O atual contexto organizacional exige que o Profissional de
Secretariado tenha competências e habilidades para atender as demandas do
mercado. Perrenoud (1999, p. 15), define competências como “a capacidade de mobilizar
diversos recursos cognitivos (saberes, técnicas, saber fazer, atitudes, etc.)
para solucionar com pertinência e eficácia uma determinada situação”.
Sobre habilidades, conforme Duarte (2000, p. 41) significa a
“capacidade de realizar uma tarefa ou um conjunto de tarefas em conformidade
com determinados padrões exigidos pela organização”. Essa autora menciona que
as habilidades envolvem conhecimentos teóricos e aptidões pessoais e se
relaciona à aplicação prática desses conhecimentos e aptidões.
Baseado no conceito de competências e habilidades percebe-se
que as organizações contemporâneas se mantêm dos resultados gerados através de
profissionais competentes e habilidosos em suas respectivas áreas de atuação.
Atualmente, o profissional de secretariado possui um poder decisório nas
organizações, sendo necessário que ele tenha um perfil embasado em competências
e habilidades.
Segundo Neiva e D’elia (2009) o secretário moderno faz a conexão nesse
processo globalizado quando atua como o elo entre clientes internos e externos,
parceiros, fornecedores, gerência informações, administra processos, prepara e
organiza o “meio de campo” para que soluções e decisões sejam tomadas com
qualidade.
Para executar as atuais exigências das organizações, os
profissionais utilizam dos pilares da administração de Fayol (1916)
sendo eles: planejamento, organização, execução e controle.
Para Fayol (1916), planejamento consiste em examinar o
futuro e traçar um plano de ação a médio e longo prazo. Resume-se que planejar
e traçar objetivos futuros, definir os e, paralelo a isso, eliminar pontos
fracos antecipando soluções para possíveis meios e formas para que tenham
maiores probabilidade de serem alcançados, e ameaças. Na profissão de
Secretariado, cada tarefa realizada precisa ter começo, meio e finalização.
Então, a secretária planeja sua rotina diária, como viagens, reuniões,
relatórios, eventos etc., utilizando o seu tempo da forma mais eficaz.
A organização define-se em decisões sobre a divisão de
autoridade, responsabilidades e recursos para realizar objetivos, ou seja, a
divisão de um todo em partes ordenadas, seguindo algum critério ou principio de
classificação. Nessa fase, cabe à secretária organizar documentos
administrativos, como arquivo físico e eletrônico, atas, contas, delegar
tarefas, dentre outras funções.
Direção, coordenação e autogestão são estratégias de
execução baseados nos processos de planejamento e organização. Então, cabe a
Secretária utilizar de sua habilidade técnica para executar as tarefas seja
delegando funções ou executando-as pessoalmente.
Controle, Fayol (1916), estabelece padrões e medidas de
desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais
compatíveis com o que a empresa espera. O controle das atividades desenvolvidas
permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras
estabelecidas e ditadas. A secretária que possui certa autonomia dentro da
empresa controla determinadas atividades, criando normas, sugerindo mudanças e
sugestões, interferindo no clima e na cultura organizacional dentro da empresa.
PROFISSIONAL DE SECRETARIADO: competências e habilidades no
mundo corporativo
JENNIFER CRISTINA D. DO AMARAL; AMANDA MOTA ENNES
BALDAN; VIVIANE RAIMUNDA BATISTA; LORENA REIS DO CARMO; SABRINA
ALZIRA GOMES HELMER; EDNA PAULA TEIXEIRA DA SILVA; MARCOS EUGÊNIO
VALE LEÃO
REFERÊNCIAS
D’ELIA, Ednéa Garcia Neiva e Maria Elizabeth Silva. As
novas competências do profissional de secretariado – 2. Ed. São Paulo:
IOB, 2009.
FAYOL, Henri. Administração Industrial e Geral,1916.
GARCIA, Elizabete Virag. Muito prazer sou a secretária
do senhor… São Caetano do Sul. 1999. Empreendedorismo –Robert Hisrich,
2002, p; 39
GONÇALVES, Melisa D’avila e Sou – Competências e
Habilidades: atitudes proativas, 2006.
MAXIMIANO, Antonio Amaru. Teoria Geral da
Administração: da revolução urbana à revolução digital. Ed. Atlas, 2002, pg.
105.
NATALENSE, Liana. A secretária do Futuro. Rio de
Janeiro: Qualitymark, 1998.
NUNES, Maria Madalena. Araujo, Marcos F. de. A evolução
do papel da secretária. São Paulo: Senac, 1994.
