VAMOS FALAR SÉRIO SOBRE O QUE VOCÊ ANDA DIZENDO SOBRE SERVIDORES PÚBLICOS

O serviço público brasileiro tem problemas? Sim, muitos. Há servidores que abusam da estabilidade que a maior parte das carreiras no setor oferece? Sim, também. Mas promover e difundir generalizações do tipo “todo funcionário público é vagabundo e preguiçoso” é tão sem sentido e irresponsável quanto dizer que todo empresário é um egoísta explorador e sem escrúpulos.

O Brasil tem uma máquina estatal grande, devido a vários fatores e escolhas feitas pelos governos que tivemos ao longo de nossa história, desde a época em que éramos colônia de Portugal. Bem ou mal, hoje, essa estrutura é fundamental para que o país funcione. Poderia ser diferente? Pode e acredito que um dia será. Mas, em menor ou maior quantidade, sempre teremos funcionários públicos, precisaremos deles. O que nos cabe, enquanto cidadãos, é contribuir para que o serviço prestado por esses trabalhadores seja cada vez melhor.

O emprego público por aqui sempre foi utilizado como moeda de troca, instrumento de controle de cidadãos-eleitores, material para manobras políticas. Durante muito tempo, o acesso a um cargo desses, “estável” e "vitalício", não foi nada republicano. Era o tipo de “boquinha” que só se conseguia com uma boa barganha e o intermédio de alguém influente.

Ao passo que fomos amadurecendo enquanto república, esse processo foi se tornando mais profissional. Os concursos públicos trouxeram mais isonomia e o velho “quem indica” perdeu força.

Obviamente, ainda temos hoje milhares e milhares de postos que ainda são preenchidos sem concurso, por mera indicação. São os chamados “cargos de confiança” ou “cargos comissionados”, preenchidos por servidores de áreas operacionais que geralmente são substituídos a cada novo governo. 

Existem muitas brechas no estado brasileiro que só uma mudança profunda e sistemática na nossa forma de sermos republicanos vai promover avanços duradouros e significativos. Mas, enquanto isso não acontece, tem muita gente - me arrisco a dizer até que é a maioria - que não cede às "tentações" de sistemas frágeis e mal controlados, que cumpre com suas obrigações de maneira séria e que não merece ser enterrada na vala comum reservada na história aos vilões do povo brasileiro.

Não consigo tolerar a demonização da figura dos trabalhadores públicos, de maneira genérica, etiquetando-os como aproveitadores que deitam e rolam com o suado dinheiro do contribuinte. Antes de dizer qualquer coisa sobre um funcionário público, lembre-se de que bem perto de você devem existir vários, que acordam cedo, fazem seu trabalho com dignidade e respeito aos cidadãos, nunca aceitaram propina nem deixaram atestado médico falso no RH.

Já tive más experiências com pessoas que me atenderam em órgãos públicos. Mas não mais do que tive com empresas privadas. Na verdade, já fui mais bem atendido por médicos e enfermeiros de hospitais públicos do que por outros em unidades privadas. Já recebi tratamento melhor de servidores da Previdência, da Receita, da Caixa Econômica e outras organizações públicas do que tive por parte de empresas de telefonia, internet, energia ou cartão de crédito.

Bons funcionários públicos são importantes para o país. Respeitá-los é tão essencial quanto cobrar que cumpram bem seu trabalho. Faça sua parte.

A você, bom servidor público, deixo, antes de tudo, meu agradecimento pelos bons serviços prestados. E meus parabéns pelo seu dia!

http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/vamos-falar-serio-sobre-o-que-voce-anda-dizendo-sobre-servidores-publicos/91302/

CONHEÇA CINCO PERFIS DE COLEGA QUE PODEM PREJUDICÁ-LO NO TRABALHO

É natural que o ambiente corporativo favoreça algum tipo de competição entre os profissionais, mas o que fazer quando o limite é extrapolado e o único foco do colega de trabalho é te prejudicar?

De acordo com o headhunter do site Recrutando.com, Luiz Pagnez, vários tipos de sentimentos podem levar um profissional a prejudicar o outro, consciente ou inconscientemente. Para ele, qualquer um está sujeito a isso, tanto os funcionários novos como os veteranos.

"Inveja, ciúme, medo, sentimento de inferioridade ou uma competitividade desequilibrada fazem certos profissionais quererem diminuir seus colegas para poder se destacar", afirma.

O headhunter explica que nem sempre existem sinais muito claros, mas a principal arma para os "puxadores de tapete" é a fofoca. Uma mudança súbita no modo com que seu chefe te trata pode ser um indicativo de que algo está acontecendo.

"Essas mudanças podem ser sutis, desde a forma como ele te cumprimenta até perda de tarefas, responsabilidades ou atividades que são repassadas para outros colegas sem nenhuma explicação aparente", afirma Pagnez.

É um erro fingir que nada acontece ou atacar o colega 

Para o especialista, os dois extremos são um erro: fingir que nada está acontecendo (e achar que a empresa nunca vai acreditar em uma avaliação ruim que façam de você) ou reagir exageradamente atacando o outro colega de trabalho.

O modo como se deve reagir a essa situação depende da cultura da empresa e do estilo de liderança de seu chefe. "Se a empresa incentivar a competitividade ao invés do espírito de equipe, se queixar pode até ser pior, pois os puxadores de tapete são muito bons também em se fazer de vítima".

"O melhor é ter sempre seu trabalho em dia, entregar resultado para a empresa e buscar avaliação constante. Um diálogo frequente com seu chefe ajuda a evitar mal-entendidos e fofocas que possam prejudicá-lo", declara.

Veja quem são os puxadores de tapete na empresa

Invejoso

Não quer que ninguém seja melhor que ele. Tente elogiá-lo quando apresentar bons resultados e mostrar que ele também faz parte da equipeFoto: Getty Images

Medroso

Tem medo que alguém roube seu emprego. Uma boa conversa de vez em quando, para fazê-lo entender que você não quer derrubá-lo, pode deixar o seu nível de paranoia ou mania de perseguição mais controladosFoto: Getty Images

Nocauteador

Só se importa em entregar resultado. O foco dele é ganhar a luta sem se preocupar em quem precisará bater. Combine com ele metas claras para que você não fique no seu caminho e acabe sendo nocauteadoFoto: Getty Images

Individualista

Não sabe trabalhar em equipe e acha que apenas o jeito dele é o certo. Procure dividir bem as tarefas para que seu trabalho não dependa do deleFoto: Getty Images

Mau-caráter

É o pior de todos e tem prazer em prejudicar os outros. Dificilmente você poderá confiar nele. O melhor é se afastar o máximo possívelFoto: Getty Images

http://economia.uol.com.br/empregos-e-carreiras/noticias/redacao/2014/08/08/conheca-5-perfis-de-colega-que-podem-prejudica-lo-no-trabalho.htm

ERROS QUE PODEM PREJUDICAR SUA CARREIRA

Dedique alguns minutos para refletir sobre sua postura no trabalho. Nesse momento, pense sobre como você tem se relacionado com seus colegas e buscado cumprir as metas da empresa. A revista Forbes elaborou uma lista que mostra 14 erros que prejudicam seu desempenho no trabalho.

1 - Não compreender os objetivos da empresa:

Os profissionais devem compreender os objetivos das empresas, isso é o mínimo. Quando se você está desconectado desses objetivos, é possível que se torne um funcionário pouco inovador. Fazer apenas o que é pedido não é suficiente. Conheça as necessidades da empresa e faça com que ela cresça. 

2 - Não se fazer necessário:

Faça uma pergunta a você mesmo: “Se eu me demitisse amanhã, essa empresa sofreria com a minha ausência?” Seja honesto. Se a resposta é “não”, então talvez a própria companhia saiba que o quanto seu trabalho pode ser substituído. Ter segurança no emprego é resultado de um trabalho bem feito e aceitar grandes responsabilidades.

3 - Não ter um melhor amigo no trabalho:

Pesquisas mostram que ter um “melhor amigo no trabalho” faz com que você se sinta mais feliz, mais positivo e aumenta a probabilidade de você se manter no emprego. Quem tem um parceiro fiel no ambiente profissional é mais engajado. Apesar disso, apenas 30% das pessoas possuem um melhor amigo no trabalho.

4 - Seja você:

O bom profissional é sempre honesto em relação a sua personalidade, esta é a melhor maneira de progredir e se manter produtivo. Como Steve Jobs conseguiria manter-se produtivo ou Mark Cuban tomaria suas decisões? Essas atitudes estão ligadas a um estilo próprio. Seja a melhor versão de você, sempre!

5 - Não descansar:

Muitos profissionais acreditam que não pausar é sinal de produtividade e sucesso. Porém, a falta de um descanso pode mitigar o potencial de um Professional. O funcionário que trabalha excessivamente se transforma é zumbi, infectando todos ao redor.

6 - Colocar limites em si mesmo:

Nós quase nunca alcançamos o que imaginamos para nós. Muitas pessoas costumam dizer o que podemos ou não fazer. Então, essas vozes acabam limitando a capacidade do profissional acreditar em si mesmo. Essas dúvidas se tornam uma profecia. Tenha sempre em mente que o seus limites profissionais são a sua imaginação e o esforço que você dedica a sua carreira. 

7 - Esquecer o consumidor:

As pessoas mais importantes para você estão gastando dinheiro nos seus produtos e serviços. Quanto tempo do seu dia de trabalho você dedica a elas? Provavelmente, não o bastante. Negócios que não se conectam com os consumidores são os que morrem mais rapidamente. Comece o seu dia focando nos clientes e você nunca errará. (Dica: Leia “Delivering Happiness”, escrito por Tony Hsieh).

8 - Não agir como um chefe:

A revista aconselha aos gestores que convidem os profissionais a imaginarem que são o CEO, ao menos por um dia. Qual estilo de liderança você assumiria, se estivesse nessa posição? Esse é o mesmo senso de urgência que você precisa para ser bem sucedido nas suas funções.

9 - Pensar que as pessoas não estão avaliando sua performance:

O profissional deve ter em mente que está sendo constantemente avaliado. As pessoas observam como você se comporta como membro de uma equipe. Se não está enganando os colegas. Só por que você não tem recebido feedbacks negativos, não significa que as pessoas achem que você está fazendo um bom trabalho. Seus parâmetros devem ser mais altos que os dos outros. Julgue a si mesmo diariamente. 

10 - Não se fazer querido:

Em um mundo ideal, todos os ambientes corporativos são compostos por pura meritocracia. Mas nós somos organismos sociais. As pessoas gostam de trabalhar com aquelas que são agradáveis de ter por perto. Considere este cenário: A gestão de uma companhia precisa fazer cortes. Se existem dois profissionais com uma performance parecida, porém um é temperamental e o outro gentil. Quem será o escolhido para ficar?

11 - Levar problemas para o lado pessoal:

As vezes gastamos muita energia em chateações. Quando encaramos um conflito ou um feedback crítico, nossa primeira atitude deveria ser: “O que posso fazer para melhorar?”. Entretanto, muitos ainda enxergam o criticismo como uma questão pessoal. Então, mesmo que você discorde com uma abordagem, se esforce para manter a diplomacia no ambiente de trabalho.

12- Não se manter no auge da indústria:

Dedique parte das suas horas para ler sobre as novidades da indústria em que você está inserido, seja ela tecnologia, moda ou móveis. Acompanhar as tendências é fundamental para criar novas ideias e perspectivas.

13 - Esquecer os fatores mais importantes:

Qual é a coisa mais importante que você pode fazer para impulsionar a sua companhia para frente. Escreva todos os dias quais são os fatores que você precisa trabalhar para alcançar seus objetivos. Nós dedicamos muita energia a tarefas desnecessárias e esquecemos as questões mais importantes.

14 - Confiar no emprego de carreira:

O profissional precisa desenvolver suas habilidades pensando no próximo emprego. Pergunte a você mesmo: “Se eu for demitido, será que encontraria um bom emprego em ao menos três meses?” Se a resposta for não, você está despreparado para a economia moderna. Esteja sempre preocupado com a próxima etapa da sua carreira, seja ela voluntária ou não.

http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/14-erros-que-podem-prejudicar-a-sua-carreira/94126/

COMPLEMENTANDO AO TRABALHO DO CHEFE

Do estereótipo clássico que marcou as secretárias durante muitos anos, restaram apenas raras e abomináveis piadas sem graça. O mundo moderno se rendeu, finalmente, ao poder dos profissionais da área de Secretariado Executivo, que se tornam funcionários cada vez mais importantes para as empresas de todos os setores. Uma das poucas profissões ainda majoritariamente femininas, o secretariado se transformou em uma função não apenas de apoio mas de complementação do trabalho do executivo, que delega cada vez mais tarefas, por causa da falta de tempo para executá-las.

Entre as funções de secretaria estão o controle da agenda de compromissos do superior, o acompanhamento de reuniões e a redação de relatórios e correspondências, o atendimento do público interno e externo, o arquivamento de documentos, entre outras atividades da rotina específica do setor. Assim como acontece em outras profissões, nesta também já não se pode sobreviver sem bons conhecimentos de informática e de pelo menos mais um idioma - geralmente, é fundamental saber inglês, mas cresce a demanda por profissionais que dominam o espanhol.

"Mas não basta ter diploma", alerta Luiz Fernando Figueiredo, assistente de coordenação da Faculdade de Secretariado Executivo da Universidade São Judas Tadeu, em São Paulo. "O bom secretário executivo tem que ter respostas para as questões que se apresentam no dia-a-dia", completa. Isso significa que a capacidade para tomar decisões é uma qualidade indispensável. Muitas vezes, na ausência do chefe, é preciso contornar conflitos e situações inesperadas, de maneira a não obstruir o fluxo de trabalho. Esse profissional também deve ter sólidas noções de administração e boa dose de diplomacia para saber lidar com os demais funcionários e com a clientela da empresa.

Organização é outra característica desejável, que facilita o trabalho do secretário executivo, sempre às voltas com inúmeros compromissos - planejamento de eventos, acompanhamento de conferências, preparação de reuniões e pagamento de contas. Estar bem informado sobre fatos que possam ser de interesse para a companhia é fundamental. Por isso, a leitura de jornais e revistas semanais deve ser um hábito.

Na faculdade, o aluno recebe uma formação global. As disciplinas vão de cultura brasileira a psicologia, de matemática e estatística a contabilidade e Economia. Sem falar nas matérias que dizem respeito mais diretamente à rotina profissional, como noções de direito e ética, protocolo, administração e informática.

Em geral, o estudante consegue emprego antes de concluir o curso. "O mercado de trabalho é estável, mesmo em épocas de crise", informa Figueiredo. Mas, atenção: é fundamental não desperdiçar as oportunidades de estágio que aparecerem durante o curso. Nessa área, a experiência e o desembaraço contam muito para uma contratação.

http://www2.uol.com.br/aprendiz/n_revistas/revista_profissoes/agosto00/humanas/secretariado/index.htm

A INTELIGÊNCIA EMOCIONAL E O SECRETARIADO

A área de secretariado, regulamentada há 23 anos no Brasil, tem sido a que mais cresce no mundo, segundo dados da ONU. As novas exigências do mercado globalizado fazem com que o profissional de secretariado assuma novo perfil no assessoramento das organizações, tornando-se co-gestor de informações, de mudanças, do relacionamento interpessoal, de projetos, do conhecimento e de planejamento de sua própria carreira.

Diante da realidade do secretariado no mundo moderno, fica cada vez mais claro que os profissionais mais requisitados são aqueles que desenvolvem a iniciativa, conhecem o seu papel e sua função nas organizações e estão preparados para as mudanças necessárias aos novos desafios. Para alcançar metas e objetivos o novo profissional não pode relutar em aplicar técnicas de gerenciamento do tempo, comunicação, resolução de problemas. O profissional de secretariado será constantemente cobrado nas organizações em que atua no sentido de melhorar o atendimento ao cliente, colaborar com superação de barreiras da convivência e a gerir bem as diversas circunstâncias. A capacidade para gerenciar e tomar decisões, intermediando conflitos de todos os níveis será cada vez mais valorizada no mercado.

Sabendo disso, deve-se sempre buscar a construção de atitudes saudáveis e modificar atitudes nocivas. Desta forma fluirão melhores práticas em reuniões, administração do uso do tempo, diminuição de conflitos e maior qualidade pessoal e organizacional.

Nesse contexto, na postura profissional adotada, deve-se ter objetivos de se desenvolver o senso crítico, aprimorar atitudes e comportamentos profissionais para interferir positivamente no grupo de trabalho, buscando conviver em harmonia, administrar conflitos, motivar e elevar a produtividade. O profissional de secretariado pode exercer a liderança característica de seu perfil através de atitudes, tendo postura profissional em diversas situações. Nesse processo a boa comunicação é um elemento chave. Comunicar bem melhora muito o ambiente e a produtividade. E saber ouvir e perguntar é essencial para implantar mudanças eficazes e construir uma visão de futuro no trabalho.

Todas essas variáveis implicam em abordar a competência emocional, que nada mais é que a Inteligência Emocional voltada para a prática. Para melhorar nossa competência emocional devemos desenvolver a percepção das emoções identificando-as no sentido da autoconsciência, autocontrole, compreendendo o que está por trás de um sentimento e apreender meios de lidar com emoções. Por exemplo, é preciso estar orientado sobre as várias reações psicossociais que o fenômeno do estresse acarreta, identificando as características resilientes como forma de prevenção; e aprender que a relação corpo/mente/emoções é de grande importância para a qualidade de vida do ser humano e seus relacionamentos.

Visando a Inteligência Emocional pode-se estabelecer um programa sempre buscando aprender sobre os conceitos de competência emocional, para então se conscientizar de para que servem as emoções, e desenvolver a autoconsciência e autocontrole. Assim como conhecer o estresse e as formas de lidar com ele, primando especialmente pela prevenção, objetivando uma melhor qualidade de vida pessoal e profissional.

Benefícios práticos da Inteligência Emocional

Fica claro que o novo profissional deve aliar conhecimento técnico com o gerenciamento das emoções. Desenvolver a Inteligência Emocional pode contribuir para melhoria satisfatória de vários aspectos profissionais e pessoais. Alguns benefícios do fortalecimento da competência emocional são:

• Ter um bom autoconhecimento, conhecer as próprias aptidões e fraquezas, sabendo qual sentimento está afetando o equilíbrio e como agir em cada situação;
• Autoconsciência e controle dos próprios sentimentos e emoções, sabendo lidar com situações como ansiedade, tristeza e irritabilidade;
• Fortalece o otimismo para motivar-se de maneira efetiva tendo auto-aceitação das próprias limitações, assim como motivar as outras pessoas;
• Relacionar-se bem com as outras pessoas, comportando-se corretamente em situações de conflitos e comunicando-se de forma eficaz;
• Empatia bem desenvolvida para lidar com sentimentos e emoções de outras pessoas de maneira eficiente;
• Contribuição para a prática de um bom marketing pessoal (melhora significativa da imagem pessoal e profissional);
• Conseguir colocar as emoções a serviço de uma meta ou objetivo individual ou coletivo.

Estratégias de aprimoramento em Inteligência Emocional

Embora não seja possível afirmar com certeza a respeito da origem da inteligência humana e em vista da grande divergência de opiniões sobre o assunto, pode-se aumentar a própria inteligência aprendendo técnicas que permitem agir de forma inteligente. As ferramentas disponibilizadas pela própria mente, se usadas de forma correta, podem melhorar o desempenho em uma atividade, impondo mudanças positivas e uma melhora contínua.

Para continuar a desenvolver a Inteligência Emocional, o indivíduo necessita considerar alguns aspectos importantes. O primeiro deles é que as pessoas que possuem níveis mais elevados de Inteligência Emocional são notadamente pessoas que gostam de tentar novas coisas, que gostam de enriquecer sua visão fazendo novas conexões entre conhecimentos. O ponto é continuar aprendendo e praticando. É importante entrar em contato com pessoas que possuem habilidades emocionais desenvolvidas para descobrir como elas fizeram para chegar a tal ponto de competência, fazer perguntas sobre o que as motivou e que valores as conduziram a seu êxito.

Em um ambiente que muda rapidamente, como o atual, é essencial ter certeza das competências que levarão à conquista dos objetivos pessoais e profissionais. Qualquer que seja a mudança apresentada pelo ambiente, a resposta que o indivíduo dá a ela é que determinará os resultados. Culpar a falta de tempo, o chefe, ou a economia pelo que está acontecendo não é a melhor solução. Pois esses fatores não estão dentro do controle direto do indivíduo. O que pode ser controlado é o modo como ele responde ao ambiente. Essa resposta pode e deve ser mudada conforme necessário.

No escopo deste trabalho, não cabem descrições minuciosas e detalhadas sobre como desenvolver a Inteligência Emocional adequadamente. No entanto, as análises dos materiais pesquisados em livros, artigos, vídeos e sites na Internet, possibilitam estabelecer algumas sugestões para o profissional de secretariado buscar seu próprio desenvolvimento emocional.

No processo de aquisição de ferramentas para desenvolvimento da Inteligência Emocional é preciso estar atento para que se possa aprender a:

• Ouvir as emoções e descobrir que mensagem elas carregam;
• Fazer as perguntas corretas e usar diferentes soluções de percepção;
• Usar a estratégia abrangente de criatividade para conseguir soluções necessárias;
• Planejamento de objetivos alinhados com o que a pessoa é;
• Gerenciar as emoções para que elas possam ajudar a alcançar objetivos;
• Usar capacidades em contextos diversificados e modelos de excelência identificados em outras pessoas;
• Resolver conflitos e viver de forma harmônica consigo mesmo e os outros.

A série de práticas para o aprimoramento no gerenciamento das emoções, ligados ao conhecimento técnico requerido para a profissão, pode gerar os grandes benefícios já mencionados anteriormente.

A Inteligência Emocional, segundo o autor Goleman (2007), pode ser melhorada trabalhando-se cinco habilidades básicas que são: o conhecimento das próprias emoções (autoconhecimento); o controle das próprias emoções (autocontrole); a automotivação; o reconhecimento das emoções dos outros e finalmente a arte das relações humanas.

Em relação ao autoconhecimento, o primeiro passo é utilizar-se da autoconsciência para conhecer os próprios estados interiores, preferências, recursos e intuições. A autoconsciência é formada pela percepção emocional (reconhecimento das próprias emoções), a auto-avaliação precisa (saber os próprios pontos fortes e limitações) e a autoconfiança (que é a certeza do próprio valor e capacidade). Ou seja, é ser consciente para reconhecer individualmente cada emoção e como é que ocorrem e entender também o porquê daquela emoção, além de compreender os seus efeitos (bons ou maus) sobre o comportamento. Nessa aptidão, usa-se ainda a autoavaliação, para conhecer os próprios pontos fortes e as fraquezas, aprendendo com os erros, e tentando sempre construir com base no que já tem numa tentativa de se tornar melhor.

A segunda habilidade é o gerenciamento das emoções, ou seja, aprender a lidar com os próprios estados interiores, impulsos e recursos. Isso pode ser melhorado observando os itens: autocontrole (lidar com emoções perturbadoras e impulsos), merecer confiança (manter padrões de honestidade e integridade), ser consciencioso (assumir a responsabilidade pelo desempenho pessoal), adaptabilidade (flexibilidade para lidar com mudanças) e inovação (sentir-se à vontade e aberto diante de novas idéias, enfoques e novas informações). De forma geral, gerenciar emoções, ou ter autocontrole, é resistir aos impulsos, manter a calma mesmo quando o caos prevalece, e pensar sempre de forma ponderada, quando os que rodeiam não podem.

Na terceira habilidade, a automotivação, sabe-se que existem tendências emocionais que guiam ou facilitam o alcance de metas, tais como: vontade de realização (esforçar-se para melhorar ou satisfazer um padrão de excelência), a dedicação (alinhar-se com as metas da equipe e/ou organização), iniciativa (estar pronto para agir diante das oportunidades) e otimismo ( persistência na perseguição das metas a despeito de obstáculos e reveses). Deve-se haver a compreensão que todos cometem erros, mas a melhor escolha é persistir, não importa quantas vezes se tenha fracassado, mantendo sempre a esperança que o sucesso ou felicidade podem estar próximos. É necessário ainda, possuir certa adaptabilidade, para admitir o erro quando ele existir, permanecendo flexível diante dos obstáculos, mas nunca ser demasiado teimoso quando é necessário mudar.

Outra área a ser focada no processo de desenvolvimento de Inteligência Emocional é a da empatia, que é a percepção dos sentimentos, necessidades e preocupações dos demais indivíduos. Esta habilidade se divide em: compreender os outros (ou seja, pressentir os sentimentos e perspectivas dos outros e assumir um interesse ativo por suas preocupações), orientação para o serviço (antever, reconhecer e satisfazer as necessidades dos clientes), desenvolver os outros ( pressentir as necessidades de desenvolvimento dos outros e melhorar sua habilitação), alavancamento da diversidade (cultivar oportunidades através de diferentes tipos de pessoas) e percepção política (que é identificar e ler as correntes emocionais e os relacionamentos de poder de um grupo).

A última das estratégias de aprimoramento da Inteligência Emocional é trabalhar a habilidade para lidar com as emoções das outras pessoas. Essa é uma aptidão natural para induzir nos outros as respostas desejáveis. Desta forma é preciso focar os itens: influência (implementar táticas eficazes de persuasão), comunicação (emitir mensagens claras e convincentes), liderança (inspirar e guiar grupos e pessoas), catalisador de mudanças (iniciar ou administrar as mudanças), gerenciamento de conflitos (negociar e solucionar desacordos), formação de vínculos (estimular os relacionamentos produtivos), colaboração e cooperação (trabalhar com outros, rumo a metas compartilhadas), e a capacidade de equipe ( criar uma sinergia de equipe, buscando atingir metas coletivas). O essencial aqui é a iniciativa, dar o primeiro passo quando surge a oportunidade, nunca se retrair apenas porque não é a descrição de trabalho do profissional, pois algumas vezes será necessário flexibilizar as regras quando se trata de fazer progressos.

http://sitepinel.wordpress.com/

RELACIONAMENTO PROFISSIONAL TAMBÉM EXIGE ESFORÇO

A parceria com os colegas de trabalho nada mais é do que um casamento de características pessoais e profissionais que, como outro qualquer, exige muita dedicação, flexibilidade e força de vontade para fazer o relacionamento dar certo. Muitos profissionais esquecem-se de que as relações no ambiente de trabalho funcionam de forma muito parecida com os relacionamentos afetivos e por isso podem enfrentar problemas de incompatibilidade.

A diversidade engrandece o ambiente, nos faz ir além, buscar mais, superarmos a nos mesmos, ela traz a soma de forças. Mas é preciso saber cultivá-la. Dentro de um contexto diversificado, encontramos personalidades e backgrounds diferentes que, juntos, formam uma personalidade maior - a empresa, cujos objetivos e metas devem estar em sintonia com os objetivos pessoais. Sempre acreditei que a diferença entre dois profissionais não está no trabalho que desenvolvem, mas sim na dimensão que cada um dá ao seu trabalho. Desta forma, seu networking de relacionamentos e a inteligência emocional influenciarão diretamente na busca do sucesso.

Levanto aqui algumas características que, como num casamento afetivo, devem existir na relação profissional entre chefe e subordinado e entre seus pares: Entusiasmo: Uma pessoa feliz, simpática e com paixão pelo que faz transmite isso aos colegas e torna-se uma grande companhia. Contagia as pessoas com seu otimismo e influenciará os outros a agir da mesma forma, trazendo melhores resultados concretos para a empresa. Autoconsciência: É preciso conhecer-se bem e conhecer o outro, entender as suas razões e emoções para poder identificá-las nos outros e lidar com elas de forma positiva.

Atitude positiva: Acreditar no que você faz é meio caminho andado para o sucesso. Quem tem energia positiva faz as coisas acontecerem e não se deixa desmotivar por pequenas adversidades.

Comprometimento e lealdade: Você tem que ter admiração pela empresa e pelo companheiro de trabalho, caso contrário a parceira não funciona. Comprometimento significa conhecer a fundo o negócio da empresa, o departamento, o chefe e sua forma de trabalho, podendo auxiliá-lo de forma pró-ativa e com iniciativa, pensando no impensado e fazendo antes que algo seja dito. Assim como num casamento entre homem e mulher, este item é crucial para a formação de uma base sólida para o relacionamento.

Um “olho” para detalhes: Todo profissional deve ser detalhista e prover o chefe com o maior número de informações possíveis. A relação fica melhor quando este pode dar, em troca, informações significativas para uma atuação mais participativa e assertiva de sua equipe.

Discrição e confiabilidade: Para haver transparência é necessário que haja a confiança de ambos os lados de que tudo que é discutido no escritório é confidencial e diz respeito apenas a quem está envolvido no projeto. Comunicação aberta: Um canal de comunicação sincero, honesto, objetivo e claro é crucial para qualquer relacionamento, especialmente o profissional, onde tempo significa negócios e dinheiro.

Humildade: Para saber ouvir, saber pedir ajuda e saber reconhecer seus próprios erros. Serenidade: Para ultrapassar períodos de estresse e tensão, de grande volume de trabalho e sobrecarga emocional em função de prazos e importância dos projetos. O relacionamento profissional exige um grande investimento de tempo e energia, focando a sintonia para criar uma parceria de sucesso, que nada mais é do que um casamento feliz!

E você já viu melhores resultados do que aqueles criados por um casamento feliz?

Stefi Maerker é Diretora da SEC Secretary Search & Training e autora dos livros "Mulheres de Sucesso - Os Segredos das Mulheres Que Fizeram História" e "Secretária - Uma Parceria de Sucesso".

http://aartesecretariar.blogspot.com.br/

DEZ CAMINHOS PARA TRABALHAR INTELIGENTEMENTE

1 – Corpo saudável, mente saudável – mantendo bons hábitos de saúde você terá mais energia e disposição para realizar suas atividades.

2 – Seja um mediador confiável – mantenha um diálogo aberto e franco com as pessoas ao seu redor.

3 – Demarque limites emocionais – mantenha um bom envolvimento emocional com as pessoas, mas sem exageros.

4 – Não decida baseado somente em dados, mas também na discussão em grupo.

5 – Seja flexível – aceite as mudanças que podem ocorrer.

6 – Seja generoso quando perceber que os argumentos de outros têm mais fundamentos.

7 – Inicie um comentário sempre com um aspecto positivo – isto favorecerá a cooperação.

8 - Exponha francamente sua opinião quando sentir que algo está errado – fale com os envolvidos sobre a questão, não tenha receio.

9 – Ouça com empatia, com atenção e por inteiro todas as conversas.

10 – Arrisque-se a parecer o imperfeito – admitir que não sabe tudo é um bom caminho para a eficiência.

(retirado do texto: Aumentando sua Inteligência Emocional, de Jeanne Segal, Editora Rocco).

http://sitepinel.wordpress.com/ 

A IMPORTÂNCIA DE SABER COMO SE COMUNICAR

A comunicação é um processo que envolve a troca de informações e utiliza os sistemas simbólicos como suporte para este fim. A comunicação está dividida em duas maneiras:

 • Comunicação Verbal: Que é a expressão do pensamento através de palavras ou através do que é escrito;

• Comunicação Não Verbal: Que são gestos, a postura do corpo, o olhar, expressões do rosto, o que fazemos como agimos etc.

Comunicamo-nos o tempo inteiro. E são através desta comunicação que passamos para os demais, o que queremos, nossas vontades, nossas reações, os nossos conhecimentos e principalmente a nossa personalidades. Por esse motivo, é de extrema importância, saber se comunicar, pois ao contrário o receptor estará interpretando a sua mensagem de uma forma totalmente diferente.

Uma pesquisa realizada mostrou que em uma escala de 100%,por exemplo em um simples conversão receptor registra 55% a comunicação não verbal,38% a forma como a mensagem é passada e 7% pelo conteúdo em si. Isso traduz um dito popular "Não é o que você diz que fere as pessoas, mas como você diz".

Em nossa comunicação existe a Confiança, as Barreiras Inconscientes á comunicação e as Barreiras conscientes á comunicação. Abaixo segue a explicação de cada uma.

COMO DESPERTAR CONFIANÇA:

A confiança que você desperta no seu interlocutor é fundamental para a boa comunicação. Isso poderá ocorre se forem observados os seguintes aspectos:

• Saber ouvir;

• Acreditar no que diz;

• Sinceridade;

• Dar mais do que está pedindo;

• Falar o nome do seu interlocutor;

• Aparência;

• Aperto de mão;

• Tonalidade da voz;

• Olhos nos olhos.

BARREIRA INCONSCIENTE Á COMUNICAÇÃO:

• Egocentrismo;

• A percepção que temos do outro;

• A competição;

• A frustração;

• A transferência;

• A projeção.

BARREIRAS CONSCIENTES Á COMUNICAÇÃO:

• O emissor tem pouco conhecimento do assunto ou um preparo inadequado;

• O emissor não acredita na mensagem;

• O emissor não está interessado no assunto;

• Tanto o emissor quanto o receptor estão momentaneamente preocupados;

• O emissor e o receptor usam vocabulários diferentes;

• Uma falha não-intencional para dizerem o que pensam;

• As diferenças culturais dos comunicadores;

• Os "status" diferentes entre os comunicadores;

• Um dos comunicadores tem reações hostis ou negativas para com outro;

• A pressão do tempo;

• Palavras inadequadas para expressar conceitos difíceis, relacionamentos ou situações;

• Uso de sistema inadequado de "Feedback".

Comunicação depois da sobrevivência física é a mais primordial necessidade do ser humano.

Abaixo segue um vídeo que resume de uma forma bem humorada esse assunto. Confira.

http://www.admabrangente.blogspot.com.br/2011/06/importancia-de-saber-como-se-comunicar.html

COMPORTAMENTOS IRRITANTES NO TRABALHO

Não se pode agradar todo mundo o tempo todo, é verdade. Sobretudo no mundo dos negócios. Conhecemos muita gente, temos contato com as mais variadas culturas e temos o dever de respeitá-las. Entretanto, existem alguns comportamentos que nos deixam à beira de um ataque de nervos!

O Agente da CIA

Você está trabalhando calmamente (ou não) e chega um colega e parece que ele não veio falar com você, mas sim com o seu monitor. É aquele cara que geralmente tem um problema e age como se você estivesse de prontidão só esperando para poder resolver. Este é um comportamento irritante, pois todo mundo tem sua individualidade, quer seja para escrever um email ou relatório confidencial ou mesmo para dar uma espiadinha no Facebook!

É quase como se você tivesse sua casa invadida por um agente da CIA em busca de provas de um crime que, talvez, você nem tenha cometido! Então, caros agentes, tentem focar sua atenção em seus interlocutores e use a mesma regra dos vampiros: só entre se for convidado!

O "Famiglia Mancini"

Todo mundo já viu filmes com aquelas famílias imensas italianas, onde todo mundo fala alto, gesticulando muito. E tem por aí algumas pessoas que parecem que possuem uma família italiana dentro de si de tão alto que falam!

Numa reunião ou num papo informal no café você não precisa chamar a atenção do andar inteiro. Existem outras pessoas por ali, sabia? Elas também estão trabalhando, precisam de concentração, ou estão ao telefone falando com pessoas importantes! Por falar em telefone, não assuma que a pessoa do outro lado da linha tem algum problema de audição só por que você não ouve direito o que ela diz.

O Conectado

Vivemos em um mundo altamente conectado! Hoje achamos estranho se alguém diz que não acessa internet pelo seu celular ou tablet. Mas existem poucas coisas mais desagradáveis durante uma reunião do que perceber que alguém na sua audiência "esconde" o celular debaixo da mesa e fica "com um olho no peixe e outro no gato". E o pior é que esse cara realmente acredita que está sendo muito discreto na sua olhadinha nos emails ou nas fotos fofas do Facebook!

O primeiro mito que deve ser desfeito aqui é que nenhum condutor, por pior que ele seja, é tão tapado que não percebe que existe algo ali mais interessante do que sua apresentação. Outra coisa é que é praticamente impossível manter o foco nas duas coisas. Nenhum apresentador no mundo é capaz de concorrer com fotos bonitinhas de crianças fofas ou de piadinhas da Whoever Sincera.

Foco é foco e você só tem um. Se você foi convocado para uma apresentação ou reunião, esqueça seu celular e demonstre o devido respeito pelo que está sendo apresentado.

O Desconectado

Trabalhamos em grandes empresas, distribuídas em vários andares, várias cidades ou vários países. Para encurtar essa distância, inventaram o e-mail ou programas de comunicação instantânea.

Só que tem um povo que, na contramão do Conectado, insiste em fazer pouco caso destas "modernidades" tecnológicas. Lembre-se que ninguém trabalha sozinho. Precisamos de apoio de outras pessoas para tomar decisões ou mesmo dependemos das decisões dela. Se você sempre "não tem tempo" para responder a esses meios de comunicação, que deveriam aproximar as pessoas, tenha certeza que corre o sério risco de passarem por cima de você! Ou tomarão decisões por conta própria ou falarão diretamente com o seu chefe. E não é nada bom ser reconhecido como "o cara que atravanca o processo".

Mas, bancando o advogado do diabo, entendo que existem muitas pessoas que tem um sério problema de falta de objetividade. E isso pode atrapalhar o seu trabalho. Mesmo assim, não é desculpa para você deixar alguns emails pra depois. Seja educado e tente levar seu interlocutor para o lado da objetividade, nem que você precise 

pedir diretamente isso.

O "Tô nem Aí"

Tem algumas pessoas que definitivamente parecem que não estão nem aí para o que os outros tem a dizer. Você está no meio de uma explanação, desenvolvendo uma ideia e o cara te atravessa, contra ou a favor e você perde completamente a linha de raciocínio.

Minha avó materna dizia que "quando um burro fala, o outro abaixa a orelha" e hoje acredito que tem muita gente precisando abaixar suas orelhas. Não estou dizendo que não se deve discordar de ideias ou que não se deve expor sua posição. Pelo contrário! Acho isso muito positivo! Mas faça com educação. Peça licença, levante a mão, espere uma pausa no discurso. Demonstre que você respeita o direito do outro de expor suas ideias. Certamente você receberá isso em troca.

O Hardy Har Har

Não importa quantas sugestões que você dê. Tudo tem um lado negativo, uma chance de não funcionar. Na busca pela ideia perfeita algumas pessoas acabam desmotivando outros. Afinal, se todas as minhas ideias tem algum ponto negativo prontamente atacado, por que eu continuaria esquentando os miolos?

Geralmente estas pessoas não fazem isso para defender suas ideias (embora também tenham casos assim); elas simplesmente buscam a solução perfeita, pensar exaustivamente em todas as possibilidades, não errar. Entretanto, não existe a ideia perfeita. Não se pode prever todas as variáveis num mundo tão complexo. Principalmente, não se pode controlar a complexidade do sistema em que vivemos.

Relaxe! Permita-se errar. Permita-se experimentar. O que você ganha com isso? Rapidez! Se você perde muito tempo debruçado em um problema (ou procurando novos problemas), a concorrência vai passar na sua frente.

El Chupa-cabra

Definitivamente, pra mim, este é o comportamento que mais me irrita no mundo corporativo. Existem pessoas que não são tão rápidas em ter ideias ou que não tem um processo criativo rápido, então, elas pegam carona ou se apoderam das ideias dos outros.

Quantas vezes você já ouviu, imediatamente depois de sugerir algo: "eu ia falar isso" ou "eu sabia que você diria isso"? Oras! Se sabia ou se ia falar, por que não abriu a boca? Este comportamento é identificado em pessoas inseguras, que acreditam que suas ideias não são suficientemente boas, então, quando algo se assemelha com seu pensamento, elas usam estas frases para apoiar as ideias dos outros e ficam pulando de ideia em ideia, apoiando todo mundo. Mas elas acabam passando uma impressão totalmente irritante, por que parece que estão se aproveitando de você. Parece mais uma líder de torcida volúvel.

Em outros casos, algumas pessoas simplesmente pegam pra si as boas ideias. Não tem muito o que falar sobre isso: é simplesmente antiético, feio, pequeno.

Todo mundo tem seu lugar ao sol, todo mundo erra ou acerta. Não tenha medo de se expor. No máximo, você será visto como o cara que está tentando fazer algo. Principalmente, tenha suas próprias histórias pra contar, no lugar de contar as histórias dos outros!

Ouça o que disse o Dalai Lama

Bem, existem muitos outros comportamentos que nos deixam loucos no dia-a-dia. Poderíamos ficar aqui falando por meses sobre o assunto. Eu até poderia escrever um livro sobre isso. Mas, no lugar de ficarmos aqui reclamando, convido o leitor a refletir sobre o que VOCÊ está fazendo que pode enlouquecer seus colegas de trabalho.

Será que você se comporta de alguma das maneiras descritas neste artigo? Ou outras maneiras, quem sabe? Ou você observa que gera algum outro incômodo nos seus pares? Olhemos para nós mesmos agora! Avalie-se continuamente, seja melhor a cada dia. Não espere apenas que os outros mudem!

Seja a mudança que você quer ver no mundo!

Eu, por exemplo, depois deste artigo, prometo que tirarei o celular de perto de mim nas reuniões!

http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/7-comportamentos-irritantes-no-trabalho/79633/

A FORMAÇÃO PROFISSIONAL DA SECRETÁRIA.

A competição nacional e internacional têm levado as empresas a recorrerem a profissionais especializados no auxílio ao gerenciamento dos seus serviços e projetos. Os executivos, incumbidos da ampliação de mercado, dependem da atuação de sua equipe de trabalho. Isso aumenta as chances para a profissional Secretária/ Assessora na edificação da sua posição, abrindo novos campos de atividades como colaboradoras qualificadas no desenvolvimento de tarefas no suporte administrativo.

Segundo a PSI - Professional Secretaries Internacional, uma agremiação de secretárias americanas, “uma secretária é a assistente de um executivo, a qual possui as habilidades técnicas da sua profissão, que comprova a capacidade de assumir responsabilidades, mesmo sem instrução direta, que possui iniciativa e capacidade de discernimento e toma decisões independentes dentro da área de responsabilidade que lhe foi transferida, a fim de auxiliar o executivo no cumprimento de suas tarefas complexas.”

É no staff que acontece o papel e a função secretarial, no qual ela assume, pelo seu desempenho, papel-chave na equipe administrativa, atuando na Inteligência Organizacional da empresa, realizando a integração logística, a fim de garantir, com eficácia, o resultado de seu departamento. Desta profissional é sempre esperado alto desempenho, pontualidade, retidão. Mas sempre dependerá de certa medida de iniciativa e autoconsciência para alcançar o sucesso.

Nos últimos anos, as secretárias vêm frequentando cursos de graduação em Secretariado na busca de conhecimentos técnicos e tecnológicos para a execução de suas atividade, a fim de conseguir maior destaque profissional. Um dos pontos positivos desse curso é o direito à obtenção do Registro Profissional que a tornará reconhecida como profissional da área, além de oferecer ao seu currículo um brilho especial. 

No percurso acadêmico crescerá, passo a passo, em direção ao exercício pleno da função, aprofundando-se em informações, experiências e conhecimentos que ampliarão seu campo de trabalho com mais preparo técnico e tecnológico das rotinas de sua profissão, tudo isso somado à inclusão de atividades inovadoras.

Uma secretária que queira ser qualificada tem de ser triplamente competente:

1. Competência técnica

Ter conhecimento exato da área de tarefas secretariais e responsabilidades do seu superior e do departamento;

2. Competência interpessoal

Compreende independência, iniciativa e consciência de responsabilidade, mostrando uma personalidade aberta, íntegra, que não pensa apenas de maneira analítica, porém reage a desafios de maneira flexível, desenvolve suas atividades de maneira amigável, decisiva criativa, resistente em picos de trabalho, e dá valor a uma aparência externa bem cuidada.

3. Competência de liderança

A capacidade de motivar, realizando o convívio humano de foram autêntica, justa e objetiva e com capacidade de empatia, enfrentando até mesmo as conjunturas desfavoráveis com serenidade.

Isto é o que lhe trará um diferencial e uma participação efetiva na equipe, através do desenvolvimento de novas ideias, medidas e melhorias em trabalhos que assumirá com iniciativa, criatividade, qualidade e integridade através de atitudes assertivas e humanistas.

Poderá ter como meta o objetivo de ocupar uma posição de maior independência e alta responsabilidade. Para isso, deverá acrescentar em seus anos de experiência efetiva dedicação profissional e acadêmica, o que lhe abrirá novas oportunidades em sua área, como tornar-se docente e/ou consultora.

POR: Eni Silva Antonio

http://aartesecretariar.blogspot.com.br/2009/05/formacao-profissional-da-secretaria-eni.html

TÉCNICAS SECRETARIAIS

O domínio das técnicas secretariais, seja talvez um dos fatores mais importantes para a secretária, pois compõe a utilização das ferramentas que a secretária precisa utilizar no dia-a-dia.

Check – List

 Quando necessitamos organizar algo, como reuniões, viagens, coffee Brian, casamentos, malas, etc., é sempre bom prepararmos com antecedência um check list, para evitar esquecer algo importante, e também para agilizar nosso trabalho.

Agenda

Ao planejar sua agenda, dê preferência às divisões semanais, que você pode ter a visualização da semana inteira num mesmo layout.

Bloqueie sempre em sua agenda, os horários de reuniões e compromissos. Antes de marcar um compromisso, SEMPRE verifique a disponibilidade na agenda, e procure evitar compromissos de última hora, os famosos “encaixes”. Sempre especifique se o compromisso será interno ou externo, isto lhe ajudará a definir intervalos dos outros compromissos que por ventura irá marcar.

Ao final de cada dia, analisa o próximo dia e faça os ajustes necessários.

Procure anotar de uma agenda para outra, todos os compromissos cíclicos, como por exemplo, aniversários e datas comemorativas, pois você saberá quando surgir algum compromisso neste dia, e que não será possível marcá-lo. Uma ferramenta útil que podemos utilizar em conjunto com a agenda é o follow-up.

Programas como  Microsoft Outlook pode ser útil, avisando os horários por meio de alarmes, e pela internet existem muitos outros programas com uma infinidade de recursos, mas não podemos confiar apenas em um, por questão de segurança, se utilizar agenda eletrônica, mantenha sempre a velha e boa agenda de papel.

Follow-up

É uma expressão técnica que significa acompanhamento, e ajuda a complementar a agenda da secretária. O follow-up é uma pasta sanfonada com as 12 divisões (meses do ano), ou com as 31 divisões (dias do mês), e a tradicional em ordem alfabética e temos também o modelo de follow-up eletrônico, que pode ser feito por meio de programas especializados, como agendas eletrônicas, que avisam com e-mails alarmes os compromissos. Podemos encontrar este tipo de ferramenta no Microsoft Outlok, e até mesmo em programas via internet, como o Google Alerts.

Para um auxilio mais eficaz, é necessária atualização constante do follow-up, de preferência ao longo de cada dia de trabalho, pois nela armazenamos nossos assuntos pendentes de cada dia, e conforme vão surgindo, vamos apenas adicionando às divisões correspondentes.  Sempre ao final do dia, checar o dia anterior, para evitar qualquer imprevisto no dia seguinte.

A secretária pode utilizar o follow-up para acompanhar seus trabalhos e também para acompanhar os trabalhos que devem ser feitos pela equipe, e principalmente para os assuntos de seu executivo.

Podemos utilizar o follow-up para arquivar:

• Memorandos, cartas, e-mails que necessitam de resposta que estão pendente, relatórios;
• Contas a pagar;
• Controle para renovação de contratos, assinaturas, contratos para assinar;
• Lembrete de assuntos que estão em andamento, como compromissos com clientes, reuniões, assuntos para resolver nas reuniões;
• Providências a serem tomadas, telefonemas para realizar, etc.

No follow-up não se guardam documentos originais, ou processos inteiros, procure deixar um bilhete de referência a eles, ou uma ficha de controle para fazer o acompanhamento sobre o assunto. Evite transmitir de um dia para o outro por que não pôde resolver.

Administração do Tempo

           

Administrar o tempo não é realizar as tarefas de forma cronometrada, e sim saber definir a prioridade de realizá-las. É impossível conseguirmos fazer tudo o que precisamos ou queremos. Mas falar em administrar o tempo é falar em conseguir realizar nossas prioridades, sendo assim, temos que saber com clareza o que nos é prioridade, pois as outras coisas que deixamos de fazer têm quer ter consciência que talvez nunca sejam feitas.

Quem não administra seu tempo, é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas com pressão, nervosismo, impaciência, e nunca na ordem, e muito menos no momento em que desejam. Dizer que as pessoas trabalham melhor sob pressão é talvez um dos mais absurdos mitos.

Pela lógica, devemos listar as coisas que nos são importantes e aquelas que temos urgência em responder. Com certeza que na nossa lista também estarão coisas que não são importantes nem urgentes, porém são coisas que queremos, e também sei que não estarão em nossas listas coisas que são importantes e urgentes, pois somos nós que não damos devida importância a elas.

Vamos entender esta questão; vamos dizer que você considera importante ficar mais tempo com a sua família, porém você trabalha 9 horas por dia. Se o seu trabalho é mais importante do que você ficar com a sua família tudo bem, o problema está resolvido, você trabalha e deixa sua família sem você, mas, se você acha que sua família é mais importante, então podemos classificar seu trabalho como urgência, no sentido de que é algo que deve ser feito, pois senão você poderá ser demitido, perderá clientes, deixará de cumprir com suas tarefas, etc., e sem trabalho você terá problemas em manter sua família. É neste exato ponto que as pessoas se perdem, o que é importante e o que é urgente.

Quando trabalhamos, não estamos ocupando o nosso tempo com isso. Quando somos contratados, estamos cedendo nosso tempo a outros, então quer dizer que este tempo não é mais nosso, não nos pertence mais. Temos “n” coisas para fazer com este tempo. Não mandamos em boa parte do nosso tempo, isso é algo real. Sendo assim, nosso tempo também é dinheiro, pois devemos lembrar que existem empresas pagando pelo nosso tempo, não é à toa que os ingleses dizem que “Time is Money” (tempo é dinheiro). A questão é que, tempo tem um valor monetário para quem tem objetivos. Na verdade o trabalho é uma troca de tempo por dinheiro, eu cedo meu tempo produtivo, e alguém me paga por ele.

O maior problema é quando administramos mal nosso tempo no trabalho, pois interfere no pequeno tempo que temos para nós, pois teremos que fazer horas extras e levar trabalho para casa para compensar este tempo perdido. Usar mal, quer dizer que usamos de forma incorreta o tempo, sem classificar o que é importante ou urgente. Administrar o tempo não é ficar escravo do relógio, mas ganhar autonomia de sua vida, sendo uma batalha diária, que temos que vencer.  Ser eficaz é fazer as coisas certas, porém, ser eficiente é fazer as ociosas certas com o menor recurso possível.

Perdemos a maior parte do nosso tempo produtivo com interrupções, tanto dos chefes, quanto dos colegas e o excesso de telefonemas também é um grande problema. No Brasil, o excesso no tempo das reuniões é algo mais problemático ainda, pois existem pessoas que não precisariam estar lá, assuntos que não precisariam ser discutidos, traduzindo, uma perda significativa no seu precioso tempo.

Todos os dias, cada um de nós recebe exatamente 24 horas. Mesmo com esse igualitarismo, um consegue realizar mais tarefas do que outros, que enquanto isso, ao final do dia sente que não fez nada, e um dia perdido não consegue jamais ser recuperado. Nos dias em que vivemos hoje, a maior escassez do homem não é apenas dinheiro, ou matéria-prima, mas sim tempo.

Quem tem tipo não é aquela pessoa que não faz nada, e sim aquela pessoa que sabe o que fazer com o tempo que tem, administrando todas suas tarefas e as classificando de acordo com suas necessidades. E estar sempre ocupado e sem tempo também não é necessariamente que a pessoa é produtiva, pelo contrário, podem estar gastando todo o tempo que dispõe com total improdutividade, fazendo coisinhas daqui e dali, se finalizar nada ou sem conseguir fazer absolutamente nada.

É por estas questões, que para conseguirmos administrar nosso tempo, temos que, além de definir nossas prioridades, temos que ter visão de futuro, saber onde queremos chegar, seja daqui a dois dias, ou daqui a cinco, dez ou vinte anos. Devemos traçar metas, objetivos, planos para nossa vida. Em segundo passo, temos que transformar nossos objetivos em metas, e iniciar a especificar como estas metas e em quanto tempo elas deverão ser alcançadas. O terceiro passo é criar planos e estratégias para poder alcançarmos tais metas, como conseguir, se for necessário dinheiro, como conseguir, etc. Em quarto lugar, colocar em prática e fazer o que deve ser feito para que alcancemos as metas e objetivos por nós propostos.

Devemos lembrar que tempo é muito mais que tudo isso que discutimos, tempo é vida, se desperdiçarmos tempo, estamos desperdiçando nossas vidas. Podemos chegar à conclusão de que, quem administra seu tempo, ganha tempo, e acaba ganhando vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Ganharmos tempo dentro do tempo que temos em nossa vida é algo que está ao alcance de todos nós.

Uma verdade é fato: quem não sabe aonde quer chegar, provavelmente nunca irá chegar, mesmo que tiver tempo!

Organização de arquivos

Do latim archívum, lugar onde se guardam os documentos.

• Lugar onde se guardam documentos
• Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes etc.
• Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético.

Segundo a  Associação de Arquivistas Brasileiros arquivo têm a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Vamos tomar atenção para não confundir ARQUIVO com o nome do móvel onde se guardam os documentos.

Toda empresa têm uma grande demanda de papéis que devem ser arquivados, como documentos, atas, estatutos, nomeações, processos, entre outros. E estes arquivos devem estar organizados de tal maneira que se possa achá-los com extrema facilidade.

A existência de um arquivo vem da necessidade do armazenamento documentos que a empresa necessita, arquivo é mais que um lugar para armazenamento de documentos, é onde está toda a trajetória da empresa, sua história ao longo do período que ela existe. Organizar os arquivos da empresa é um investimento, jamais pode ser encarado como uma despesa.

A necessidade de mantermos um arquivo, é a necessidade de poder conservar os documentos.

Esses documentos podem ser:

Secretos: que exigem absoluto sigilo e cuja divulgação prejudica a segurança das partes envolvidas.

Confidenciais: tratam de assuntos pessoais ou de interesse da empresa, e que deve ser do conhecimento do menor número de pessoas possível.

Reservados: os quais devem ser guardados o sigilo por um determinado tempo. Quando terminado esse período, podem ser divulgados.

Ostensivos: devem ser exibidos ou divulgados, pois é do interesse de todos.

Fiscais: todo documento comercial que está sujeito a uma fiscalização por um órgão municias, estadual ou federal. O documento fiscal pode ser solicitado para comprovar uma transação efetuada pela empresa. Tais como notas fiscais, guias de recolhimento de ISS, ICMS, IPI, INSS, balanços, faturas etc.

Estes documentos devem estar separados, e para tal feito, é necessário ler o documento e analisar sua origem. A organização dos arquivos deve ser feita no mínimo anualmente, e conferir e guardar os documentos que realmente são importantes, porque 75% dos papéis gerados pelas empresas é exclusivamente lixo. Devemos organizar para saber quais documentos devemos mover para o arquivo inativo, os que já não ter serventia porque já venceram na tabela de temporalidade, e que, portanto devem pertencer ao arquivo morto. Devo ter em meu arquivo corrente (ou dinâmico), apenas documentos do ano em curso, pois são deles que mais vou precisar.

·  Arquivo Corrente ou Dinâmico – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.

· Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semiativo. São Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração.

·  Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.

Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”.

Para alcançamos a plenitude do nosso arquivo, devemos ter nele: organização, segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade, fácil acesso e uniformidade.

O móvel onde podemos armazenar os documentos são:

•  Gaveteiros: que geralmente são de pastas suspensas. A desvantagem é que se ele for muito alto e enchermos mais as gavetas de cima e menos as de baixo, corremos o risco de ele tombar em nosso corpo quando for aberto. Se o utilizar, evite deixar as gavetas aberta, e /ou as pastas muito abarrotadas, pois quando for pegar uma pasta, outra virá junto e cairá.
•   Armários: podemos guardar as pastas A-Z, pastas normais, pastas sanfonadas, em caixas, como caixas de arquivos suspensos. A vantagem é que pode ficar uma organização mais visível e ao alcance.
•     Deslizantes: ele se contrai e se expande, se adequando à lugares pequenos, ou com volume muito grande de documentos. Geralmente é mais utilizado em bibliotecas, para o armazenamento de livros.

Para uma melhor estática aos nossos documentos, podemos nos atentar a alguns detalhes, como, para separar documentos, utilizar pastas “L”; preferir grampear os documentos ao prendê-los com clipes, e sempre lembrando que o grampo deve estar na parte superior esquerda; documentos com furos devemos reforçar com adesivos próprios para esse fim; e quando retirarmos algum documento do arquivo, marcar esta parte para devolver o documento para o mesmo lugar.

http://modernasecretaria.blogspot.com.br/p/tecnicas-secretariais.html