FRASES DO DIA

quarta-feira, 22 de novembro de 2017

A VISÃO DA CULTURA ORGANIZACIONAL POR PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO




O papel do profissional de secretariado é extremamente relevante para a vida produtiva das organizações, pois este profissional possui uma visão sobre a sua cultura, possibilitando-o uma reflexão e questionamento do comportamento organizacional.

Alguns caminhos foram definidos por FLEURY (1991), que podem ajudar desvendar a cultura de uma organização são eles:

"O histórico das organizações , as crises ou expansões, a socialização dos novos membros, os recursos humanos, o processo de comunicação, a organização do processo de trabalho, as técnicas de investigação. "

Hoje, o(a) secretário(a) por meio de suas qualificações explora com clareza os caminhos traçados por FLEURY, para se reconhecer a cultura da organização onde atua. Inclusive, ele só poderá desenvolver o seu trabalho e trazer resultados eficazes se realmente conhecer o histórico, a evolução da empresa, os processos de trabalho, os sistemas de comunicação e as pessoas.

Uma enquête foi realizada com alguns profissionais de Secretariado, do sexo feminino, que atuam em empresas de grande porte, em Belo Horizonte, Minas Gerais, visando conhecer a sua cultura organizacional. O questionário, denominado "culturas de organizações" foi dividido em cinco blocos: como a organização trata o indivíduo, as pessoas são controladas e influenciadas, um líder em uma organização, pessoas que fazem bem à organização, a cultura de sua organização é traçada e o profissional de secretariado pode influenciar na cultura da organização. 

O questionário utilizado foi formulado por HANDY (1987) do livro "Deuses da administração: transformando organizações", e adaptado pela autora deste artigo.

Pelas respostas obtidas, observa-se que:

o profissional de secretariado, descreve o valor do indivíduo através de sua disponibilização de tempo à direção da empresa, ou seja, ele trabalha em função do que é ditado pelos que "movimentam a organização". Percebe-se que existe uma cultura arraigada vigente aos valores dos dirigentes.

Que a liderança, outro item abordado, reflete nos interesses intrínsecos das pessoas que desenvolvem seu trabalho em cima de punições e/ou gratificações e que possuem líderes preocupados com o crescimento do indivíduo.

Nos processos de trabalho, o indivíduo, assumindo a sua força de trabalho, deverá desenvolvê-lo assumindo riscos, ser devidamente informado, ser competente, relacionar-se bem e ser compromissado com a organização.

Quanto à cultura organizacional as secretárias afirmam que ela ocorre através dos valores dos donos, acionistas ou dirigentes das empresas.

E, por fim, o profissional de secretariado acredita que ele pode influenciar a cultura da organização quando ele busca inovações para a empresa, introduzindo uma "nova cultura".

Nas organizações existem sempre conflitos entre os objetivos individuais e os objetivos organizacionais, ou seja, a sua cultura. Na medida em que as organizações pressionam para alcançar os seus objetivos, elas privam os indivíduos da satisfação de seus objetivos pessoais e vice-versa. A reciprocidade entre indivíduos e organizações e suas relações de intercâmbio são importantes para o estudo das organizações. Para que as organizações possam sobreviver e se desenvolver, para que exista a revitalização e a renovação, deve-se rever a respectiva cultura organizacional. Cada organização é um sistema complexo e humano com características próprias, com a sua própria cultura e com um sistema de valores e que determinam os sistemas de informação e os procedimentos de trabalho. Todo esse conjunto de variáveis deve ser continuamente observado, analisado e aperfeiçoado para que resultem em produtividade e motivação ótimas.

Neste aspecto, o profissional de secretariado descreve a cultura por meio de seus fundadores e a história da fundação, as habilidades específicas da empresa e as formas como são exercidas as atividades, os valores no sentido de distinguir entre o que seja qualidade ou não. E assim, este profissional, além de perceber a cultura de sua organização, acredita que pode influenciá-la com a formulação de hipóteses, discutindo-as, confrontando as informações, analisando-as, e traçando, assim, uma abordagem real da organização, pois o(a) secretário(a) se relaciona em todas as áreas da empresa, exercendo atividades gerencial e executiva no qual trabalha para empresa e em equipe, gerenciando pessoas e informações.







terça-feira, 7 de novembro de 2017

MARKETING PESSOAL COMO DIFERENCIAL COMPETITIVO



Décadas passadas, marketing pessoal era fundamental aos profissionais da área de vendas ou que lidam com pessoas. Técnicos da área de exatas precisavam apenas realizar suas tarefas com precisão; pouco importava a imagem que os outros tinham deles. Isso mudou.
O marketing pessoal é tão importante quanto o conhecimento e a experiência profissional, pois integra o conjunto de competências requeridas pelo mercado de trabalho. É um diferencial competitivo sustentável.
Isso significa que: não basta ser bom, é preciso mostrar que você é bom.
Mas não adianta saber se comunicar, vestir-se bem, posicionar-se de forma impactante em locais adequados, ter boas relações interpessoais e estar bem informado, se o profissional não domina tecnicamente o assunto de sua área de atuação ou não consegue alavancar resultados para a empresa na função em que se encontra. Nesse caso, o indivíduo não está fazendo marketing pessoal, e sim uma propaganda enganosa.
O marketing pessoal é construído com base nos cinco “Ps” do marketing: 
  • Produto: o profissional.
  • Promoção: maneira como ele se apresenta no mercado.
  • Praça: local onde o indivíduo faz marketing.
  • Preço: valor do profissional no mercado, em termos tangíveis e intangíveis.
  • Posicionamento: conjunto dos demais Ps. 

O mercado quer enxergar a marca pessoal que o profissional vai imprimir à empresa. O que diferencia um indivíduo do outro quando os currículos são parecidos? A marca pessoal. A capacidade que o profissional tem de vender suas ideias, de influenciar pessoas, de construir uma imagem positiva para si por meio do marketing pessoal e dos resultados conquistados.
Na sua rede de contatos, o profissional tem de procurar sempre ser o top of mind de sua área. É preciso estar entre os top ten, ou seja, entre os dez melhores para ser referência em seu campo de atuação.
E lembre-se: quem não é visto não é lembrado.

Texto Original por Rômulo Martins




https://carreiras.empregos.com.br/seu-emprego/marketing-pessoal-como-diferencial-competitivo/

segunda-feira, 6 de novembro de 2017

ACABARAM AS FÉRIAS? DE VOLTA AO TRABALHO!




Você pode ter passado férias no Caribe ou em casa, assistindo ao Vale a Pena Ver de Novo. Não importa, suas férias acabaram e é preciso voltar ao trabalho a mil por hora!

Com a energia renovada e cheia de ânimo, é um ótimo momento para refletir e organizar suas atividades pensando em como você pode realizar esse mundo de possibilidades.

Os primeiros dias costumam ser super carregados de atividades; ainda mais se ninguém ocupou seu cargo nos dias em que esteve ausente…

Organize tudo e tente colocar suas tarefas em dia o mais breve possível para que não se acumulem ainda mais.


Ao chegar, é natural que você sinta-se um pouco deslocada do ambiente de trabalho, mas não se assuste. É completamente normal porque você esteve fora nestes dias e perdeu uma série de fatos dos quais você precisa se inteirar.

Fique atenta em tudo que esta acontecendo ao seu redor. Se for preciso, anote até as coisas mais simples; futuramente elas podem lhe ajudar. Um contrato fechado com o banco X, por exemplo. Assim, se acontecer de lhe pedirem alguma informação, você sabe do que se trata.

Caixa de e-mails lotada, muitos recados e coisas para resolver… nada de stress logo no primeiro dia! Eleja as prioridades e com calma e atenção, vá eliminando, tarefa por tarefa! Se for realmente preciso, considere a possibilidade de ficar até mais tarde depois do horário para terminar ou adiantar algumas coisas. É uma atitude muito bem vista.

Vale a pena conversar com os colegas de trabalho para saber o que está acontecendo! Mesmo informalmente, elas podem lhe render importantes informações.

Por fim, lembre que super secretária é aquela que dá exemplos de organização! Então, quanto mais breve você se reorganizar, ainda mais SUPER sua imagem fica.

Agora é trabalhar até as próximas férias.





segunda-feira, 16 de outubro de 2017

CINCO COMPORTAMENTOS NAS REDES SOCIAIS QUE QUEIMAM SUA IMAGEM




Imagem "queimada": você pode até não dar importância, mas a sua reputação tem grande influência no destino da sua carreira (Reuters)

Pesquisar sobre um candidato em redes sociais faz parte do trabalho de um recrutador. Geralmente, perfis no Linkedin são os mais acessados na hora de buscar mais informações sobre o profissional. Mas outras redes sociais como Face book ou até mesmo o Twitter também podem ser analisadas, mesmo que mais rapidamente.

Gerir a presença online para que perfis profissionais e pessoais não transmitam mensagens ambíguas sobre você é uma atitude importante para evitar prejuízos à sua reputação. Pesquisa realizada pela OfficeTeam, empresa que pertence à Robert Half, com 300 gerentes de RH aponta que, para 45% deles, postagens inadequadas podem custar a participação em processos seletivos.

Além disso, um em cada três recrutadores entrevistados considera que fotos inadequadas também são motivo para cortar um profissional de uma seleção.

A seguir confira os piores comportamentos na internet, segundo a equipe da OfficeTeam: 

1. O crítico mal-humorado

Como age: não há limites para suas críticas. De colegas de trabalho a temas de política, nada escapa de suas ácidas observações.

Por que se queima: pode ofender ou causar mal-estar por conta de tornar pública sua opinião sobre pessoas ou fatos.

2. O viciado em selfies

Como age: publica selfies a todo momento e em todos os lugares, inclusive no trabalho.
Por que se queima: passa a impressão de uma pessoa vaidosa e de ego inflado. Caso colegas de trabalho, chefes e recrutadores vejam fotos inadequadas, sua imagem profissional pode ser comprometida.

3. O detalhista

Como age: festas, viagens, refeições, restaurantes, reuniões, livros. A cada passo, uma postagem.

Por que se queima: a compulsão em publicar e atualizar seu status nas redes além de chata, aumenta as chances de que alguma postagem inadequada apareça para chefes, colegas de trabalho ou recrutadores. Principalmente, se configurações de privacidade não forem utilizadas.

4. O acumulador de conexões

Como age: não seleciona as pessoas em sua rede e manda convites para qualquer um. Quantidade parece ser mais importante do que qualidade.

Por que se queima: forma uma rede de contatos vazia, ineficiente e que em nada acrescenta a sua carreira.

5. O ausente

Como age: não age, na verdade. Não publica nada, não atualiza seu perfil.
Por que se queima: ao deixar de atualizar perfis em redes como o LinkedIn, por exemplo, ou fóruns e grupos de discussão o perde visibilidade no mercado e, consequentemente, oportunidades profissionais.




terça-feira, 10 de outubro de 2017

CONCEITOS QUE AS PESSOAS DE SUCESSO TÊM EM MENTE DIARIAMENTE





Todo profissional almeja alcançar o sucesso financeiro em sua carreira. E entre os aprendizados do dia a dia, ter uma mentalidade focada em liderança e pró-atividade pode fazer toda a diferença para se desenvolver e ser um melhor funcionário, chefe ou líder.

A consultora de carreira Lolly Daskal elaborou uma lista de ideias que as pessoas de sucesso têm em mente todos os dias. É fácil descartá-los porque podem passar despercebidos. Mas a partir deles você pode melhorar alguns aspectos da sua vida pessoal e profissional e alcançar o sucesso mais rápido.

Confira:

1. Tenha atitude. O primeiro passo para alcançar o sucesso é ter atitude. Esperar alguma mudança acontecer, não vai ajudar você em nada. Mude sua mentalidade e não se acomode com a sua situação no trabalho. Busque desafios e novos projetos para ganhar oportunidades de crescimento. 

2. Respeito é para todos. Trate as pessoas como você quer ser tratado e tenha respeito mesmo com quem você acredita que não merece. Como você trata os outros não é um reflexo do caráter deles, mas sim do seu.

3. Tente fazer a diferença todos os dias. Não há segredo para o sucesso, mas é possível encontrar maneiras de agregar valor à vida das pessoas. Tenha atitudes que façam a diferença, seja proativo e esteja disposto a se entregar para sua função no trabalho todos os dias. Você deve agregar valor ao seu trabalho e às suas atitudes para que você seja uma peça importante na empresa ou em qualquer ambiente.

4. Concentre sua atenção no que é importante. Saiba para onde direcionar seu tempo, energia e atenção. Ter prioridades é essencial para cumprir suas tarefas e responsabilidades. Não adianta tentar fazer milhares de coisas ao mesmo tempo, se não conseguir dar conta de tudo.

5. Goste do que você faz. Se você não gosta do seu trabalho e não se sente bem no seu local de trabalho, o sucesso não vai chegar. É realmente simples. Quando você gosta do que faz, se dedica mais, se sente bem desenvolvendo aquilo e trabalhar deixa de ser um peso. Em consequência, as chances de alcançar o sucesso serão mais altas.

6. Todo mundo tem algo a ensinar. Todo mundo que você conhece sabe algo que você não tem conhecimento. Aprender coisas novas é a melhor coisa que você pode adquirir. Seja humilde, as pessoas têm muito a oferecer em momentos que você menos espera. Esteja aberto para novas lições e aprendizados todos os dias. Além disso, crie uma rede de networking com especialistas e pessoas de sucesso.



segunda-feira, 9 de outubro de 2017

GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS: A SECRETÁRIA EXECUTIVA COMO MULTIPLICADORA





O sucesso de uma organização depende fundamentalmente da sua capacidade de atender às demandas de seus clientes. O resultado final é seu principal foco, seja este resultado um produto ou um serviço. A boa gestão é um dos principais fatores para se alcançar o almejado sucesso, e a Gestão da Qualidade é uma excelente metodologia para se alcançar este fim.

É preciso que todos dentro da organização tenham uma visão sistêmica de seus processos, e que conheçam sua missão, visão, metas, seu planejamento estratégico, com a finalidade de garantir uma transparência em seu modelo de gestão.

A gestão de processos facilita a compressão do todo por parte dos envolvidos. Esta gestão pode ser feita através da aplicação de Normas Procedimentais, implantação de Procedimentos Operacionais Padrão, Mapeamento de Processos, dentre outros. Com o mapeamento de processos, por exemplo, todos têm acesso aos processos da organização, que podem ser descritos graficamente através de fluxogramas. Os fluxogramas também facilitam a visualização das etapas de cada processo, identificando o responsável pela execução das tarefas e deixando claro o papel de cada um dentro da empresa.
Analisando a realidade do mercado brasileiro, em que o índice de mortalidade de pequenas e médias empresas chegou 27% no primeiro ano de existência, no período de 2003 a 2007, fonte: http://www.sebraesp.com.br/conhecendo_mpe/mortalidade, pode-se constatar a falta de planejamento e despreparo por parte dos gestores no país. Tratando-se de pequenas e médias empresas, podemos identificar a secretária executiva, diante do novo perfil desta profissional, como multiplicadora da gestão de processos administrativos.

Por assessorar diretamente seus principais executivos, a secretária tem a competência de visualizar a empresa como um todo, podendo ser ainda, uma peça chave na implantação de um sistema de qualidade. Em muitos casos, por se tratar de uma novidade, a resistência pode ser um fator impeditivo para a introdução destas metodologias de gestão. Uma maneira simples de se conquistar adeptos à novidade, é a implantação de algumas ferramentas de qualidade em seu próprio ambiente de trabalho, mostrando assim os inúmeros benefícios e facilidades que estas ferramentas podem trazer para o dia-a-dia, de forma natural.

A implantação de um projeto piloto para a padronização do processo de compras da empresa pode ser um bom exemplo. A Normatização Procedimental criará regras a serem cumpridas, garantindo ao gestor mais segurança. O mapeamento do processo facilitará a identificação de seus problemas e o desenvolvimento de soluções, identificará os responsáveis por cada etapa, podendo assim evitar o retrabalho e também, em alguns casos, diminuir a sobrecarga de algum departamento que usualmente atrasa o processo pela enorme demanda de trabalho.

Outra ferramenta de qualidade que pode ser facilmente implantada e que pode trazer retorno imediato é o Programa 5 S (Senso da Utilização, Senso da Ordenação, Senso da autodisciplina, Senso da limpeza e Senso da Saúde). A simples identificação de armários já pode causar impacto e a curiosidade dos futuros adeptos.

É essencial a qualidade nos processos em que a secretária está envolvida, buscando-se a excelência e a melhoria continua, servindo assim de exemplo para os diversos setores da empresa.


Autora: Erica Camargo Vioto, secretária executiva, estudante do MBS de Secretariado Executivo: Gestão de Pessoas e Processos, convênio SINSESC-CESUSC (Florianópolis/SC).

Referências:

CAMPOS, Jorge de Paiva. Mapeamento de processo: uma estratégia vencedora. Disponível em http://www.abacocursos.com.br/ Acessado em 20 de Setembro de 2010.

Modelo de Excelência da Gestão® Uma visão sistêmica da gestão organizacional. Disponível em http://www.fnq.org.br/. Acessado em 20 de Setembro de 2010.

ARAÚJO, Márcia M. A Secretária como Gestora de Processos. Publicado na Revista Virtual Maesthria em Ação. Disponível em  http://www.maesthria.com.br/





sexta-feira, 6 de outubro de 2017

SER PROFISSIONAL DE SECRETARIADO: AS DIFERENÇAS ENTRE PAÍSES DESENVOLVIDOS E EM DESENVOLVIMENTO




"Ser culto é pertencer a todos os tempos e lugares, sem deixar de pertencer a seu tempo e lugar" 
Otávio Paz

A globalização responsável por acontecimentos bons e ruins, nos últimos anos, intensificou os contatos internacionais das diversas organizações da profissão em todo mundo.

Assim é que discutimos há anos, discriminação atribuições, qualificação profissional, oportunidades no mercado de trabalho, mudança da imagem e a evolução da profissão, sempre tendo o cuidado de relacionar tais dados com os demais países.

A discriminação é semelhante em todos os países - ressalvando-se as diferenças culturais - por estar mais ligada à mulher do que à profissional.

As atribuições estão mais claramente definidas em termos de assessoria e gerenciamento, o que já existe há muitos anos em empresas de pequeno e médio porte, nas quais atuam número reduzido de Executivos.

Em termos de qualificação profissional as iniciativas são inúmeras: cursos de aperfeiçoamento profissional, expansão de cursos universitários, reformulação dos cursos profissionalizantes, criação de centros de desenvolvimento profissional, só para citar alguns exemplos.

A imagem da profissão também mudou. Hoje o profissional de secretariado é respeitado e cada vez mais a sociedade compreende melhor essa profissão, embora vez ou outra e ainda hoje alguns autores de novelas ou piadistas insistam nos velhos modelos.

No que diz respeito às oportunidades e desenvolvimento da profissão os dados são positivos, mesmo se considerarmos o desemprego e o forte achatamento salarial dos últimos anos. Vale ressaltar que o profissional de secretariado hoje é aquele que domina pelo menos mais um idioma, além de informática.

A tranquilidade em apresentar dados tão positivos não é uma atitude isolada. Um dado concreto pode ser mencionado: em todo o mundo o nome da profissão foi discutido.

Resultado da evolução da profissão o nome secretária (o), em muitos países, não atende mais a descrição das atribuições e as responsabilidades que esse profissional assumiu nos últimos anos. Tanto que esse assunto foi discutido nos Estados Unidos, Europa.

Com algumas variações o resultado final dessa discussão é incluir o nome Assistente e suas variações: Administrativo, Técnico, Financeiro etc. para completar o escopo de atribuições e facilitar a vida das empresas.

No Brasil, como é hábito, a nomenclatura diversificada - isto é os diversos apelidos que a profissão recebeu no mercado de trabalho - existe há anos.

Precisamente na época em que a profissão foi regulamentada, as empresas foram utilizando toda sua criatividade para alterar os cargos e fugir da lei de regulamentação. Tanto que chegamos a superar 500 cargos diferentes para o exercício da profissão, apenas para justificar que o profissional não era secretário.

Vale lembrar que isto significava e significa, por exemplo, que um médico não precisa mais cursar medicina para clinicar, mas precisa exercer suas atribuições de médico, atender, diagnosticar, operar, medicar etc.

Por caminhos tortuosos, como é normal no Brasil, chegamos ao final de uma batalha que dura anos: fazer com que as empresas finalmente compreendam, quando negociamos, quem é profissional de secretariado.

Em linhas gerais o profissional de secretariado é aquele que desempenha as atribuições constantes de sua lei de regulamentação associadas às demais atribuições que dependem da empresa onde atua, levando-se em conta porte, ramo de atividade etc.

É claro que mais de 500 nomes diferentes é um exagero. Talvez típico dos brasileiros. Mas Assistentes, Auxiliares e Assessores diversos são na verdade profissionais de secretariado, como está provado agora no mundo todo.

Essa não é uma questão de representatividade, não é uma questão de interferência em outros sindicatos, ou mesmo na empresa, mas uma realidade mundial.

Nossa profissão cresceu, evoluiu e da mesma forma que há engenheiros ocupando cargos de gerência, Administradores como Gerentes de Recursos Humanos, há profissionais de secretariado que possuem vínculo empregatício como Assistente, Auxiliar ou mesmo Assessor.

O fato é que a profissão se solidificou e fortaleceu, por estar centrada na informação, no trato com pessoas e sua versatilidade permite estar presente em todos os segmentos, sejam eles econômicos ou políticos, o que em tempos de desemprego ajuda muito em qualquer país.

Segundo as associações internacionais era necessária uma alteração para abranger todo o crescimento da profissão e refletir a expansão das responsabilidades. Na Europa e nos Estados Unidos esse assunto já foi resolvido. 

Temos pois um novo e longo caminho a percorrer, pois enquanto os países do primeiro mundo decidiram pela alteração do nome, fundamentados na evolução da profissão e do mercado de trabalho, no Brasil as empresas decidiram trocar o nome dos profissionais de secretariado, para fugir da regulamentação profissional.

Como entidade de classe política, apartidária, centradas no diálogo e na busca de soluções, vamos percorrer esse caminho com a certeza e a tranquilidade que nossa profissão realmente é uma das que mais crescem no mundo.

Portanto e em homenagem ao secretariado, assessores, assistentes, auxiliares e ao crescente ingresso de homens na profissão - no mundo todo - uma saudação especial: profissional de secretariado. Parabéns por este dia 30 e por todos os outros também.


Leida Maria Mordenti Borba Leite de Moraes 
· 1ª. Presidente do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo.
· 1ª. Presidente da Federação Nacional das Secretárias e Secretários.
· Foi Presidente do Capítulo Brazil do IAAP-International Association of Administrative Professional.
· Comendadora da Ordem do Mérito Alvarista – Fundação Álvares Penteado – pelos bons serviços prestados à Educação no País.
· Conferencista nacional e internacional.


http://www.sinsesp.com.br/pt/artigos-v15-20/glob/178-ser-secretaria-as-diferencas-entre-paises-desenvolvidos-e-em-desenvolvimento  




quarta-feira, 4 de outubro de 2017

O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO E A GESTÃO DE EVENTOS




Como se tem visto, os eventos estão ganhando, cada vez mais, destaque no disputado mercado global, recebendo mais recursos e importância estratégica dos administradores. Edson Crescitelli diz que “como consequência, o nível de exigência quanto à criatividade e qualidade de execução fica cada vez maior, obrigando os organizadores a apresentarem graus de profissionalismo cada vez mais elevados.”

A organização de eventos requer dos profissionais envolvidos uma formação que venha a facilitar seu trabalho nesta função tão importante à vida das organizações (CESCA, 1997) e o profissional de secretariado que têm habilidades técnicas específicas se torna o profissional mais bem preparado pra desempenhar essa função, Sabino e Rocha (2004, p.94), argumentam que:

A secretária tem um grande desdobramento das suas atividades. Ela pode contribuir na organização e métodos da empresa, pode organizar eventos, pode fazer levantamentos e relatórios, é capacitada para intermediar relações e mediar conflitos, além da gama de atividades técnicas de redação, tradução, informática, arquivos etc.

Nota-se assim, que muito se espera do profissional de secretariado executivo bilíngue, de modo que este deve ter em seu perfil características de assessoria, capacidade de atuação junto aos gestores; empreendedorismo, criação e implantação de soluções que auxiliem o trabalho de toda a equipe; consultoria, identificando na cultura organizacional questões a serem melhoradas e apresentando maneiras de resolvê-las e de gestão que a auxiliam na criação e no desenvolvimento de suas atividades de maneira que atinja os objetivos almejados. (SABINO; ROCHA, 2004)

Em razão das necessidades do mercado que vive em busca de pessoal diferenciado e cada vez mais qualificado, o secretário, um profissional ágil e flexível, com uma postura voltada ao autodesenvolvimento, que busca a aprendizagem sempre e trabalha em total interação com o ambiente externo (ANTONI, 2004), é o profissional dentro da empresa que ficará responsável pelo planejamento e organização dos eventos. Para Giacaglia (2006, p.20), sua atuação pode ser comparada ao de um maestro:

Ele será, em última análise, o responsável pela atuação da orquestra. Além de deter a visão do conjunto, conhece a partitura e a atuação especifica de cada membro, tem a experiência e a sensibilidade para exigir de cada um a sua melhor performance, no momento adequado, possuindo ainda as condições técnicas e investindo com autoridade para coordenar o trabalho de todos.

Esta atividade requer então, profissional que seja investigativo e que tenha conhecimento dos fatos, que seja também cuidadoso, observador e objetivo, além de ter domínio das técnicas de pesquisa e da tecnologia, ser paciente e tolerante para analisar as hipóteses e admitir os erros. (BARRETTO, 1991). A organização de eventos exige dos envolvidos criatividade e visão para superar as expectativas dos participantes oferecendo serviços e atendimentos eficientes, pois só assim produzirão os efeitos econômicos e sociais positivos esperados.

Para se organizar um evento, o secretário e os profissionais envolvidos farão um planejamento, um estudo aprofundado do contexto presente da empresa, bem como quais são os objetivos específicos e complexos que a organização pretende alcançar com a sua realização. Para Barreto “o planejamento requer compreensão dos problemas e distribuição harmônica das especialidades, requer conhecimentos.” (1991, p.11)

Na etapa de execução o secretário fará a coordenação de todo o processo de evento, bem como o acompanhamento e direcionamento da equipe durante o procedimento para que não ocorram imprevistos no decorrer do mesmo. No pós-evento, esse profissional juntamente com sua equipe farão um levantamento dos dados obtidos e um relatório dos gastos, como prestação de contas a organização, informando os resultados alcançados.

Percebe-se assim que ao planejar um evento, a secretária deverá fazer uso de suas habilidades de gestora, promovendo, gerenciando, organizando e coordenando todas as atividades e pessoas nele envolvidas, de maneira que todo o planejamento seja seguido com rigor e eficiência, com o uso de tecnologias adequadas que a auxiliem no seu desenvolvimento viabilizando assim sua concretização com sucesso e superando as expectativas.


Acadêmica do curso de Secretariado Executivo Bilíngue – UPF. 98966@upf. br
Acadêmica do curso de Secretariado Executivo Bilíngue – UPF. 98980@upf. br
Mestra em desenvolvimento, Especialista em Pedagogia Empresarial e em Gestão Secretarial, Bacharel em Secretariado Executivo Bilíngue, Professora e pesquisadora do curso de Secretariado Executivo Bilíngue – UPF. gdaniela@upf.br


segunda-feira, 2 de outubro de 2017

HOMENAGEM AO DIA D@ SECRETÁRI@ EXECUTIV@


SER SECRETÁRIA




Como você definiria uma secretária? O que é ser secretária para você?

Se você tivesse de contratar uma secretária para você ou para sua empresa como ela seria? Seria parecida ou totalmente diferente de você? Por quê?

Não dê aquelas definições aprendidas em cursos, palestras ou aqueles “chavões” repetidos pelos professores. Dê somente a sua definição, que, com certeza, será única.

Aos seus olhos, como sua empresa vê a profissional de Secretariado? Ela contribui para seu crescimento profissional e tem planos de carreira para você ou só investe em cargos estratégicos e naqueles que trazem lucro para a empresa?

A partir dessa análise, você poderá perceber qual é verdadeiramente seu papel na empresa e se esse modelo lhe traz satisfação e realização.

Toda empresa tem um perfil desenhado para cada funcionário quando quer contratá-lo. Mas, já notaram que, quando se trata de secretárias e profissões afins, a exigência é infinitamente maior e o perfil muda consideravelmente de uma empresa para outra? Muitas vezes, até dentro da própria empresa, nos deparamos com secretárias exercendo atividades totalmente distintas quando analisamos com quem e para qual departamento trabalham.

Não devemos nos esquecer de que, muitas vezes, não é a experiência técnica, e sim as competências pessoais que determinam a contratação ou até mesmo a demissão de muitas secretárias.

Será mesmo que existe uma secretária tão completa assim? Algumas são excelentes no aspecto pessoal, mas deixam muito a desejar no profissional e vice-versa.

Como será que você adquiriu o “famoso” equilíbrio emocional frente às dificuldades e pressões? Conseguiu graças à prática da ioga, com os florais de Bach, horas de terapia, orações e mantras, calmantes ou com a leitura dos livros do Dalai Lama?
Afinal, somos frágeis como qualquer outra pessoa e também temos “dias difíceis” de vez em quando. Somos todos humanos, temos defeitos e sabemos disso.

Como tantos outros profissionais, temos pontos fortes e fracos que precisam ser trabalhados a cada dia. Detalhe: a cada dia! Difícil, não é mesmo?

Já trabalhei em inúmeras empresas de diferentes ramos de atuação e, em cada uma delas, convivi com secretárias de vários perfis, algumas, inclusive, realizavam ainda aquelas tarefas tradicionais que são tão criticadas por secretárias mais dinâmicas e modernas. Mas, por incrível que pareça, em pleno século XXI, ainda existem empresas que não querem secretárias que executem funções além das já tradicionalmente conhecidas porque acham que elas ficarão desmotivadas com a rotina ou tentarão novas oportunidades dentro ou fora de seu local de trabalho.

Em tais empresas, um currículo que registre apenas um curso de Secretariado ou uma faculdade de Secretariado Executivo, feito há anos, já basta! Nesses locais é inútil perder tempo e dinheiro estudando e se desenvolvendo com cursos que não sejam voltados exclusivamente à área secretarial. Só vale a pena se você estiver pensando em mudar de emprego, de profissão ou se for por uma realização íntima de sua parte.

Eu mesma já fui eliminada de alguns processos nas consultorias e nas empresas quando dizia que minhas atribuições iam além das tradicionalmente conhecidas. Com isso, os selecionadores me descartavam dizendo que não estava no perfil que procuravam e que não me sentiria feliz no cargo proposto.

Por isso, fique bem atenta às oportunidades! Na entrevista, nunca deixe de perguntar se há um plano de cargos e salários e perspectiva de crescimento para os funcionários da empresa, em especial às secretárias. Com essa resposta, você saberá definir se esta empresa é a que procura.

Existem secretárias que, definitivamente, não querem sacrificar a família por um salário um pouco melhor ou mesmo não querem realizar funções além das já conhecidas por ela, talvez por acomodação, insegurança ou desinteresse mesmo. O fato é que isso ocorre e é um direito de qualquer profissional fazer sua escolha.

Você, que é secretária, já notou que, dependendo da pessoa, quando você comenta que é secretária, esse alguém expressa um certo desinteresse e apatia? Por outro lado, se você mudar a nomenclatura e disser que trabalha como assistente, assessora ou algo do tipo, a fisionomia muda e o comentário dessa mesma pessoa torna-se totalmente diferente e mais motivador? Algumas, até evitam dizer que são secretárias para evitar certos constrangimentos desnecessários.

Com certeza, para quem já passou por essa experiência sabe o que quero dizer!

Embora muitos ainda não tenham notado, a secretária conhece todos os colaboradores da empresa, suas funções e sabem até dizer quem é ou não competente para o trabalho que executam. Existem chefes que sempre consultam suas secretárias na hora de contratar, demitir e, principalmente na hora de promover alguém.

Como a secretária conhece quase todo mundo na empresa e é tida como imparcial, é comum seu superior perguntar-lhe sobre o comportamento e desempenho de algum colaborador. Muitas vezes, ela está mais apta a acertar em seu comentário que o próprio RH. Talvez, por estar tão próxima a esses profissionais, ela desenvolve olho clínico para isso. Que me desculpem os profissionais de RH.

Não é raro encontrarmos bajuladores, interesseiros e falsos amigos rondando as secretárias com o intuito de tirar proveito de alguma situação, descobrir algo sigiloso ou mesmo tentar se aproximar do principal executivo da empresa.

Convivi com uma secretária que, após observar o comportamento e o desempenho de algum funcionário, sabia dizer se o mesmo teria sucesso na empresa ou não. Sinceramente não sei se ela tinha algum dom sobrenatural, mas o incrível é que sempre acertava. Eu costumava brincar dizendo que ela deveria mudar de profissão, tornar-se psicóloga, trabalhar em RH ou, em último caso, fazer cursos esotéricos porque sua sensibilidade e perspicácia eram fora do comum. Ela era muito observadora e isso a ajudava a acertar em seus comentários.

Outro fato interessante foi que, uma vez, uma gerente veio me cumprimentar pelo dia da Secretária e eu lhe disse que não ligava para essas coisas; que não deveria existir um dia só para a profissional de Secretariado, mas que, logicamente, gostava de ser lembrada pela data, elogiada e receber presentes. Então ela me disse que eu deveria sim valorizar e comemorar a data porque só mesmo uma secretária para ter tanta paciência com os chefes e que, por isso, ela nutria, por todas, uma grande admiração.

Depois desse comentário, percebi que ela tinha razão. Será que existe algum outro funcionário com tanta disponibilidade, dedicação, eficiência e atenção para qualquer serviço e eventualidade, além da secretária?

Foi então que me lembrei de um dia ter recebido e lido a oração da Secretária. Será que precisamos mesmo de oração? Existe oração para qualquer outro profissional?

Cada secretária sabe definir bem o que é ser secretária. Portanto, não importa se você é ou está secretária. O essencial é que seja, antes de mais nada, você mesma e se respeite acima de tudo.

Sinta orgulho de sua profissão e procure se desenvolver cada vez mais, seja como profissional e como pessoa. Faça cursos ligados à área, participe de palestras e, principalmente, converse com outras colegas para conhecer as vantagens e desvantagens que esta profissão lhe reserva.

Algumas empresas enxergam na secretária uma profissional essencial para o bom andamento da empresa. É valorizada e respeitada como qualquer outro funcionário dedicado. Outras, porém, veem a secretária como um ser sem raciocínio lógico, sem voz ativa e personalidade. E, por fim, existem aquelas que são verdadeiramente reconhecidas pela chefia ou departamento em que trabalham.

Além disso, existe um fato engraçado de que, às vezes, entre secretárias, algumas se sentem verdadeiros “ETs” por não conseguirem se enturmar ou discutir assuntos do agrado e do interesse geral.

Deem uma oportunidade a elas e verão do que são capazes!

Afinal, como em outras profissões, também nessa atividade, não há lugar para amadores!



sexta-feira, 29 de setembro de 2017

COMPETÊNCIAS E HABILIDADES QUE O SECRETÁRIO DEVE TER, ATUALMENTE, PARA DESENVOLVER SUAS ATIVIDADES.


Por Acimarleia Freitas

O profissional de Secretariado Executivo em tempos de globalização, segundo Grion 2008, deve estar preparado e atualizado em seus conhecimentos no desempenho de sua profissão. Principalmente levando-se em consideração os avanços tecnológicos.
Esse profissional têm inúmeras competências, podemos citar várias, mas, julgo de suma importância a de falar pelo menos dois idiomas: inglês e espanhol. Além de um bom português, que é nossa língua vernácula; o secretário é multifuncional, sendo esse profissional um colaborador que assume atividades de gerenciamento das atividades inerentes a sua profissão; gestor de pessoas; assessoria direta aos executivos; pode ser um empreendedor; tem visão estratégica da organização; sabendo ter iniciativa em situações de emergência; sendo organizado no registro de eventos importantes do executivo, anotando telefonemas, organizando os arquivos para que seja rápido ao necessitar de um documento, ter uma lista de números de telefones mais utilizados; ser eficiente, planejando sempre seu dia de trabalho, para que quando surgir algo inesperado no decorrer do dia seja mais fácil de contornar a situação; pontualidade e assiduidade são essenciais, pois o secretário deve sempre estar presente antes de seu executivo; ser discreto é fundamental; ser bem humorado, compreensível, cortes.
Além das competências do secretário Executivo, temos ainda as habilidades profissionais, a saber:
·      Habilidades técnicas utilizam conhecimentos, métodos e técnicas necessárias para realização de tarefas específicas, tais como habilidade de comunicação, escrever bons textos, técnicas de atendimento telefônico, etc.;
·      Habilidades humanas, capacidade de conhecer o trabalho das pessoas, analisando as suas atitudes e motivações, sabendo ter um bom relacionamento interpessoal com colegas e clientes, relações públicas – caso a empresa não tenha esse profissional, cabe ao secretário assumi-la, pela natureza de sua profissão, para manter a harmonia nas relações de transações comerciais (MEDEIROS e HERNANDES  2010, p. 15), Ter capacidade de liderança e exercê-la quando preciso, cultivando entusiasmo pelo trabalho; ser um profissional proativo ou seja, deve ter iniciativa. São pessoas que se destacam pela sua capacidade de antecipar às situações.
·      E habilidades conceituais, que analisa a complexidade da organização, tais como: gestão da informação, gestão de processos, gestão de recursos materiais e financeiros, gestão de recursos humanos, gestão de relacionamento (MAZULO e LIENDO, 2010).


REFERÊNCIA


GRION, Lauringa; A Nova Secretária – Metacompetente, Proativa, Dinâmica. São Paulo, EditoraMadras, 2010
MAZULO Roseli, LIENDO Sandra; Secretária – Rotina gerencial, habilidades comportamentais e plano de carreira. São Paulo, Editora Senac, 2010.

quinta-feira, 28 de setembro de 2017

PRINCIPAIS FATORES QUE INFLUENCIARAM NA MU­DANÇA DO PAPEL DO SECRETÁRIO




Por Acimarleia Freitas

Para começarmos essa discussão: No início desse século o mundo deixou de ser eurocêntrico; o mundo se tornou transnacional e houve uma quebra de elos entre as gerações. Assim, vários foram os fatores que fizeram com que os secretários tivessem uma mudança em suas funções, que antes se limitava a datilografar correspondências e atender ligações telefônicas hoje sua atuação é focada em responsabilidades delegadas a esse profissional, desfocadas do seu executivo. Dentre essas mudanças podemos citar como fatores:

O fator socioeconômico, que aumenta as atribuições profissionais do secretário, uma vez que as empresas estão em busca de economicidade em seus custos fixos.

A tecnologia nos setores de produção e serviços, incluindo também trabalhos temporários, sazonal, terceirizado é um fator de mudança no papel do secretário, devendo este estar preparado para tais mudanças no mercado de trabalho, sendo flexível quanto à carga horária, estando preparado para qualquer ramo de atividade, devendo ser competitivo, ter conhecimento das novas tecnologias, saber outros idiomas de forma fluente, conhecer bem o mercado ao qual está inserido, ser motivado, saber interagir com o ambiente organizacional e com os demais colaboradores.

Outro fator que influenciam essas mudanças é a globalização que fez com que o papel do secretário sofresse mudanças ao longo dos anos, deixando de ser apenas uma executora de atividades para assessorar o executivo no planejamento, organização e direção de serviços que envolvem redigir e interpretar textos, como citado anteriormente, inclusive em outros idiomas; registrar, avaliar e distribuir documentos e correspondências; planejar, preparar e participar dos acontecimentos da organização, tais como reuniões, visitas e eventos; receber os visitantes, dando-lhe a atenção devida; fazer contatos externos com clientes e fornecedores e também intermediando o relacionamento com outras empresas; promover a formação de equipes mantendo-as motivadas e facilitando o relacionamento entre superiores e subordinado e coordenar informações relevantes que possam servir de interesse do gestor.

REFERÊNCIA

A Globalização e as Mudanças no Papel da Empresa, do Executivo e da Secretária Disponível em: http://www.sinsesp.com.br/artigos. Acesso em 09 de setembro de 2015

GRION, Laurinda, A Nova Secretária – Metacampetente, Proativa, Dinâmica, São Paulo, Editora Madras, 2008.

RAMOS, Manuela A. N. O Novo Perfil da Secretária Executiva. Disponível em: http://www.unifieo.br/files/download/site/PIBIC/IniciacaoCientifica/0232tsemr.pdf. Acesso em 09 de setembro de 2015.

SANTOS, Magda E. MORETTO, Cleide F. O mercado de trabalho do secretário executivo no contexto da dinâmica produtiva e do emprego recentes no Brasil Disponível em: file:///C:/Users/asfreitas/Desktop/2324-8567-1-PB.pdf. Acesso em: 11 de setembro de 2015

Secretariado Executivo em Alta. Disponível em: http://dtcom.com.br/secretariado-executivo-em-alta. Acesso em 09 de setembro de 2015.

quarta-feira, 27 de setembro de 2017

OS IMPACTOS QUE AS MUDANÇAS NA PROFISSÃO DE SECRETARIADO PROVOCARAM NA SOCIEDADE E NAS ORGANIZAÇÕES



Por Acimarleia Freitas

O crescimento econômico e a relação de trabalho têm sido positivos, e alguns setores tem se destacado relativamente. Especialmente aqueles intensivos em trabalho.

A Organização das Nações Unidas (ONU) diz que a profissão de Secretariado Executivo é a terceira no ranque de crescimento no mundo. No Brasil, mesmo em meio a uma crise econômica, as contratações destes profissionais estão em alta segundo o site.

Segundo a consultora em RH, Consuelo Fradique do Centro Nacional de Estudos e Projetos – CNEP:
O profissional secretário executivo, hoje, não cumpre mais tarefas de apoio e sim de complementação das atividades. É peça estratégica, pois atua como gestor de informações da empresa e do seu executivo. Tem que ser alguém que circule com facilidade por todos os setores da organização e saiba delegar as responsabilidades para as pessoas certas.

São profissionais que trabalham junto ao alto escalão da organização, tais como: gerência, diretoria, vice-presidência e presidência das empresas. O mundo dos negócios vem  exigindo dos gestores  atribuições cada vez maiores. A exigência por agilidade tem crescido num ritmo acelerado, e uma especial atenção para clientes, que estão cada vez mais exigentes. Para colaborar com esta produtividade acelerada e essa exigência da clientela, a atuação do secretariado executivo torna-se essencial.

Repensar o papel do secretariado na sociedade globalizada é o desafio que nos instiga na atualidade. É preciso construir um novo olhar sobre o profissional do secretariado, capaz de emergir os seus principais valores e capacidades e reafirmá-lo como elaborador de conhecimento.

Deste modo, é necessário que profissional secretário, pense sobre o seu papel na sociedade moderna, e, a partir disto, amplie seu olhar, de forma crítica sobre como os meios de comunicação social nos coloca para essa mesma sociedade ou corporação.

REFERÊNCIA


A Globalização e as Mudanças no Papel da Empresa, do Executivo e da Secretária Disponível em: http://www.sinsesp.com.br/artigos. Acesso em 09 de setembro de 2015

GRION, Laurinda, A Nova Secretária – Metacampetente, Proativa, Dinâmica, São Paulo, Editora Madras, 2008.

RAMOS, Manuela A. N. O Novo Perfil da Secretária Executiva. Disponível em: http://www.unifieo.br/files/download/site/PIBIC/IniciacaoCientifica/0232tsemr.pdf. Acesso em 09 de setembro de 2015.

SANTOS, Magda E. MORETTO, Cleide F. O mercado de trabalho do secretário executivo no contexto da dinâmica produtiva e do emprego recentes no Brasil Disponível em: file:///C:/Users/asfreitas/Desktop/2324-8567-1-PB.pdf. Acesso em: 11 de setembro de 2015

Secretariado Executivo em Alta. Disponível em: http://dtcom.com.br/secretariado executivo-em-alta. Acesso em 09 de setembro de 2015.