sexta-feira, 30 de janeiro de 2015

A UTILIZAÇÃO DAS REDES SOCIAIS NO AMBIENTE EMPRESARIAL






É indiscutível a importância que as redes sociais têm para o indivíduo moderno.

Seja para o lazer ou para fins profissionais, sua utilização acaba por se tornar uma forma mais simples e direta de interação social.

As empresas, ao perceberem a infinidade de recursos possíveis, passaram a encarar estes serviços como uma forma de divulgação da marca e prospecção de negócios. Contudo, o que se vê atualmente é que alguns indivíduos acabam por ultrapassar os limites do aceitável, o que pode acarretar em exposição indevida das empresas em que trabalham, bem como perda do foco nas atividades laborais.

Por conta destes abusos, há por parte de alguns empregadores a política de controlar o acesso a estas redes ou mesmo bloqueá-lo totalmente.

Mas e quando o uso impróprio resulta em danos para a corporação empregadora do usuário?

Caso as publicações do funcionário causem prejuízos ao seu empregador, além da possibilidade de demissão por justa causa, com todas as implicações já mencionadas no texto anterior (“A Demissão de Acordo com o Ordenamento Jurídico Atual”), poderá resultar em reparação por danos morais e materiais, bem como eventuais lucros cessantes.

Danos materiais são todos aqueles que podem ter seu valor mensurado em dinheiro, por exemplo, prejuízos decorrentes de um não pagamento de um cliente pelo produto. Os danos morais podem ser reconhecidos para pessoas jurídicas também, conforme entendimento pacífico da doutrina e jurisprudência atuais. Imaginem o caso de um funcionário que, pela utilização de rede social, publica informações inverídicas e prejudiciais para a empresa que trabalha. Por conta destas informações, a empresa perde clientes e fornecedores e se vê obrigada a demitir funcionários, cortar gastos e passar por um período de dificuldade.
Esta corporação sofreu claro abalo moral, não em sua personalidade, mas sim em sua reputação. Aquele que publicou as informações falsas deve ser responsabilizado.

Como exemplo, cito decisão do Tribunal Superior do Trabalho (TST) no Recurso de Revista RR-625-74.2011.5.09.0001, onde uma funcionária de Pet Shop, após ter sido demitida, publicou ofensas pessoais aos donos do estabelecimento em sua rede social e informou que maltratava os animais destes durante os serviços de banho e tosa.

Estas informações, mesmo que não comprovadamente terem se tornado públicas ensejaram danos morais, pois, nas palavras do próprio magistrado, sabe-se que “o número de acessos em tais redes é tão desconhecido quanto incontrolável”.

Em outra oportunidade (AIRR – 5078-36.2010.5.06.0000), o mesmo tribunal considerou motivo suficiente para demissão por justa causa de uma enfermeira que postou fotos dela e de outros colegas de trabalho com o uniforme do hospital. Estas fotos mostravam além do logotipo do hospital, brincadeiras inadequadas para uma equipe de UTI, o que resultou em comentários impróprios e exposição indevida da instituição de saúde.

Portanto, mesmo que algumas companhias entendam ser possível a utilização das redes sociais no ambiente de trabalho, há necessidade de se precaver, prezando sempre pelo com senso e compreendendo que, apesar de um espaço pessoal, aquilo que compartilhamos pode repercutir muito mais que desejamos.









quinta-feira, 29 de janeiro de 2015

OS QUATRO PILARES DO CRESCIMENTO PROFISSIONAL


  


Vi muitas vezes profissionais de diferentes empresas e das mais diversas áreas, se lastimando por estarem estagnados profissionalmente e verem seus colegas se desenvolvendo. Seu principal questionamento é: O que ele (ou ela) tem de melhor do que eu? Inclusive, alguns fazem inferências maldosas em relação a seus colegas.

Realmente é difícil entender e se não soubermos administrar esta situação corremos o risco de nos desmotivar, ou prior, podemos acabar fazendo o papel do vilão e prejudicar o desenvolvimento dos outros, o que também, por conseqüência cria prejuízos à organização que representamos. Devemos ao invés disso, aprender com a mestra chamada Experiência. 

Você pode não seguir estes conselhos se quiser, mas se resolver seguir não vai ter nada a perder, pelo contrário tanto você quanto a organização que representa só terão a ganhar.

Grandes carreiristas apresentam entre si características comuns às quais se encaixam nos quatro pilares que aqui apresento, o ideal seria dar exemplos de cada um deles, mas vou me conter em explicá-los e deixar o leitor á observar em seu dia a dia:

O primeiro é a formação. É preciso que aquele que busca crescimento procure incessantemente formação e não estou falando somente de graduação, é preciso especializações, MBA, Mestrado Profissional e se possível Doutorado, além de constantes cursos de atualização e aperfeiçoamento. Isso tudo por duas razões: Uma delas é a constante oxigenação do cérebro, ou seja, quanto mais se ouve e se fala sobre nossa área e a respeito dos mais diversos assuntos, mais eles passam a fazer parte do nosso ethos e com isso integram nossa vida pessoal e profissional. A segunda razão é menos nobre e mais funcional. Quando estamos bem servidos de diplomas e certificados, impedimos outras pessoas de boicotar nosso crescimento com o argumento de que não temos formação, e facilitamos a abertura de portas. Nossos títulos e diplomas são como ferramentas que nos ajudarão a construir nosso crescimento.

Mas o segundo pilar é tão importante quanto o primeiro, é o do conhecimento prático. Não basta saber tudo na teoria, é preciso saber aplicar os conhecimentos na prática com eficiência, isto inclui também não ter preguiça de pesquisar ou vergonha de perguntar. As empresas não esperam que seus colaboradores saibam absolutamente tudo sobre o que devem fazer, mas precisam ter a certeza de que quando não soubermos o que fazer saberemos onde encontrar a informação, não importa se vai ser na literatura relacionada, na web ou com outras pessoas. Não é feio não saber, feio é fazer errado por não saber.

O terceiro pilar é o do relacionamento. É preciso saber relacionar-se bem com seus pares, com seus superiores, com aqueles que estão sob sua subordinação e principalmente com os que são de fora, sejam clientes, fornecedores, pessoas de outros setores da organização, etc. Relacionar-se bem, dá boa imagem a você e a empresa, isso faz toda a diferença porque todos preferem trabalhar com pessoas boas, honestas e integras que tendem muito mais a ajudar do que a prejudicar. Evidentemente, é muito mais prazeroso e seguro trabalhar com pessoas assim do que trabalhar com aqueles a quem não se pode confiar ou que estão de mau humor o tempo todo. Ter muitos amigos pode te ajudar em alguma coisa um dia, ter um só inimigo vai te dar grandes dores de cabeça.

O quarto é o Pilar eu chamo de vestir a camisa da empresa. É como trabalhar em uma empresa na qual você se sente dono, e por decorrência diretamente responsável por seu crescimento e desenvolvimento. É colocar o coração no seu trabalho pelo desejo de vê-lo bem feito e com bons resultados. Lembremo-nos aqui também que isso significa sentir-se responsável inclusive pelo crescimento do faturamento e redução de custos e perdas da empresa. Existe um clichê que diz: “A relação patrão e empregado é como um casamento!”, uma frase só se torna clichê a partir do momento em que muitas pessoas concordam com sua coerência e passam a repeti-la. Vejamos um exemplo dessa comparação: Se você chegar para sua esposa e disser que a ama que vive feliz com ela há anos, mas que sai todo mês com a vizinha porque acha ela mais bonita seu casamento acaba na hora. Ela não vai nem querer constatar se o que você disse é verdade. E se resolver constatar as conseqüências serão ainda piores. O mesmo pode acontecer na empresa onde você trabalha se seu diretor descobrir que você consome produtos do concorrente, ele se sentirá traído assim como se sentiria sua esposa no exemplo dado. Sei que isso parece básico e que talvez não precisa-se ser dito, mas é incrível ver o quanto as pessoas erram nessa questão. Vestir a camisa da empresa é fundamental.

Por fim, fica claro que os quatro pilares aqui mencionados são decisivos no seu crescimento, é certo que em cada empresa há outros valores a serem observados que lhe são peculiares, mas estes quatro servem para todas, se você decidir segui-los só não crescerá se não houver mais espaço para crescer na empresa onde trabalha.



Algumas referências:

• BOWER, Joseph L. - ONDE NASCEM OS CEOs: Os líderes internos são a chave de uma sucessão. São Paulo: Editora Gente, 2009;

• POULTER, Stephan B. - O FATOR PAI: Como o legado paterno afeta sua vida profissional. São Paulo: Editora Academia de Inteligência, 2008;

• CARNEGIE, Dale. - COMO DESFRUTAR SUA VIDA E SEU TRABALHO: Trechos de: Como fazer amigos e influenciar pessoas e Como evitar preocupações e começa a viver. São Paulo: Companhia Editora Nacional, 2002;

• ASHER, Donald. – QUEM É PROMOVIDO QUEM NÃO É E POR QUÊ: Gestão estratégica de carreira. São Paulo: Editora Gente, 2008;

• USEEM, Michael. – LIDERANDO PARA O ALTO: Como conduzir seu chefe em benefício de todos. São Paulo: Negócio Editora, 2002;

• BIECH, Eliane. – MANUAL DE LIDERANÇA DA ASTD: A melhor fonte de informação sobre a arte de liderar. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.


Apresentação do Autor.
Cleber Denis Nunes
Formação em Gestão de Pessoas, Mais de doze anos de experiência em RH, Publicações e apresentações em seminários e semanas de iniciação científica nas Faculdades Guarapuava

http://www.rhportal.com.br/artigos/rh.php?rh=Os-Quatro-Pilares-Do-Crescimento-Profissional&idc_cad=birmdbsfu 




quarta-feira, 28 de janeiro de 2015

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS




ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS

Na análise dos documentos de arquivo, podemos identificar em cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte, forma, formato, gênero, espécie e tipo/tipologia.

Suporte


Entende-se por suporte o material físico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso.

Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos documentos é o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da invenção do papel o homem se utilizou diversos outros suportes como o papiro, o pergaminho e até mesmo pedra ou argila.

Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informações, é comum a utilização de suportes eletrônicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magnética, disco ótico etc.

Note que o arquivo está habilitado a guardar documentos de diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservação (arquivos especiais, vistos anteriormente).

Gênero


O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informações foram registradas. Os gêneros mais comuns são:

Textuais: São os documentos cuja informação se apresenta em formato de texto (documentos escritos) como ofícios, memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc.

Iconográficos: São documentos que apresentam como informação imagens estáticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,
por exemplo.

Cartográficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando áreas maiores. Os exemplos mais comuns são mapas e plantas.

Micrográficos: Documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou microficha.

Sonoros: Documentos cuja informação esteja registrada em forma de som.

Filmográficos: Documentos que contenham filmagens, vídeos.

Informáticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte eletrônico.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

Se considerarmos as informações contidas em um documento, podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.

Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contêm informações comuns, cuja divulgação não comprometa a segurança ou o bom andamento das atividades rotineiras da instituição e que, por isso, não exijam medidas especiais de segurança e guarda no que se
refere à sua divulgação.

Já os documentos sigilosos são aqueles que, tendo em seu conteúdo informações de caráter restrito, requerem medidas especiais de segurança no que se refere à sua guarda e conservação.

Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos são classificados em quatro graus de sigilo, a saber:

Ultrassecretos: São classificados como ultrassecretos os documentos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou característica só devam ser do conhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;

Secretos: São classificados como secretos documentos que requeiram ato grau de segurança que só podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento, funcionalmente.


Confidenciais: São classificados como confidenciais a assuntos, que, embora não requeira alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.


Reservados: São assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.








terça-feira, 27 de janeiro de 2015

O INIMIGO TRABALHA AO LADO





A máxima “quando um não quer, dois não brigam” nem sempre é válida, mesmo no trabalho: basta uma brecha e surgem os desafetos. O relacionamento no ambiente corporativo é um dos pontos mais críticos para profissionais de todas as áreas. Apesar de desavenças serem contra produtivas, não faltam histórias de chefes ou colegas que tentaram prejudicar ou influenciar negativamente a imagem de outras pessoas. Segundo especialistas, a forma com a qual os envolvidos lidam com o período após a briga pode ser determinante para a posição na empresa.

Para driblar o clima ruim, a atendente da loja de conveniências BR Mania Regiane Neves, 28 anos, prefere levar na esportiva. Ela admite que já sofreu com intrigas por parte de colegas. “O melhor é evitar atritos e tentar manter o cooperativismo com os colegas. Uma mão sempre lava a outra. Outras funcionárias já tentaram me prejudicar, mas, após uma confraternização interna, nos tornamos mais próximas e hoje somos amigas”, relata. Colega de Regiane, Luciléia Marques, 32, acredita que discussões podem ser benéficas, desde que não sejam acaloradas: é uma oportunidade para que os envolvidos exponham pontos de vista e conheçam a opinião dos colegas. “Certo grau de conflito no trabalho é saudável e acaba agilizando a resolução de problemas. Eu nunca entro em um emprego com a ideia de fazer amigos. Naturalmente, fazer inimigos também não é o ideal. Para mim, a melhor saída está no respeito e na reciprocidade. Reclamar para um superior, só em último caso; muitas vezes não vale a pena”, reconhece.

Vou contar para o chefe

Será que recorrer ao gestor é uma boa ideia? Segundo Lúcia Helena Moura, analista de recursos humanos, a resposta é não. Casos de rivalidades só devem ser levados a superiores em situações extremas, onde há assédio moral, por exemplo. “Por incrível que possa parecer, casos de desavenças no trabalho por picuinha são os mais fáceis de serem superados, já que, às vezes, o que falta é uma oportunidade de um colaborador conhecer o outro de forma mais próxima. Eventos promovidos pelas companhias costumam ser ideais para isso. Levar assuntos menores ao conhecimento da chefia é extremamente negativo para ambas as partes: acaba sendo um atestado de que, em vez de trabalharem, ambos estão perdendo tempo com fofoca e intriga”, diz.

A especialista ressalta que o profissionalismo deve ser mantido. “Assim, pode haver um clima de segurança entre os colaboradores. Existem casos de funcionários que tomam atitudes que não seriam bem-vistas pela organização onde trabalham e, por ingenuidade,
acabam desabafando com um colega que pode vir a usar essa informação contra ele por vingança em algum momento. Nesse sentido, melhor do que ficar com o pé atrás é prezar pela reputação”, alerta.

Para o coach e autor do livro A reinvenção do profissional: tendências comportamentais do profissional do futuro (Editora Novo Século, 160 páginas, R$ 29,90), Alexandre Prates, a melhor saída para ocasiões conflituosas é demonstrar maturidade e inteligência emocional, já que mais grave que o atrito são as consequências geradas por ele. “O erro ocorre no momento em que uma situação profissional é levada para o âmbito pessoal. Com ânimos exaltados, um problema de pouca importância pode se tornar muito mais difícil de ser contornado, já que pessoas alheias à discussão acabam tomando partido, complicando a situação”, diz

Dona encrenca

Segundo pesquisa de 2009 realizada pelo grupo Workplace Bullying Institute, as mulheres são mais propensas a criarem intrigas no ambiente de trabalho. O estudo realizado pelo grupo norte-americano pesquisou sinais de bullying em ambientes corporativos e concluiu que o sexo feminino está mais agressivo e competitivo que o masculino. Para Carolina Rezende, fundadora da escola de empreendedorismo feminino Mulher de Negócio, o sexo feminino é, de fato, competitivo. Porém, segundo a especialista, devido à empatia, mulheres tendem a manter postura colaborativa. “Estamos todas no mesmo barco, não faria sentido simplesmente tentar puxar o tapete uma da outra. Tentar reconhecer os próprios erros, pedir desculpas e chegar a um acordo é a atitude esperada para sanar qualquer conflito”, diz.

O lado da empresa

Para o psicólogo Romiro Alves, criar um ambiente harmonioso também é responsabilidade da companhia. “Quando a empresa toma conhecimento da má conduta profissional de alguns funcionários, mas não adota soluções para o problema, mesmo sabendo que isso pode prejudicar os bons resultados da equipe, isso demonstra falha de gestão”, diz. “A empresa precisa criar um ambiente adequado para os colaboradores, eliminando — em último caso — pessoas com perfis contraprodutivos do quadro de funcionários, mas, antes, priorizando a reconciliação e o fator humano de cada colaborador.”

Escritório não é campo de batalha

Cinco passos para lidar com inimigos no trabalho:
1. Saiba que ter adversários é normal
2. Fortaleça a sua reputação
3. Entregue resultados
4. Seja firme e verdadeiro
5. Não se desespere





Fonte: Alexandre Prates






segunda-feira, 26 de janeiro de 2015

COMO FAZER SUA EQUIPE AMAR A SEGUNDA-FEIRA




Para boa parte das pessoas, a segunda-feira é o pior dia da semana, pois significa voltar a uma rotina de trabalho muitas vezes enfadonha ou emocionalmente desgastante. Encerrar o final de semana de lazer e descanso para retornar às atividades corriqueiras é uma transição que deve acontecer semanalmente, mas o ideal é que essa adaptação não seja difícil e sim o mais natural possível. Quando isso não acontece, de quem é a culpa?

Há algumas respostas possíveis e cada caso é um caso, mas, em geral, o problema pode ser individual ou coletivo. No primeiro cenário, o profissional está passando por uma fase difícil, e apesar de gostar do seu trabalho e da empresa na qual colabora, não consegue encontrar satisfação ali. Essa é uma questão pessoal. Mas na grande maioria das vezes o ambiente de trabalho não é motivador o suficiente para que o funcionário deseje voltar toda segunda-feira disposto a fazer seu melhor.

No livro "Até que enfim é segunda", de Roxanne Emmerich, a consultora aborda justamente esse tema. Sua proposta é mostrar como criar um ambiente de trabalho que estimule a produtividade e consequentemente melhore os resultados financeiros da empresa em questão.

Ela dá o seguinte exemplo para ilustrar um ambiente desagradável: como em uma viagem de férias na qual a família briga no carro - um reclama, outro quer que todos sigam seu roteiro, outro está cansado e frustrado, enquanto alguém faz questão de dizer que não queria estar ali - uma empresa pode se tornar uma espécie de bolha tóxica, propícia à proliferação de comportamentos disfuncionais, transmitindo a negatividade aos clientes.

O ponto defendido pela autora é que transformar o ambiente de trabalho em um local agradável, produtivo e que nutre a criatividade, proporcionando as condições necessárias para o desenvolvimento das atividades propostas, é uma mudança que culminará em aumento de lucros e crescimento da empresa. Profissionais mais satisfeitos com o que fazem e onde o fazem são colaboradores mais eficientes, contribuindo de forma eficaz para o sucesso da equipe que integram. Um ambiente motivador é aquele para o qual se deseja voltar toda segunda-feira.

No referido livro, Emmerich compartilha suas dicas para alcançar essa atmosfera de produtividade e realização, por mais difícil que seja a situação inicial. Confira abaixo algumas das estratégias que farão você e sua equipe passarem a pensar "até que enfim é segunda".

Assuma a responsabilidade, tome a frente

É preciso tomar a iniciativa de transformar o lugar, ainda que não você não ocupe uma posição de liderança. Uma mudança de atitude em nível pessoal, acompanhada de persistência, pode desencadear uma transformação coletiva. Como fazer isso? Observar locais - lojas, bancos, outros estabelecimentos - que transmitam harmonia e positividade, para assim captar ideias de como criar um ambiente desse tipo.

Coloque no papel o que precisa ser mudado e que tipo de comportamento deve ser substituído. Abolir atitudes prejudiciais é um ponto importante. Atente para as pessoas que precisarão de ajuda para aceitar uma mudança, e se inclua nesse grupo, se for o caso. A honestidade com os outros e consigo próprio é a chave para identificar as áreas mais problemáticas do seu ambiente de trabalho, de forma que elas possam ser expostas para a equipe, com o objetivo de mostrar o quanto certas mudanças seriam benéficas para todos.

Motive a equipe e mantenha a comunicação aberta

Se colegas ou superiores não reconhecem os esforços e desempenhos uns dos outros, é difícil encontrar motivação para fazer um bom trabalho. A frustração se torna constante e pode resultar em desânimo, inveja, insegurança, sentimentos que contribuem para que o ambiente continue tóxico e pesado.

Ao invés de esperar festas de final de ano para elogiar alguém, faça isso sempre que sentir vontade ou achar que convém. "Trate a todos da forma como gostaria de ser tratado e admita isso - como qualquer pessoa, você também gosta de receber elogios", afirma Emmerich. Alimente boas expectativas com relação às pessoas à sua volta e recompense-as com reconhecimento e apreço verdadeiros. Mantendo a comunicação aberta dessa forma, será bem mais fácil tanto elogiar quanto fazer críticas construtivas, para que o ambiente seja agradável e inspire confiança.


http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/como-fazer-sua-equipe-amar-a-segunda-feira/97101/





sexta-feira, 23 de janeiro de 2015

AFINAL, O QUE É ÉTICA





O termo ÉTICA deriva do grego ethos (caráter, modo de ser de uma pessoa). Ética é um conjunto de valores morais e princípios que norteiam a conduta humana na sociedade. A ética serve para que haja um equilíbrio e bom funcionamento social, possibilitando que ninguém saia prejudicado. Neste sentido, a ética, embora não possa ser confundida com as leis, está relacionada com o sentimento de justiça social.

A ética é construída por uma sociedade com base nos valores históricos e culturais. Do ponto de vista da Filosofia, a Ética é uma ciência que estuda os valores e princípios morais de uma sociedade e seus grupos. 

Cada sociedade e cada grupo possuem seus próprios códigos de ética. Num país, por exemplo, sacrificar animais para pesquisa científica pode ser ético. Em outro país, esta atitude pode desrespeitar os princípios éticos estabelecidos.Aproveitando o exemplo, a ética na área de pesquisas biológicas é denominada bioética.

Além dos princípios gerais que norteiam o bom funcionamento social, existe também a ética de determinados grupos ou locais específicos. Neste sentido, podemos citar: ética médica, ética de trabalho, ética empresarial, ética educacional, ética nos esportes, ética jornalística, ética na política, etc.


Uma pessoa que não segue a ética da sociedade a qual pertence é chamado de antiético, assim como o ato praticado.


quinta-feira, 22 de janeiro de 2015

REDES SOCIAIS NO TRABALHO: COMO NÃO PASSAR DO LIMITE




Muitas empresas se questionam sobre o uso do Facebook durante horário de expediente, algumas criam regras rígidas de controle e outras simplesmente liberam o uso. Segundo Christian Barbosa, especialista em administração do tempo e produtividade, a melhor saída é o caminho do meio. “Sou favorável ao uso das redes sociais, mas de forma controlada, com horários, limites de tempo, volume de dados trafegados etc. Não existe mais essa história de bloqueio total, a não ser que você reviste o bolso das pessoas e as impeça de trazer seu celular para o trabalho”, comenta.

Para ele, o problema não está em liberar ou não o uso, mas em desenvolver nas pessoas o senso de saber o limite. Quem não sabe dosar os acessos às redes sociais corre o risco de prejudicar a produtividade diária. “Não ligo nem um pouco de ver um colaborador no chat no Facebook, se tenho a certeza de que depois de algum tempo ele retornou mais focado para terminar a prioridade. O problema é se o chat não termina e consome longas horas no dia, o que prejudica a execução, atrasa uma série de atividades, os e-mails acumulam, a sensação de atraso e de correria aumentam”, diz.

Quem trabalha com internet liberada deve saber enxergar quando a rede ajuda e quando prejudica. Em alguns momentos do dia, fazer uma pausa par acessar o Facebook, por exemplo, será positivo e pode ajudar a espairecer as ideias e pensar em outras coisas. A ação pode até ser chamada de ócio criativo. No entanto, o uso excessivo vira o que Christian chama de circunstancial: a perda de tempo sem resultados.

Os gestores também podem ser fundamentais para que as redes sociais não roubem o tempo de seus profissionais. Eles devem ajudar a equipe a reconhecer o que é prioritário, delegar as atividades importantes e apoiar para que os resultados aconteçam. “Quando os profissionais estão engajados, sabem a direção e têm velocidade o autocontrole aparece naturalmente. O Facebook não pode ser considerado o culpado pela falta de produtividade da equipe. O problema pode estar na falta de uma liderança produtiva. Esse é o ponto!”, conclui o especialista.


http://revista.penseempregos.com.br/noticia/2014/02/redes-sociais-no-trabalho-como-nao-passar-do-limite-4429802.html





quarta-feira, 21 de janeiro de 2015

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS




QUANTO À ENTIDADE QUE O MANTÉM
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.

Arquivos públicos: são aqueles mantidos pelos órgãos públicos em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo, legislativo e judiciário). São ainda considerados arquivos públicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

Arquivos privados: são aqueles mantidos por entidades privadas (pessoas físicas ou jurídicas).

QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA 

Considerando as características dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados.

São arquivos especiais: aqueles que mantém sob sua guarda documentos de formas físicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação.

Em resumo, são aqueles arquivos que guardam documentos que, se não forem conservados de maneira especial, terão sua conservação seriamente comprometidas em virtude de suas características físicas.

São exemplos de arquivos especiais:


- arquivo de fotografias;
- arquivo de CD´s;
- arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e
- arquivo de fitas de vídeo

São arquivos especializados: arquivos que mantém sob sua guarda
documentos de áreas específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que não
misturam assuntos diversos em seu acervo.

São exemplos de arquivos especializados:


- arquivos de engenharia;
- arquivos médicos;
- arquivos de imprensa;
- arquivos de arquitetura.

QUANTO À EXTENSÃO DE SUA LOCALIZAÇÃO


Esta classificação é utilizada para diferenciar os arquivos com relação ao local em que são instalados. Em geral, o arquivo pode ser instalado nos próprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia, quando são chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para a instituição, pode ser instalado em um único local, recebendo os documentos provenientes dos diversos setores da instituição, quando é chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.

Nos dois casos (setorial ou central), deverá existir uma unidade de controle/coordenação centralizada, de forma que as atividades de arquivo (normas, procedimentos e operações) sejam realizadas de maneira padronizada.

QUANTO AO ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO DE SEUS DOCUMENTOS


Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida) os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade).

Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados serão conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e que ainda não prescreveram serão armazenados nos arquivos intermediários e aqueles que, já tendo cumprido sua função administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memória (história) da instituição, serão armazenados no arquivo permanente.










terça-feira, 20 de janeiro de 2015

MERITOCRACIA NAS EMPRESAS





Modelo de gestão busca promover a eficiência das equipes e estimular a produtividade nas organizações

O crescente volume de mulheres em posições de gestão, o número cada vez maior de jovens liderando equipes e a ascensão de pessoas com deficiência no mercado de trabalho são alguns indícios de que as empresas brasileiras têm apostado em métodos de gestão democráticos de promoção e desenvolvimento de funcionários, baseados no reconhecimento de boas atuações. Por meio da meritocracia, muitas organizações estabelecem estratégias que possibilitam avaliar de forma objetiva seus profissionais, permitindo recompensar quem apresenta os melhores resultados.

A superação dos objetivos pode garantir bônus extra, aumento de salário ou uma fatia maior na participação dos lucros da companhia. Uma desempenho constantemente acima do satisfatório reverte em crescimento na carreira. Na opinião de Rodrigo Soares, diretor da empresa de recrutamento especializado Hays, o essencial é conseguir mensurar de forma transparente as realizações individuais:

— Para que funcione, deve se estabelecer uma boa comunicação. Estipular os ganhos corporativos e focar na coletividade. Assim, cada um saberá a parte que lhe cabe na engrenagem e evitará a disputa entre áreas e pessoas em busca dos mesmos fins.

Metas claras auxiliam na avaliação justa, mas sozinhas não são o suficiente para pinçar os melhores profissionais. Segundo Crismeri Delfino Corrêa, vice-presidente de desenvolvimento humano e inovação da Associação Brasileira de Recursos Humanos no Estado (ABRH-RS), trata-se de um processo lento de educação corporativa.

— Na medida em que a empresa destaca alguém, mostra aos outros o que espera de seus colaboradores. Da mesma forma, aquele que recebe o prêmio aponta caminhos para os demais — explica Crismeri.

Quando bem aplicado, o sistema conduz a melhorias contínuas de performance, promove a eficiência das equipes e estimula a produtividade. O uso inadequado do modelo, no entanto, gera consequências negativas. Christian Orglmeister, sócio da consultoria de gestão global Boston Consulting Group (BCG), alerta que estratégias mal elaboradas incentivam um clima de individualismo no qual cada um busca só o próprio sucesso:

— Gerar falta de colaboração não é o que se quer. Isso ocorre quando se estipula alvos conflitantes ou não se leva em conta a subjetividade. Por essa razão, a atuação da liderança é fundamental. O líder deve estar atento às peculiaridades comportamentais de cada membro da equipe e perceber como se relacionam com os outros e de que forma contribuem para o sucesso do grupo.

Aposta na prata da casa

Há mais de cinco anos, o grupo Dimed Panvel utiliza o modelo de metas por resultados nos processos de valorização dos talentos internos. Em 2011, a metodologia foi incrementada com a adoção de um sistema de avaliação de desempenho que auxilia os profissionais no cumprimento dos seus objetivos.

— O resultado é que estamos conseguindo preencher grande parte das vagas com profissionais da casa. Cerca de 95% ocorre por meio de promoções — comemora Vivian Faria Correa, gerente corporativa de RH.

Para complementar, o grupo promove treinamentos que ajudam a habilitar candidatos a postos quando necessário. Dentro do Plano de Desenvolvimento Individual, a cada seis meses o colaborador tem a chance de realinhar seus planos para atingir as metas.


O que é meritocracia?

É o modelo de gestão baseado no mérito, no qual promoções e outras recompensas são conquistadas por quem apresenta resultados.

Qual é o objetivo

Valorizar, motivar e reter de forma clara e democrática os colaboradores que fazem a diferença nos negócios e garantem resultados e o crescimento constante da organização.

Como funciona

Metas quantitativas (mensuradas por notas) e qualitativas (avaliadas pela observação do gestor e expostas ao colaborador por meio de feedbacks) são previamente firmadas com os líderes. A superação dos objetivos é recompensada com prêmios.

Quais são as recompensas

Bônus como viagens, bolsas de estudo, valores financeiros, acréscimo de salário, entre outros. Há casos em que o sistema está vinculado à participação nos lucros da empresa. Quando a superação de metas é contínuo, pode levar à promoção do funcionário.

Cuidados ao aplicar o método

— Comunicação clara: as metas coletivas e individuais precisam estar bem esclarecidas para todos os envolvidos.

— Antes de aplicar o sistema, a empresa deve definir o que entende por mérito.

— Se faz necessário planejamento prévio das ações para que não haja conflito entre as metas. Há risco de estimular o individualismo e a competição negativa entre pessoas e equipes.

— O plano de ações deve estar alinhado à cultura e aos valores da companhia.

— É equivocada a ideia de que quanto mais metas o profissional tiver, mais desempenhará.

— Os objetivos não podem sobrecarregar o colaborador, mas acrescentar valor ao seu trabalho.

— Sistema estabelecido e não amparado por um processo formal de avaliação perde a sua função. Os líderes têm papel fundamental ao dar feedbaks corretos e se manter atentos ao desenvolvimento de cada membro da equipe.

Como se beneficiar do sistema

— Encare o momento como uma oportunidade de mostrar o seu trabalho e de ser valorizado.

— Procure saber claramente o que a empresa espera de você.

— Uma das funções do sistema de meritocracia e desenvolver talentos e fortalecer o grupo. Por tanto, ao criar suas metas, busque desafios que o façam superar a si mesmo e não a seus pares.

— Tente entender como você tem sido visto pela sua equipe e pelos clientes.

— Desafie-se. Não se subestime criando objetivos fáceis ou simplesmente endossando algo que já faz parte do seu job description (as atividades inerentes ao seu cargo).

— Cuidado. Não se superestime adotando metas muito difíceis de serem realizadas dentro do período estipulado, pois o não cumprimento delas significa mais do que apenas a perda da recompensa. Você pode perder oportunidades de crescimento e, a longo prazo, acarretar no seu desligamento da companhia.

— Fique atento aos feedbaks. São oportunidades de realinhar metas e perceber como você é visto pelo líder e pela empresa.

— Quando receber um retorno referente a suas metas não atingidas, questione os motivos de cada decisão.

— Caso não concorde com algum ponto negativo, busque entender com seu gestor ou equipe, como poderia ter feito melhor ou diferente para se aproximar dos reais resultados esperados.

— Aproveite essas conversas para esclarecer suas dúvidas, aprender com a experiência dos demais e se sentir cada vez mais preparado para alcançar os seus objetivos.

Qual a origem

A globalização influenciou na difusão da cultura meritocrática nas organizações aqui no Brasil, afirma Sofia Esteves, presidente do Grupo DMRH e da Cia de Talentos. Segundo a especialista, as primeiras empresas a estabelecerem a gestão de desempenho de pessoas e equipes baseada em metas quantitativas e qualitativas foram as multinacionais de grande porte, que há mais ou menos 10 anos praticam esse modelo.


Fontes: Sofia Esteves, presidente do Grupo DMRH e da Cia de Talentos; Christian Orglmeister, Sócio do BCG; Rodrigo Soares, diretor da HAYS e Crismeri Delfino Corrêa, vice-presidente de desenvolvimento humano e inovação ABRH-RS

segunda-feira, 19 de janeiro de 2015

VOCÊ É DO TIPO BONZINHO DEMAIS?




Não são poucas as vezes em que você passa por situações em que supostamente deveria agir com bondade. Falo dessas que ultrapassam os limites, no trabalho, na faculdade ou em qualquer outro lugar. Você enfrenta o dilema do “ser ou não ser bonzinho” e geralmente age com a emoção e esse pensamento: "devo ser bom e jamais posso dizer não". Você age de acordo com aquela visão de liderança frustrada: tenho que fazer tudo, pois eu sou o líder, tenho que mostrar meu papel, devo ajudar e tenho que ser companheiro.

Vamos rever o que você acabou de ler, não me entenda errado, por favor! Ajudar, apoiar, ser bondoso e companheiro são características de um excelente líder, essenciais, mas só quando são usadas com moderação.

Lembre-se: mostrar o caminho ou caminhar junto é totalmente diferente de carregar no colo. Na verdade, a maioria das pessoas não sabe estabelecer um equilíbrio entre o lado emocional e o racional, se deixando levar facilmente pelos impulsos.

E então, você é o “bonzinho” da história? Se a resposta for sim, vamos analisar 4 características das pessoas que você pode estar formando:

Folgadas: aprendem que podem conseguir o que querem em cima de outras pessoas;

Mal acostumadas: pessoas dependentes de outras que, ao se verem sozinhas, sofrem além do normal;

Inseguras: acreditam que são incapazes de traçar planos de sucesso e de alcançar seus objetivos;

Infelizes: pessoas que não conseguem o sucesso ou que o conseguem nas costas de outras pessoas. Parecem felizes, procuram demonstrar a felicidade, mesmo sabendo que estão fora da realidade.


No entanto, nunca é tarde para mudar...

O fato de ter errado no passado e ainda, muitas vezes, errar no presente com essa falsa boa atitude, não significa que você deve continuar nessa situação. O medo de ser taxado de exibido, egoísta ou até mesmo de individualista, criam a ilusão de que você deve ser o “bonzinho” da vez. A facilidade está tão presente na vida das pessoas “beneficiadas” que, dessa forma, tornam-se muito mal acostumadas e sempre que surgem desafios complexos procuram, de cara, um jeitinho de maquiá-los e superá-los sem qualquer esforço.

A conscientização do erro em ser “bonzinho” é o primeiro passo para você realmente ajudar na formação de bons indivíduos. Pense bem: acima de tudo, você irá contribuir com a sociedade inserindo pessoas honestas e dignas de respeito. A sinceridade causa rejeição, isso é um fato indiscutível, porém, na luta contra a corrupção é o combustível principal. Seja sincero e verdadeiro pois, dessa forma, sua atitude servirá de base para a sua equipe, fazendo com que a mesma caminhe com seus próprios pés e assim possa sentir verdadeiramente o sabor de uma conquista.

Espera aí... Você tá com medo das críticas?

Não se preocupe, isso é passageiro. Na verdade você deve se preocupar com o futuro da sua nação fazendo sua parte, mesmo que pareçam simples atos, faça-os com determinação. Mantenha-se consistente mesmo diante das rejeições e retaliações que consequentemente você enfrentará. Saiba que na guerra contra o extermínio da “bondade superficial” e contra a “hipocrisia”, o sincero é o vilão da história, mas é ele que, com suas atitudes, ajudará na formação de uma sociedade mais justa e humanizada.

Lembre-se daquela frase bem conhecida: “Faça a diferença.”

Deixe um verdadeiro legado, meu amigo (a). Faça com que na sua ausência as pessoas continuem a seguir seus ensinamentos, e que mesmo distantes tenham você como exemplo de profissional e, principalmente, como exemplo de ser humano. 








sexta-feira, 16 de janeiro de 2015

DICAS DO HOMEM-ARANHA PARA O SEU SUCESSO PROFISSIONAL




Esta semana, estava conversando com um amigo meu sobre cinema e depois de muito discutir, nos demos conta que estávamos falando sobre sucesso profissional (que não tinha nada a ver com o assunto inicial). Acontece que, no meio da conversa, os dois assuntos se uniram e eis que surgiu a ideia para um texto mais “extrovertido” e simples aqui no blog.


Os filmes (nem tão recentes) do Homem-Aranha possuem algumas lições que podem ser adaptadas para nosso dia-dia profissional. Essas lições podem ser observadas no desenrolar das conhecidíssimas aventuras de Peter Parker e sua vida como super-herói, no cinema e nos quadrinhos.

Apesar de não ser um aficionado nem por cinema, nem por quadrinhos, tentarei expor três dessas observações às quais não é preciso ser profundo conhecedor do personagem para compreender. Perdoem-me algum erro acerca das informações do personagem em si, aqueles que são verdadeiras “enciclopédias” sobre o herói.

Lição 1: Ouça os mais experientes

Como sabemos, o Homem-Aranha possui uma força sobre humana, sem falar de todas as habilidades e poderes de aranha: lançar teias, escalar paredes, instinto super  apurado, dentre outras coisas. Apesar disso, sempre que o herói se encontra com dúvidas ouve sua frágil e doce Tia May que, quase sempre, dá conselhos que resolvem seus conflitos. Ou seja, apesar de toda sua competência, habilidade e conhecimento na luta contra o crime, a experiência de sua Tia May supera todos os superpoderes do herói.

Assim é também em nossa vida profissional. Apesar de sua capacidade técnica, conhecimentos, habilidades ou capacitação, é importante que não cometa o erro de achar que esses “poderes” o fazem superior àqueles mais experientes, mesmo que esses, aparentemente, não tenham tais poderes.

Lição 2: Seja profissional

Peter Parker possui uma paixão, inicialmente platônica, por sua amiga de infância Mary Jane e, como Homem-Aranha, consegue finalmente conquistar seu amor. Porém, isso não é tão fácil quanto parece, uma vez que Peter se encontra sempre entre seus deveres como super-herói e a segurança do amor de Mary Jane. Muitas vezes, o herói se encontra entre assistir a peça teatral de sua garota e alguma ameaça aos habitantes (pessoas que nem conhece) da cidade. E, na maioria das vezes, seu dever como super-herói fala mais alto.

Mas calma, gente. Não estou afirmando que devemos abandonar nossas famílias, namoradas, noivas ou esposas, fazer horas-extras, trabalhar no final de semana, ou o que quer que seja, para fazer um relatório, tomar uma decisão na empresa ou conferir se alguma documentação está errada. O que quero frisar aqui é o COMPROMETIMENTO COM SEU TRABALHO (nas devidas proporções), responsabilidade com prazos e com seus superiores e subordinados. Ou seja, realmente estar disposto a fazer as coisas acontecerem em seu trabalho, e não ficar alheio a ele.

Lição 3: Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades

A terceira e última lição vai, de certo modo, ao encontro da primeira. Ela é citada pelo Tio Ben, tio de Peter, cujas sábias contribuições nos foram dadas logo na primeira sequência da história.

Quantos sonham com promoções, reconhecimento do chefe, autonomia de trabalho ou projetos desafiadores? Com certeza todos que leem esse artigo! Porém, nem todos estão preparados para assumir tais responsabilidades. Autonomia, reconhecimento e desafios trazem cobranças mais severas e maior responsabilidade com o resultado final da organização. Um técnico tem menos “poder” que um coordenador, por exemplo, porém suas responsabilidades são exponencialmente maiores e cabe a quem assumi-las estar preparado para a oportunidade, ou como Tio Ben disse: poderes. Dessa forma, cabe ao gestor ter consciência e estar preparado para as grandes responsabilidades que vêm com o poder dentro da organização.

Sei que muitas destas dicas já foram apresentadas por diversas pessoas ou até mesmo pelo consenso geral, mas a comparação, até certo ponto extrovertida, com o super-herói é valida para dar uma contribuição, ainda que pequena, a vocês, leitores do blog. Espero que tenham gostado! Comentem!





quinta-feira, 15 de janeiro de 2015

COMO IDENTIFICAR A ÉTICA DOS CANDIDATOS NO PROCESSO DE RECRUTAMENTO?




Ferramentas como a Análise de Aderência Ética (AAE) ajudam as organizações a identificar o grau de aderência dos candidatos ao seu perfil ético, fortalecendo assim a cultura ética da empresa e sua capacidade de resistência às fraudes.

Tratar da gestão da ética nas organizações é fundamental nos processos de recrutamento. “Não há organização ética ou antiética, ou ainda, classificação de que uma determinada sociedade é moral ou amoral”, afirma Renato Santos, Gerente Executivo da  ICTS Protiviti, empresa global de consultoria e serviços especializada em Gestão de Riscos, Auditoria Interna, Ética, Compliance e Segurança. Mas há comportamentos que não estão de acordo (compliance) com boas práticas e estes comportamentos se dão sempre pelo indivíduo. “Podemos inferir que somente a ação humana individual é valorada moralmente”, acrescenta.


Segundo o especialista, as organizações devem buscar comprometimento ético nos seus candidatos, assumindo a responsabilidade de auxiliá-los na resolução de conflitos éticos com que podem se deparar durante o exercício de suas funções, já que dilemas éticos podem ocorrer, e a omissão do que se espera dos profissionais diante de tais dilemas não é salutar para a organização. Daí, programas de seleção com o escopo do entendimento da ética do candidato e compliance estão estritamente interligados, pois se baseiam em valores e responsabilidades morais, que procuram incentivar o cumprimento e conformidade às leis e políticas internas, o que, por sua vez, tende a culminar no fortalecimento da cultura ética da organização, afirma o especialista.

Programas de seleção com uma abordagem ética devem envolver todos os níveis da organização, caso contrário, não atingirão o seu objetivo macro de buscar uma maior homogeneidade na forma de conduzir questões éticas.

Uma ferramenta de gestão da ética é a denominada Análise de Aderência à Ética, que tem como objetivos identificar o nível de compliance individual dos participantes com a cultura da organização; mitigar vulnerabilidades que interfiram na manutenção de um ambiente ético; sugerir aprimoramentos às normas e procedimentos da empresa em relação à sua clareza para prevenção de perdas e fraudes e reforçar a mensagem corporativa da importância da ética, levando a um aumento de inibição a má conduta. “Esse processo é aplicado para candidatos a posições sensíveis em suas organizações, sensibilidade essa que pode estar atrelada à vulnerabilidade das atividades que seu cargo propicia ao lidar com informações confidenciais, bens, dinheiro, negociações, entre outras”, disse.

Uma das formas de identificar a verdadeira percepção de ética do profissional é buscar padrões de emoção em sua fala. Santos dá alguns exemplos: “Ao invés de perguntar ao candidato “você teve problemas na sua saída da empresa anterior?“, peça para ele relatar o último dia dele na empresa anterior. Ao se lembrar desse dia, ele resgatará da memória emoções positivas ou negativas de sua saída, que serão expressadas através da sua linguagem verbal e não-verbal, possibilitando um maior aprofundamento do tema.”








quarta-feira, 14 de janeiro de 2015

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA




ARQUIVO

De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que:

Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.

Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida.

O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado acervo.

FUNÇÃO DO ARQUIVO 

Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize seus recursos.

FINALIDADES DO ARQUIVO

Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administração e à história.

Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informações contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem informações relativas às atividades da instituição.

Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode também preservar, através de sua documentação, aspectos históricos relativos à instituição a que está inserido e mesmo à sociedade em geral.

Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados.

DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA

Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organização e disponibilização da informação), arquivo e biblioteca possuem características distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de forma sintética, as principais diferenças encontradas entre as duas áreas.

Objetivo


Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a administração é a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a informação para fins culturais.

Desta forma, informações orgânicas (que comprovam as atividades da instituição e são criadas em decorrências destas atividades) são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informações não orgânicas (que não refletem as atividades da instituição) são conservadas nas bibliotecas.

Formas de ingresso dos documentos na instituição

Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituição de formas variadas.

Os documentos de arquivo são produzidos pela própria instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orgânicas da instituição.

Os documentos de biblioteca, pelo seu caráter não-orgânico (como visto no tópico anterior) são escolhidos pela instituição e adquiridos conforme sua conveniência, formando coleções. Tal aquisição se dá, normalmente, através da compra do material escolhido, ou, ainda, através de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta (troca) com outras bibliotecas.

Quantidade de exemplares de cada documento


Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos em um único exemplar, tendo, no máximo, um limitado número de cópias para atender a eventuais necessidades administrativas. Já os documentos de biblioteca (os livros, por exemplo), são produzidos em numerosos exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.

Classificação ou codificação dos documentos


Existem várias maneiras diferentes para se organizar os documentos, como veremos no item Métodos de arquivamento, sendo que uma delas é através da classificação ou codificação (anotação de um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes ou prateleiras.

Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação, com a diferença de que, enquanto a biblioteca adota esquemas preestabelecidos e padronizados (não variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras.

Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem entre si a partir dos seguintes aspectos:



ARQUIVO
BIBLIOTECA

Objetivo


Funcional

Cultura

Formas de aquisição de documentos


Produção
Recebimento

Compra
Doação
Permuta


Quantidade de exemplares


Único exemplar ou limitado números de cópias

Vários exemplares

Acumulação dos documentos


Orgânica

Coleção