quarta-feira, 7 de fevereiro de 2018

CÓDIGO DEONTOLÓGICO DA (O) SECRETÁRIA (O)





1.      PRINCÍPIOS DE CARÁCTER GERAL

Dignidade: O(a) secretário(a) deve-se abster de qualquer comportamento que pressuponha infracção ou descrédito e desempenhar o exercício da sua profissão com honra e dignidade.

Integridade: Deve agir com honradez, lealdade e boa fé.
Sigilo profissional: Deve observar rigorosamente o princípio de confidencialidade nos factos e notícias que conhecer por razões ligadas ao exercício da sua profissão.

2.      OBRIGAÇÕES PROFISSIONAIS ESPECÍFICAS

Do sigilo profissional

Além de um dever, observar o sigilo profissional é um direito que apoia o exercício da profissão de secretário (a), sem esquecer que existem leis que o protegem. O direito e a obrigação do sigilo profissional compreendem:

As confidências e informação pessoal da parte do seu superior a que puder ter acesso no âmbito do exercício da sua profissão;

Os factos de conhecimento limitado que afetem os seus superiores, colegas ou quaisquer membros do coletivo em que o (a) secretário (a) realize o seu trabalho. Por exemplo: dossiês pessoais, profissionais ou médicos;

A informação cujo conteúdo tenha um valor específico para um leitor autorizado; ou qualquer outra informação que esteja classificada como confidencial reservada ou com uma distribuição a pessoas específicas.

O (a) secretário (a) evitará fazer cópias de informação confidencial e conservá-la fora dos arquivos oficiais sem conhecimento do seu superior.

O sigilo profissional não deve entrar em conflito com a lealdade à entidade para a qual traba­lha o (a) secretário (a), que deve corresponder à confiança que o seu superior deposita nele (a) ao con­fiar-lhe e partilhar com ele(a) informação confidencial. Por isso, deve comunicar ao seu superior qualquer informação que possa prejudicá-lo ou beneficiá-lo a ele próprio ou à entidade para a qual trabalha. Os limites desta divulgação são marcados pelo sentido de lealdade e pela integridade que conformam o perfil pessoal do (a) secretário (a).

Relações com os colegas

O (a) secretário (a) deve abster-se de qualquer concorrência desleal em relação aos seus colegas. A discrição é um elemento específico nas relações externas do(a) secretário(a) é o fundamento essencial da sua capacidade de salvaguarda do sigilo profissional. O(a) secretário(a) deve ter consciência de que a discrição é de uma importância fundamental. O que para outros membros do coletivo podem ser leves faltas de respeito ou problemas de convivência (comentários de desprezo para com colegas, comentários ofensivos, jocosos ou em tom de brincadeira; ou duvidar publicamente da qualidade técnica de um superior), para o (a) secretário(a) é algo que está vinculado ao seu comportamento profissional.

É obrigação de qualquer secretário (a) oferecer a sua colaboração a todos os seus colegas, quan­do a sua intervenção for necessária, para que não se produzam atrasos no trabalho e não se prejudique o funcionamento normal da entidade onde presta os seus serviços.

Relações com a empresa

O (a) secretário (a) deve estar sempre pronto (a) a oferecer apoio e cooperação à sua empresa e deve conhecer, igualmente, os objetivos e a política interna da mesma.

O (a) secretário (a) não aceitará uma remuneração profissional que não corresponda ao seu salário, nem incentivos e bônus que a sua empresa destine para tal fim. É-lhe proibido aceitar gratificações econômicas ou outras compensações que estejam diretamente relacionadas com a transmissão de informação.

O (a) secretário (a) tem o dever de contribuir para a celeridade do trabalho, não devendo aceitar sugestões nem coações que vão ao sentido de evitar o seu cumprimento.

Relativamente à sua profissão

O (a) secretário (a) deve cultivar as suas capacidades e atualizar os seus conhecimentos, a fim de que o seu trabalho seja feito com o mais alto nível de rendimento. Demonstrará permanentemente um esforço de superação e de produtividade, tanto no plano pessoal como na sua contribuição para com a empresa.

O (a) secretário (a) deve abster-se de realizar qualquer prática que possa prejudicar a reputação da sua profissão.

Nenhuma secretária se deve valer da sua influência sobre os seus superiores, nem apelar a vínculos de amizade ou a recomendações para obter:

Promoções imerecidas e, como consequência, uma remuneração maior do que a que lhe é devida pelo trabalho que desempenha, impedindo a promoção de outras pessoas que, pela sua experiência, os seus conhecimentos e anos de serviço, as merecem mais.

Conseguir que pessoas que não estão preparadas para o exercício do secretariado executem as tarefas próprias desta profissão.

Deve ter consciência de que representa um coletivo que tem obrigação de defender e de enaltecer.

Deve fazer com que se respeite o Código Deontológico da sua profissão. Neste sentido, é conveniente que seja instrumento de divulgação deste documento, tanto para afirmar os valores contidos no código como para se apoiar no mesmo.


terça-feira, 6 de fevereiro de 2018

SECRETÁRIA COMO AGENTE FACILITADOR






O profissional de secretariado tem como uma das suas principais funções servir como “agente facilitador” da vida da empresa no seu geral e da vida dos seus superiores hierárquicos em particular. Mas o que se entende como agente facilitador?

A secretária é um elo entre as diversas funções dentro de uma organização e, ao mesmo tempo, uma ponte entre a organização e os seus clientes e fornecedores, ou seja, com tudo o que representa o mundo exterior à organização. Representa, por isso, um filtro, fazendo a triagem do que vem do mundo exterior e que realmente interessa ou não há vida da empresa, mas também escoando a informação pertinente para o exterior e contendo toda a informação confidencial da empresa. Isto exige a chamada descrição e ética profissional, essencial a qualquer um de nós enquanto profissionais.


Segundo Henri Bernaténé, a palavra secretário pode ter origem em 2 palavras:

“Secreto” – uma vez que a prática do secretariado se desenrola toda ela ligada a um conjunto de tarefas e de atitudes que implica estar a par do segredo dos assuntos tratados.

“Secretar” – uma função que torna evidente a característica essencial do secretariado, o seu objectivo de contínua segregação dos elementos necessários à realização das tarefas da direcção, da chefia ou mesmo da gestão da empresa.


O Código Deontológico do profissional de secretariado é não só uma ferramenta útil como guia de orientação ao comportamento ético a ter no trabalho, mas também uma ferramenta essencial se quisermos honrar a nossa profissão e nos tornarmos cada vez melhores enquanto profissionais e seres humanos.


Bibliografia:
 “Manual para profissionais de secretariado”, por Cristina Cadete
https://secretariando.wordpress.com/2009/07/22/secretaria-como-agente-facilitador/




segunda-feira, 5 de fevereiro de 2018

O AUTO-COACHING NO DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS





O aprendizado integral, fisiologicamente falando, parte de estímulos internos e externos. Estes, geram novas conexões cerebrais, para que ocorram novas referências e a posterior mudança de comportamento. Considerando que nosso nível consciente é a mínima parte daquilo que nosso cérebro é capaz de produzir, os processos de coaching trabalham com estímulos que visam atingir os processos subconscientes.

A expressão ”coaching” origina-se do termo Inglês que significa treinador. Diferentemente de um professor, o treinador não ensina, ele estimula. Assim, o princípio se mantém, o que muda são os contextos: do meio esportivo, passamos para o corporativo. O coachee (treinador) pode ajudar um jogador a remover ou reduzir obstáculos internos à sua performance, e uma habilidade natural inesperada fluirá sem que haja necessidade de muitos ensinamentos técnicos. No meio corporativo, temos um mesmo objetivo: aprimorar as habilidades e competências através de estímulos, focado nos processos subconscientes.

self-coaching parte do mesmo princípio, porém apoiado em uma prática mais autônoma. Compreende toda a metodologia e ferramentas de coaching que possibilitem a auto aplicação e atuem de forma eficiente.

Mas o que são habilidades e competências? Parecem a mesma coisa, mas na verdade são complementares. A habilidade é o conhecimento e desenvoltura que temos ao realizar uma determinada atividade. Podemos dizer ter habilidade manual, habilidade na escrita, na leitura… Já as competências são a utilização destas habilidades no dia a dia. Quem tem habilidade com cálculos, por exemplo, sabe fazer contas. Já quem tem competência na realização de cálculos, o faz de forma eficaz, aplicando esta habilidade na solução de alguma situação.

Estimulando a criatividade, é possível colocar nosso cérebro pra funcionar, característica do coaching! O grande gênio Leonardo da Vinci já trabalhava com esse princípio ao utilizar o que chamamos de escrita reversa: de trás para frente. Centenas de páginas de seus estudos foram escritos desta forma.

Que tal fazer a mesma coisa? Quando tiver um tempinho, pegue uma folha e procure trabalhar com a escrita: escreva com a mão contrária à qual você está habituada, ou escreva de trás para frente, ou procure utilizar as duas mãos ao mesmo tempo. Faça tudo isto, crie novos exercícios. Este é um treino muito legal que vai fazer com que você estimule os dois lados do seu cérebro (lembrando que, ao trabalhar com o lado esquerdo do corpo, estimulamos o lado direito do cérebro-emocional, caso contrário, estimulamos o lado esquerdo – racional).

Considerando que a escrita reversa foge do padrão convencional, temos aí um exemplo de estímulo à criatividade. Você não precisa fazer isto o tempo todo para estimular sua criatividade, mas pode mudar a forma como realiza diversos processos do dia a dia: andar pelo outro lado da rua, começar a limpar a casa pelo lado que você não está acostumada, trocar alguns objetos de lugar, fazer combinações diferentes de roupas, pegar a esponja com a mão contrária quando for lavar a louça, e assim por diante.

Você deve estar se perguntando qual será a diferença entre o coaching e outros procedimentos semelhantes, tais como a consultoria e a psiquiatria, afinal, os objetivos são comuns e parte dos processos também. Vamos diferenciá-los:

A consultoria faz um acompanhamento dentro da corporação. Prevê soluções para resolver problemas, faz um diagnóstico da situação-problema, e acompanha a implantação do processo e suas consequências e resultados.

A psiquiatria também acompanha a implantação, realizando um diagnóstico da situação. Porém, trabalha com os porquês do problema, investigando as suas causas.

Já o processo de coaching não dá respostas, tampouco soluções, mas levanta questionamentos, procurando estimular o indivíduo a respondê-los e observá-los, para que melhore sua performance e chegue ao objetivo almejado.

No processo de auto coaching, são adotadas algumas “perguntas-guia” que buscam orientar o indivíduo, como por exemplo:

– O que eu quero ao invés disso que tenho?

– Isso me deixa mais próximo ou distante do meu objetivo?

– Qual minha intenção positiva por trás disso?

– O que eu posso fazer para gerar em mim o que eu tenho como objetivo?

Essas perguntas nos mostram que, muitas vezes, o que vemos não é necessariamente o que parece ser. É preciso conhecer e visualizar  a situação como um todo, dentro de um contexto. Caso ela seja avaliada isoladamente, corremos o risco de interpretar mal ou erroneamente.

Para que realizemos o auto coaching, é preciso auto visualização: focar no problema, em contraste com a solução, porém, situando-se no agora e nas atitudes que possam ser realizadas de momento, pensando sempre em soluções a curto prazo.

O SSE conversou com Rosana Alencar, Coach da T.O. Box, e aproveitamos para tirar mais algumas dúvidas sobre o assunto. Ela nos fala de forma objetiva sobre os conceitos de habilidades e competências e como os processos de auto coaching


Enjoy!

http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/carreira/competencias




sexta-feira, 2 de fevereiro de 2018

COMO PLANEJAR SEU DIA




Planejar o dia é algo importante que não está separado do planejamento que fazemos da semana, do mês e até de mais tempo. Eu inclusive não recomendo que você apenas planeje seu dia, sem planejar períodos mais longos, porque quando a gente faz isso acaba fatalmente trabalhando em cima apenas do que for mais urgente. E já sabemos que o urgente nunca é o mais importante – só é o que está gritando mais alto. Se a gente trabalha sempre desse modo, assume uma postura reativa perante a vida e as outras pessoas, o que não é legal. Deixar tudo para a última hora e trabalhar sob estresse é algo muito distante do que podemos considerar uma vida organizada.

Portanto, o que vou apresentar aqui é uma sugestão de como eu faço, baseado em métodos com o do David Allen (GTD) e do Ryder Carroll (Bullet Journal), mas não recomendo (e nem daria, porque todos os planejamentos se conversam) que seja feito apenas diariamente, sem os demais planejamentos.

Ao começar o seu expediente (e isso pode ser tanto ao chegar no escritório como quando você efetivamente começa o seu dia de trabalho em casa), a primeira coisa que você deve fazer é abrir o seu calendário e ver como será o seu dia. Eu utilizo o Google Calendar. Então, quando abro, eu me deparo com um cenário assim:



O que eu tenho em cada dia da semana é fruto do planejamento semanal que eu fiz na sexta-feira anterior. Na parte superior do dia, em cinza, eu tenho ações pontuais (que precisam ser feitas apenas naquele dia) e informações relevantes para o dia em questão (como prazos e lembretes). Na parte de baixo, com os horários, em azul, eu tenho os meus compromissos com data e hora. Percebam que eu já me planejo para saber que horas eu preciso sair de casa, quando a reunião for externa, e os períodos que estarei em trânsito. Isso me ajuda a não ter que ficar pensando todo dia (e errar, me atrasar, fazer as coisas com pressa) que horas preciso sair e que trajeto tomar, por exemplo.

Ao ver o meu calendário para o dia, eu consigo ter uma visão geral de onde preciso estar e do que precisa ser feito. Eu já consigo ter uma ideia quando faço o meu planejamento semanal porque, por exemplo, no caso acima: é um dia cheio de compromissos, mas tenho ações pontuais também. Ou eu faço antes de sair de casa ou nos intervalos entre os compromissos.

E aqui entra uma recomendação importante também: eu trabalho primeiro, primeiríssimo, naquilo que está com prazo no meu calendário. Naquelas ações pontuais ali em cima. Eu não vou fazer outra atividades das minhas listas enquanto não fizer aquilo que está ali, porque sei que aquilo é o do or die – preciso fazer no dia. Isso é maravilhoso porque dificilmente vou perder qualquer tipo de prazo e atrasar o que quer que seja. E percebam que as informações vão sendo colocadas no calendário o tempo todo. Eu não espero chegar um dia certo para colocá-las. Se hoje eu receber a informação que, no dia 24 de novembro vence um prazo, esse prazo vai estar no meu calendário. Vejam como organização não tem milagre – é uma construção diária.

Depois de trabalhar nos prazos do meu dia, vou cumprindo os compromissos. O calendário é o meu guia.

Uma coisa que gosto muito de fazer, especialmente quando trabalho em casa ou não tenho tantos compromissos externos, é criar blocos de trabalho quando inicio meu expediente. Por exemplo: hoje acessei minha agenda e vi que tenho prazos importantes e ações que talvez levem um certo tempo. Eu posso bloquear um tempo no meu calendário (mas só faço isso no próprio dia, porque antes não teria como analisar corretamente) para essas atividades. Então, no exemplo acima, eu poderia fazer assim:



Percebam que eu criei um bloco para trabalhar nas inscrições do curso – porque uma série de prazos e ações pontuais que eu tenho para esse dia são relacionados, então posso juntar e fazer tudo. E, analisando o meu dia, vi que a melhor opção seria fazer antes da reunião que terei (que será virtual).

Outra coisa que também gosto de fazer é estabelecer metas para o dia. Confesso que não faço sempre – deixo mais para quando estou precisando de uma motivação extra. A ideia é analisar o dia como um todo e pensar: “O que eu gostaria de chegar ao final do dia de hoje tendo feito? Três coisas que, se eu fizer, terei ganho o dia?”. Eu costumo anotar tais metas no meu bullet journal. E isso é legal porque, muitas vezes, uma das metas nem está no meu calendário. Pode ser simplesmente “assistir House of Cards” ou “brincar com os cachorros”. Mas, se eu não tivesse um calendário planejado por trás, me dando segurança sobre tudo o que eu preciso fazer, eu não teria como pensar nisso. A organização nos liberta.

E é isso. Em uma questão de minutos, consigo planejar o meu dia e ter uma visão de como ele será, com tranquilidade. Aí, basta executar.


Por Thais Godinho 


quinta-feira, 1 de fevereiro de 2018

10 DICAS QUE TODOS DEVERIAM SEGUIR NO RETORNO AO TRABALHO APÓS AS FÉRIAS




Você passou vários dias acordando tarde, assistindo seus programas de TV favoritos e relaxando na praia e agora deve passar por uma situação desconfortável: é hora de voltar ao trabalho.
Fazer a transição de férias para o trabalho pode não ser um evento que você espera ansiosamente, mas ocorrerá mais cedo ou mais tarde.

Aqui estão dez dicas para ajudar você a suavizar o retorno à rotina diária ajudando-o a se manter relaxado e colocar o trabalho em prática.

1. Em primeiro lugar arrume o seu espaço de trabalho.

Provavelmente, você vai ser saudado por pilhas de correspondências fechadas, arquivos e outros itens de escritório jogados em sua mesa. Em vez de ignorá-los, utilize um pouco do seu tempo para verificá-los.  Quanto mais você esperar, maiores as chances que estes documentos permaneçam em sua mesa por muito tempo.

2. Se desfaça de mensagens em seu correio de voz e e-mail.

Antes de ficar enterrado em um monte de trabalho, atualize suas mensagens em seu e-mail. Esta é uma tarefa facilmente esquecida; por isso é uma boa ideia para atender a esta tarefa o mais rápido possível. Agora é também um bom momento para verificar e anotar as suas mensagens de voz e limpar sua caixa de correio.

3. Faça uma breve revisão de sua agenda.

Você esteve afastado por algum tempo, então você provavelmente vai precisar se inteirar do que está ocorrendo em seu trabalho. Analise o seu calendário para os próximos dias para ter uma ideia das próximas reuniões, datas de entrega de trabalhos, projetos e outras preocupações. Você estará mais bem preparado para o que está por vir e não será completamente pego de surpresa.

4. Não leia seus e-mails em ordem cronológica.

Em vez de ler seus e-mails por data, classifique-os por assunto ou por remetente. A ideia por trás disso é se inteirar sobre o que aconteceu enquanto você estava fora e não quando as coisas aconteceram. Usar esta técnica também torna mais fácil se livrar de e-mails que não são mais relevantes, tais como atualizações de notícias antigas, ofertas expiradas ou cupons.

5. Faça uma lista de prioridades.

A partir do momento que você rever seus e-mails, caixa postal, mensagens de voz e afins, você vai se lembrar de todas as coisas que você estava trabalhando antes de partir para férias. Em vez de trabalhar na primeira tarefa que cruza seu caminho, faça um esforço consciente para priorizar seu trabalho. Quais projetos você estava trabalhando antes de sair do escritório? Quais são as cinco mais importantes tarefas para realizar em seu primeiro dia após a volta?

6. Faça uma coisa de cada vez.

Você pode sentir o desejo de trabalhar em três coisas diferentes ao mesmo tempo, a fim de recuperar o “tempo perdido”. No entanto, este não é o método mais eficiente. Você só vai se confundir e se estressar. Faça um ponto para focar a sua mente e trabalhar apenas em um item ou tarefa de cada vez. Você acabou de voltar de agradáveis férias relaxantes; por que se estressar se você pode evitar isso?

7. Se livre de distrações desnecessárias.

Para fazer de sua transição o melhor possível, leve a sério suas atividades e corte distrações óbvias. Desta forma, você pode fazer o trabalho render, sem ser incomodado a cada cinco minutos. Desligue o telefone celular, feche as contas de mídia social, programas e aplicações.

8. Faça planos para se divertir na primeira semana de volta.

Você está de volta ao trabalho, mas isso não significa que você não pode se divertir ou tratar-se bem. Agendar um almoço ou dois com os amigos pode fazer a semana de volta parecer um pouco menos brutal. Tome sua bebida favorita no café local durante a sua pausa, baixe um novo podcast e reserve um tempo para fazer seu trajeto ao trabalho um pouco mais interessante.

9. Deixe o escritório na hora certa.

Você tende a ficar até tarde no trabalho nos primeiros dias após as férias? Só porque você estava de férias não significa que você tem que colocar mais horas em seu trabalho! Coloque um despertador ou um lembrete, se necessário, para ajudá-lo a finalizar suas tarefas no tempo correto.

10. Dê uma pausa a você mesmo.

Voltar ao trabalho depois de um período de férias é um período de transição. Não se desespere com relação ao tempo que você está levando para colocar tudo em ordem! Pode levar vários dias para que você possa finalmente se reajustar… e isso é perfeitamente normal. Mantenha-se calmo, concentrado e relaxado. Você estará de volta à sua velha rotina no trabalho antes mesmo de se dar conta.



Adaptado de Everyone Should Know These 10 Tips Before Returning To Work After Vacation, Rashelle Isip, Lifehack
Tradução: Júlia Linck Moroni, Medicina Veterinária

http://suinocast.com.br/10-dicas-que-todos-deveriam-seguir-no-retorno-ao-trabalho-apos-as-ferias/

quarta-feira, 20 de dezembro de 2017

FAKE LÍDER: ESPÉCIE SEM PERSONALIDADE E INTELIGÊNCIA EMOCIONAL





Líder. Mais uma palavra banalizada. Esse líder de 2017. Quem é? Onde vive? Do que se alimenta? Alguém já viu? Muitas pessoas já viram. E conseguem estabelecer a diferença entre este líder e um antigo "castigador" chamado hoje em dia de chefe.

Existe uma grande diferença entre chefiar e liderar. Estar à frente de uma equipe não quer dizer necessariamente que você é um líder nato. É preciso personalidade e caráter.

Existe também o Fake Líder. Aquele que prega uma liderança com inteligência emocional, mas é um carrasco das piores histórias da carochinha. Certa vez ouvi um desses dizendo: foi um erro grave. Vou ter que castigar a pessoa para servir de exemplo para os outros.

Oi? Senhor de engenho dando umas chicotadas para "mostrar para os outros"? Tem também aquele líder 100% incongruente que prega as ações em conjunto, o diálogo, mas quando está na frente da equipe se destempera, xingando a todos, criando um clima insuportável.

Outro exemplo de Fake Líder é aquele que diz que delegar é necessário, com um discurso todo pronto, mas que controla tudo, desde canetas, até a vida dos funcionários. Nunca admite que está errado e contrata pessoas inteligentes apenas para mantê-las sob seus comandos. Não aceita qualquer melhoria ou questionamento, vindo de quem quer que seja.

Outro tipo de falso líder é o que espalha "futriquinha" (fofocas e maledicências) entre os colaboradores para manter um tipo de controle que só existe na cabeça dele. Diz que um colega de trabalho não gosta do outro e por aí vai. Não sabe que as pessoas conversam e logo descobrem a infantilidade da criatura.

Entre as características marcantes, o falso líder fala demais, se mostra demais, parece um pavão, encobrindo uma forte insegurança de não ter a mínima ideia de como se lida com seres humanos. Quer dinheiro e poder. O negócio todo se resume em dinheiro.

A boa notícia é que o Fake Líder é uma espécie em extinção, pois a maioria tem bom senso para administrar suas emoções e julgamentos, criando um clima organizacional de confiança e foco na solução. 


*Tália Jaoui é psicóloga e palestrante comportamental e Master Coach Trainer da Prime Talent Brasil. É apresentadora do programa Conexão Comportamento no Youtube


sexta-feira, 8 de dezembro de 2017

O QUE É GESTÃO DA INFORMAÇÃO?





A Gestão da Informação é um processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações, independentemente da formação ou meio em que se encontra (seja em documentos físico ou digital).

Seu objetivo é fazer com que as informações cheguem às pessoas que necessitam delas para tomar decisões no momento certo. A Gestão da Informação, não necessariamente envolve todas as etapas citadas, muito menos nesta ordem, resumidamente, tais etapas consistem em:

Busca – escolha de fontes de informações confiáveis que se enquadrem nos critérios de qualidade da informação definidos pelo profissional da informação unto ao cliente (ou usuário).

Identificação - utilizar a informação relevante que atendam as necessidades dos cliente (ou usuário).

Classificação – agrupar as informações de acordo com as características e propriedades identificadas, para facilitar a tratamento e processamento.

Processamento – tratar as informações adequando-as ao melhor formato para facilitar os uso e compreensão.

Armazenamento – utilizando-se de técnicas de classificação e processamento, armazenar as informações para facilitar o seu acesso quando necessário, obs.: está etapa somente é realizada quando há um  propósito especificado, pois muitas vezes a informação é de uso imediato e perde seu valor quando não utilizada no mento certo.

Disseminação – consiste em fazer com que a informação chegue a quem dela precisa no mento certo.

Realizar a Gestão da Informação é papel de uma profissão específica, de pessoas que tenham competências necessárias para tal atividade. É comum encontrar em organizações, pessoas que exerçam tais atividades e têm as mais diversas formações, tais como: administração, informática, engenharia, ciências econômicas, entre outras.

Porem existe profissional com formação específica para trabalhar com a gestão de informação (seja em parte ou em todo processo) e que dominam os aspectos inerentes a informação – são os profissionais da informação. Podem-se identificar algumas destas formações: biblioteconomia, ciência da informação, documentação, gestão da informação, comunicação social, informática, arquivologia, entre outras.



Artigo d: Hélio Teixeira



quinta-feira, 23 de novembro de 2017

O PRÍNCIPE DE MAQUIAVEL E AS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO



O Príncipe trata-se de um conjunto de instruções, dadas por Maquiavel ao príncipe Lorenzo de Médici, sobre a melhor forma de governar, ou seja, trata claramente de autoridade e liderança. Nos princípios expostos pelo autor, se encontra muito do que as teorias da Administração pregam. E é sobre essa relação que desejo tratar. 
Começando pela teoria da Administração Científica de Taylor, onde uma das suas afirmações é a de que deve haver uma interação amigável entre os gestores e os trabalhadores, mas com uma clara separação dos deveres entre uns e outros, o que condiz com que Maquiavel trata no seguinte trecho: "Os romanos, nas províncias de que se assenhorearam, observaram bem estes pontos: fundaram colônias, conquistaram a amizade dos menos prestigiosos, sem lhes aumentar o poder (...). E quem não encaminhar satisfatoriamente esta parte, cedo perderá a sua conquista e, enquanto puder conservá-la, terá infinitos aborrecimentos e dificuldades."
É notável que o que o autor afirma no referido trecho é um conselho valioso para os líderes de hoje, ou seja, a amizade entre eles e os subordinados é benéfica para o clima organizacional, desde que não se deixe que por essa amizade os subordinados passem a ter um poder que não lhes é devido, pois tal atitude leva a perda da autoridade do líder e ao fracasso sua liderança. 
Também pode-se notar a relação do que o autor descreve com a teoria das necessidades de Maslow, pois o autor deixa claro que o príncipe (gestor, líder) deve suprir as necessidades de seus súditos (subordinados e/ou colaboradores) desde as mais básicas, como as fisiológicas, assim como as de segurança (o povo deve sentir- se protegido, caso o território venha a ser atacado), as sociais (proporcionando a possibilidade da diversão e interação do povo como lê- se em: "Além do mais, deve, nas épocas próprias do ano, dar ao povo festas e espetáculos."), as de estima (notável em:" Do mesmo modo, deve um príncipe mostrar-se amante das virtudes e honrar aqueles que se destacam numa arte qualquer.") e as de auto realização (que muitas vezes, são satisfeitas através do reconhecimento, ou seja, quando individuo nota que está se desenvolvendo bem).Sendo o dever de realizar tais ações, reafirmado no seguinte trecho: "E, porque toda cidade está dividida em corporações de artes ou grupos sociais, deve cuidar dessas corporações e desses grupos, reunir-se com eles algumas vezes, dar de si prova de humanidade e munificência, mantendo sempre firme, não obstante, a majestade de sua dignidade, eis que esta não deve faltar em coisa alguma."
Do mesmo modo, percebe-se que Maquiavel demonstra a importância da motivação através do reconhecimento dos súditos (subordinados), pois firma o comportamento desejado para que se obtenha os resultados necessários ao crescimento do principado (empresa); como ele expõe no trecho a seguir: "Ao mesmo tempo, deve animar os seus cidadãos a exercer pacificamente as suas atividades no comércio, na agricultura e em qualquer outra ocupação, de forma que o agricultor não tema ornar as suas propriedades por receio de que as mesmas lhe sejam tomadas, enquanto o comerciante não deixe de exercer o seu comércio por medo das taxas; deve, além disso, instituir prêmios para os que quiserem realizar tais coisas e os que pensarem em por qualquer forma engrandecer a sua cidade ou o seu Estado."
Enfim, O Príncipe como se pode ver é um livro atual, e apesar de aparentemente tratar de apenas um tema, seus ensinamentos tem inúmeras aplicações em vários âmbitos do nosso cotidiano, especialmente no mundo corporativo.
Referências Bibliográficas
MAQUIAVEL, Nicolau. O Príncipe. São Paulo: Martin Claret, 2007.


quarta-feira, 22 de novembro de 2017

A VISÃO DA CULTURA ORGANIZACIONAL POR PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO




O papel do profissional de secretariado é extremamente relevante para a vida produtiva das organizações, pois este profissional possui uma visão sobre a sua cultura, possibilitando-o uma reflexão e questionamento do comportamento organizacional.

Alguns caminhos foram definidos por FLEURY (1991), que podem ajudar desvendar a cultura de uma organização são eles:

"O histórico das organizações , as crises ou expansões, a socialização dos novos membros, os recursos humanos, o processo de comunicação, a organização do processo de trabalho, as técnicas de investigação. "

Hoje, o(a) secretário(a) por meio de suas qualificações explora com clareza os caminhos traçados por FLEURY, para se reconhecer a cultura da organização onde atua. Inclusive, ele só poderá desenvolver o seu trabalho e trazer resultados eficazes se realmente conhecer o histórico, a evolução da empresa, os processos de trabalho, os sistemas de comunicação e as pessoas.

Uma enquête foi realizada com alguns profissionais de Secretariado, do sexo feminino, que atuam em empresas de grande porte, em Belo Horizonte, Minas Gerais, visando conhecer a sua cultura organizacional. O questionário, denominado "culturas de organizações" foi dividido em cinco blocos: como a organização trata o indivíduo, as pessoas são controladas e influenciadas, um líder em uma organização, pessoas que fazem bem à organização, a cultura de sua organização é traçada e o profissional de secretariado pode influenciar na cultura da organização. 

O questionário utilizado foi formulado por HANDY (1987) do livro "Deuses da administração: transformando organizações", e adaptado pela autora deste artigo.

Pelas respostas obtidas, observa-se que:

o profissional de secretariado, descreve o valor do indivíduo através de sua disponibilização de tempo à direção da empresa, ou seja, ele trabalha em função do que é ditado pelos que "movimentam a organização". Percebe-se que existe uma cultura arraigada vigente aos valores dos dirigentes.

Que a liderança, outro item abordado, reflete nos interesses intrínsecos das pessoas que desenvolvem seu trabalho em cima de punições e/ou gratificações e que possuem líderes preocupados com o crescimento do indivíduo.

Nos processos de trabalho, o indivíduo, assumindo a sua força de trabalho, deverá desenvolvê-lo assumindo riscos, ser devidamente informado, ser competente, relacionar-se bem e ser compromissado com a organização.

Quanto à cultura organizacional as secretárias afirmam que ela ocorre através dos valores dos donos, acionistas ou dirigentes das empresas.

E, por fim, o profissional de secretariado acredita que ele pode influenciar a cultura da organização quando ele busca inovações para a empresa, introduzindo uma "nova cultura".

Nas organizações existem sempre conflitos entre os objetivos individuais e os objetivos organizacionais, ou seja, a sua cultura. Na medida em que as organizações pressionam para alcançar os seus objetivos, elas privam os indivíduos da satisfação de seus objetivos pessoais e vice-versa. A reciprocidade entre indivíduos e organizações e suas relações de intercâmbio são importantes para o estudo das organizações. Para que as organizações possam sobreviver e se desenvolver, para que exista a revitalização e a renovação, deve-se rever a respectiva cultura organizacional. Cada organização é um sistema complexo e humano com características próprias, com a sua própria cultura e com um sistema de valores e que determinam os sistemas de informação e os procedimentos de trabalho. Todo esse conjunto de variáveis deve ser continuamente observado, analisado e aperfeiçoado para que resultem em produtividade e motivação ótimas.

Neste aspecto, o profissional de secretariado descreve a cultura por meio de seus fundadores e a história da fundação, as habilidades específicas da empresa e as formas como são exercidas as atividades, os valores no sentido de distinguir entre o que seja qualidade ou não. E assim, este profissional, além de perceber a cultura de sua organização, acredita que pode influenciá-la com a formulação de hipóteses, discutindo-as, confrontando as informações, analisando-as, e traçando, assim, uma abordagem real da organização, pois o(a) secretário(a) se relaciona em todas as áreas da empresa, exercendo atividades gerencial e executiva no qual trabalha para empresa e em equipe, gerenciando pessoas e informações.







terça-feira, 7 de novembro de 2017

MARKETING PESSOAL COMO DIFERENCIAL COMPETITIVO



Décadas passadas, marketing pessoal era fundamental aos profissionais da área de vendas ou que lidam com pessoas. Técnicos da área de exatas precisavam apenas realizar suas tarefas com precisão; pouco importava a imagem que os outros tinham deles. Isso mudou.
O marketing pessoal é tão importante quanto o conhecimento e a experiência profissional, pois integra o conjunto de competências requeridas pelo mercado de trabalho. É um diferencial competitivo sustentável.
Isso significa que: não basta ser bom, é preciso mostrar que você é bom.
Mas não adianta saber se comunicar, vestir-se bem, posicionar-se de forma impactante em locais adequados, ter boas relações interpessoais e estar bem informado, se o profissional não domina tecnicamente o assunto de sua área de atuação ou não consegue alavancar resultados para a empresa na função em que se encontra. Nesse caso, o indivíduo não está fazendo marketing pessoal, e sim uma propaganda enganosa.
O marketing pessoal é construído com base nos cinco “Ps” do marketing: 
  • Produto: o profissional.
  • Promoção: maneira como ele se apresenta no mercado.
  • Praça: local onde o indivíduo faz marketing.
  • Preço: valor do profissional no mercado, em termos tangíveis e intangíveis.
  • Posicionamento: conjunto dos demais Ps. 

O mercado quer enxergar a marca pessoal que o profissional vai imprimir à empresa. O que diferencia um indivíduo do outro quando os currículos são parecidos? A marca pessoal. A capacidade que o profissional tem de vender suas ideias, de influenciar pessoas, de construir uma imagem positiva para si por meio do marketing pessoal e dos resultados conquistados.
Na sua rede de contatos, o profissional tem de procurar sempre ser o top of mind de sua área. É preciso estar entre os top ten, ou seja, entre os dez melhores para ser referência em seu campo de atuação.
E lembre-se: quem não é visto não é lembrado.

Texto Original por Rômulo Martins




https://carreiras.empregos.com.br/seu-emprego/marketing-pessoal-como-diferencial-competitivo/

segunda-feira, 6 de novembro de 2017

ACABARAM AS FÉRIAS? DE VOLTA AO TRABALHO!




Você pode ter passado férias no Caribe ou em casa, assistindo ao Vale a Pena Ver de Novo. Não importa, suas férias acabaram e é preciso voltar ao trabalho a mil por hora!

Com a energia renovada e cheia de ânimo, é um ótimo momento para refletir e organizar suas atividades pensando em como você pode realizar esse mundo de possibilidades.

Os primeiros dias costumam ser super carregados de atividades; ainda mais se ninguém ocupou seu cargo nos dias em que esteve ausente…

Organize tudo e tente colocar suas tarefas em dia o mais breve possível para que não se acumulem ainda mais.


Ao chegar, é natural que você sinta-se um pouco deslocada do ambiente de trabalho, mas não se assuste. É completamente normal porque você esteve fora nestes dias e perdeu uma série de fatos dos quais você precisa se inteirar.

Fique atenta em tudo que esta acontecendo ao seu redor. Se for preciso, anote até as coisas mais simples; futuramente elas podem lhe ajudar. Um contrato fechado com o banco X, por exemplo. Assim, se acontecer de lhe pedirem alguma informação, você sabe do que se trata.

Caixa de e-mails lotada, muitos recados e coisas para resolver… nada de stress logo no primeiro dia! Eleja as prioridades e com calma e atenção, vá eliminando, tarefa por tarefa! Se for realmente preciso, considere a possibilidade de ficar até mais tarde depois do horário para terminar ou adiantar algumas coisas. É uma atitude muito bem vista.

Vale a pena conversar com os colegas de trabalho para saber o que está acontecendo! Mesmo informalmente, elas podem lhe render importantes informações.

Por fim, lembre que super secretária é aquela que dá exemplos de organização! Então, quanto mais breve você se reorganizar, ainda mais SUPER sua imagem fica.

Agora é trabalhar até as próximas férias.





segunda-feira, 16 de outubro de 2017

CINCO COMPORTAMENTOS NAS REDES SOCIAIS QUE QUEIMAM SUA IMAGEM




Imagem "queimada": você pode até não dar importância, mas a sua reputação tem grande influência no destino da sua carreira (Reuters)

Pesquisar sobre um candidato em redes sociais faz parte do trabalho de um recrutador. Geralmente, perfis no Linkedin são os mais acessados na hora de buscar mais informações sobre o profissional. Mas outras redes sociais como Face book ou até mesmo o Twitter também podem ser analisadas, mesmo que mais rapidamente.

Gerir a presença online para que perfis profissionais e pessoais não transmitam mensagens ambíguas sobre você é uma atitude importante para evitar prejuízos à sua reputação. Pesquisa realizada pela OfficeTeam, empresa que pertence à Robert Half, com 300 gerentes de RH aponta que, para 45% deles, postagens inadequadas podem custar a participação em processos seletivos.

Além disso, um em cada três recrutadores entrevistados considera que fotos inadequadas também são motivo para cortar um profissional de uma seleção.

A seguir confira os piores comportamentos na internet, segundo a equipe da OfficeTeam: 

1. O crítico mal-humorado

Como age: não há limites para suas críticas. De colegas de trabalho a temas de política, nada escapa de suas ácidas observações.

Por que se queima: pode ofender ou causar mal-estar por conta de tornar pública sua opinião sobre pessoas ou fatos.

2. O viciado em selfies

Como age: publica selfies a todo momento e em todos os lugares, inclusive no trabalho.
Por que se queima: passa a impressão de uma pessoa vaidosa e de ego inflado. Caso colegas de trabalho, chefes e recrutadores vejam fotos inadequadas, sua imagem profissional pode ser comprometida.

3. O detalhista

Como age: festas, viagens, refeições, restaurantes, reuniões, livros. A cada passo, uma postagem.

Por que se queima: a compulsão em publicar e atualizar seu status nas redes além de chata, aumenta as chances de que alguma postagem inadequada apareça para chefes, colegas de trabalho ou recrutadores. Principalmente, se configurações de privacidade não forem utilizadas.

4. O acumulador de conexões

Como age: não seleciona as pessoas em sua rede e manda convites para qualquer um. Quantidade parece ser mais importante do que qualidade.

Por que se queima: forma uma rede de contatos vazia, ineficiente e que em nada acrescenta a sua carreira.

5. O ausente

Como age: não age, na verdade. Não publica nada, não atualiza seu perfil.
Por que se queima: ao deixar de atualizar perfis em redes como o LinkedIn, por exemplo, ou fóruns e grupos de discussão o perde visibilidade no mercado e, consequentemente, oportunidades profissionais.




terça-feira, 10 de outubro de 2017

CONCEITOS QUE AS PESSOAS DE SUCESSO TÊM EM MENTE DIARIAMENTE





Todo profissional almeja alcançar o sucesso financeiro em sua carreira. E entre os aprendizados do dia a dia, ter uma mentalidade focada em liderança e pró-atividade pode fazer toda a diferença para se desenvolver e ser um melhor funcionário, chefe ou líder.

A consultora de carreira Lolly Daskal elaborou uma lista de ideias que as pessoas de sucesso têm em mente todos os dias. É fácil descartá-los porque podem passar despercebidos. Mas a partir deles você pode melhorar alguns aspectos da sua vida pessoal e profissional e alcançar o sucesso mais rápido.

Confira:

1. Tenha atitude. O primeiro passo para alcançar o sucesso é ter atitude. Esperar alguma mudança acontecer, não vai ajudar você em nada. Mude sua mentalidade e não se acomode com a sua situação no trabalho. Busque desafios e novos projetos para ganhar oportunidades de crescimento. 

2. Respeito é para todos. Trate as pessoas como você quer ser tratado e tenha respeito mesmo com quem você acredita que não merece. Como você trata os outros não é um reflexo do caráter deles, mas sim do seu.

3. Tente fazer a diferença todos os dias. Não há segredo para o sucesso, mas é possível encontrar maneiras de agregar valor à vida das pessoas. Tenha atitudes que façam a diferença, seja proativo e esteja disposto a se entregar para sua função no trabalho todos os dias. Você deve agregar valor ao seu trabalho e às suas atitudes para que você seja uma peça importante na empresa ou em qualquer ambiente.

4. Concentre sua atenção no que é importante. Saiba para onde direcionar seu tempo, energia e atenção. Ter prioridades é essencial para cumprir suas tarefas e responsabilidades. Não adianta tentar fazer milhares de coisas ao mesmo tempo, se não conseguir dar conta de tudo.

5. Goste do que você faz. Se você não gosta do seu trabalho e não se sente bem no seu local de trabalho, o sucesso não vai chegar. É realmente simples. Quando você gosta do que faz, se dedica mais, se sente bem desenvolvendo aquilo e trabalhar deixa de ser um peso. Em consequência, as chances de alcançar o sucesso serão mais altas.

6. Todo mundo tem algo a ensinar. Todo mundo que você conhece sabe algo que você não tem conhecimento. Aprender coisas novas é a melhor coisa que você pode adquirir. Seja humilde, as pessoas têm muito a oferecer em momentos que você menos espera. Esteja aberto para novas lições e aprendizados todos os dias. Além disso, crie uma rede de networking com especialistas e pessoas de sucesso.