sentido sério. Será que um clone, melhoria ou pioraria à sua situação?;
  • Falar bem, devagar é de fácil compreensão para o grupo;
  • Faça o seu marketing pessoal e profissional de um forma que atinja os objetivos da empresa;
  • Seja uma gestora eficaz, como você era uma secretária executiva eficaz.
  • Adquira sempre mais conhecimento, principalmente agora que você é gestora. Se por acaso, não possa fazer uma pós-graduação, compre bons livros de administração, vantagem competitiva, marketing institucional, matemática financeira, gestão estratégica, gestão de pessoas e subjetividade, comportamento humano nas organizações, estrutura das organizações, estratégia empresarial, controladoria, psicologia para gestores, etc., para que você tenha uma diretriz técnica dos procedimentos administrativos.


É importante lembrar que a gestora, tem que estar pronta para o que der e vier. A mesma pode ser convidada para escrever um livro, um artigo, e haverá necessidade do conhecimento da metodologia do trabalho científico, para compor tais textos.
Não seja como o seu executivo, quando você era uma secretária. O mesmo, escolhia as referências bibliográficas, fazia os seus apontamentos e pedia para você digitar. Como gestora, conheça todos os passos, desde a formatação, até o completo conteúdo, para que você não dependa só da sua secretária, pois ela já tem muitos afazeres importantes, do que os particulares que lhes são incumbidos e, disso você sabe melhor do que ninguém no que nos referimos: você já foi uma secretária, lembra?
Primeiros desafios profissionais à enfrentar a nova líder
  • Conhecer com veemência o ramo de negócio da organização, desde a matéria-prima até o produto acabado ( isso, se o ramo for industrial, por exemplo);
  • Conhecer a estrutura organizacional da empresa ( do alto escalão ao baixo);
  • Ser taxativa em reuniões de acordo com às suas necessidades. Não fazer disso, um hábito para o seu bem sucesso, como muitos gestores o fazem. Muitas reuniões acabam confundindo o objetivo traçado, perda de tempo ( em alguns casos) e dispersão nos colaboradores que compõem o grupo. A praticidade em uma reunião planejada e organizada com seus objetivos já traçados, faz com que a segunda reunião ( daqui mais ou menos 15 dias), faça com que o grupo participe os resultados dos objetivos divulgados na primeira reunião;
  • Promover eventos cerimoniais e protocolares à sua diretoria, para mostrar o sucesso de seu departamento, demonstrando os objetivos que foram concretizados com vitórias;
  • Buscar alternativas junto à sua diretoria, para treinar à sua equipe ( lute por eles). Equipe capacitada, ajudará à atrelar às suas metas, com às suas realizações;
  • Desenvolva à sua habilidade de comunicação interpessoal. Participe a todos, o que realmente você está querendo. O que você deseja deles. Nunca omita os seus desejos, à sua decepção e alegria. Seja sempre honesta, com você e com o seu grupo. Você sozinha não fará acontecer, somente com a união de todos. Deixe bem claro suas intenções;
  • Tomar decisões acertadas, mas com calma e bom senso. Lembre-se: hoje você é gestora, um erro será fatal para a organização. Quando você era secretária um erro era fatal para o seu executivo. Claro, que ambas as situações você estará fora da organização. Mas, sem dúvida o peso de um erro como gestora, pesará muito mais em sua consciência;
  • Relacionar-se bem somente com o grupo, não lhe ajudará em muito. Há a necessidade de um intercâmbio geral dentro de toda à administração. Claro, que não podemos agradar gregos e troianos, mas é sempre bom tentar;
  • Dependendo da necessidade, fazer relatórios mensalmente ou diariamente, do seu departamento para à sua diretoria, é de grande propriedade para que esses saibam que você está empenhada em mostrar resultados. Ser um elemento de produção e não escassez;
  • Reduzir os custos do seu departamento, com um planejamento bem feito, trará pontos positivos de seus superiores. Não podemos esquecer que toda organização deseja lucro e não prejuízo. Controle bem o seu centro de custo, diante de todas as despesas que serão imbuídas a ele;
  • Faça acontecer, não espere. Que tal implantar um modelo de sistema de informação em seu departamento. E, se já o houver, que tal sugerir alguns implementos para à sua conservação?
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O que leva o fracasso na função gerencial
São muitos os fatores, porém vamos detalhar os mais importantes;
  • Ladrões de tempo de reunião – o motivo da reunião não é claro, conversas e discussões inúteis, etc.;
  • Ladrões de tempo no telefone – conversas desestruturadas, falta de prioridades, etc.;
  • Delegação insatisfatória – excesso de controle, medo de um colega fazer o trabalho melhor do que você, etc.;
  • Gerente irresoluto – orientações equivocadas, prefere fazer a pensar;
  • Comunicações insatisfatórias: problemas de idiomas, excesso de comunicações, etc.,
  • Tomada de decisões insatisfatória – falta de visão (estratégica), alvos indistintos, etc.;
  • Ausência de trabalho sistemático – não há planejamento, incapacidade de dizer não, etc.;
  • Defeitos no computador – o computador quebra e não consegue acessar arquivos, a conexão da internet é lenta, etc.

O que leva o sucesso da gestora
Já é o contrário do fracasso, são poucos os ingredientes para o sucesso. Aqui o que prevalece é: o importante é qualidade e não a quantidade. Vamos ressaltar melhor:
Se você tem um objetivo, que foi traçado dentro de um planejamento estratégico, tático e operacional, dentro dos conceitos estruturais da organização, com plena autorização de todos ( superiores) e sua plena convicção, junto à sua equipe, que tudo dará certo. Não haverá fracasso. Claro, que para essa visão macro, você precisará de outros departamentos, de outras pessoas, para que todas as ferramentas necessárias: planilhas de custos, planilhas econômicas e financeiras, dados contábeis, informações fiscais, etc., participado pelos diversos departamentos, seja de uma confiabilidade completa, para que seus projetos tenham mensurações coesas.

Conclusão

A nova gestora, tem que ter em mente, as funções administrativas, como características básicas para à sua desenvoltura dentro dessa nova nomenclatura que ela irá assumir.
São elas:
Planejamento
Organização
Direção
Controle
Estabelecer objetivos e missão;
Examinar as alternativas;
Determinar as necessidades de recursos;
Criar estratégias para o alcance dos objetivos.
Desenhar cargos e tarefas específicas;
Criar estrutura organizacional;
Definir posições de staff;
Coordenar as atividades de trabalho;
Estabelecer políticas e procedimentos;
Definir a alocação de recursos.
Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais;
Estabelecer comunicação com os trabalhadores;
Apresentar solução dos conflitos;
Gerenciar mudanças.
Medir o desempenho;
Estabelecer comparação do desempenho com os padrões;
Tomar as ações necessárias para melhoria do desempenho.
Quadro 1. As funções administrativas e suas características. Fonte: SILVA ( 2001:10)
Com certeza, tendo esses parâmetros básicos e um sério desenvolvimento de cada item, com a contribuição de todos e, principalmente à sua – já se pode pensar no sucesso como recompensa a cada objetivo traçado.
Mas, lembre-se: sem humildade e sem habilidade humana – nada será possível!
Autora: Maria Aparecida Vieira
Um artigo enviado pela nossa querida leitora e amante por conhecimento, Débora Costa Klein.