O papel do profissional de
secretariado é extremamente relevante para a vida produtiva das organizações,
pois este profissional possui uma visão sobre a sua cultura, possibilitando-o
uma reflexão e questionamento do comportamento organizacional.
Alguns caminhos foram definidos por FLEURY (1991), que podem ajudar desvendar a cultura de uma organização são eles:
"O histórico das
organizações , as crises ou expansões, a socialização dos novos membros, os recursos
humanos, o processo de comunicação, a organização do processo de trabalho, as
técnicas de investigação. "
Hoje, o(a) secretário(a) por meio de suas qualificações explora com clareza os caminhos traçados por FLEURY, para se reconhecer a cultura da organização onde atua. Inclusive, ele só poderá desenvolver o seu trabalho e trazer resultados eficazes se realmente conhecer o histórico, a evolução da empresa, os processos de trabalho, os sistemas de comunicação e as pessoas.
Uma enquête foi realizada com alguns profissionais de Secretariado, do sexo feminino, que atuam em empresas de grande porte, em Belo Horizonte, Minas Gerais, visando conhecer a sua cultura organizacional. O questionário, denominado "culturas de organizações" foi dividido em cinco blocos: como a organização trata o indivíduo, as pessoas são controladas e influenciadas, um líder em uma organização, pessoas que fazem bem à organização, a cultura de sua organização é traçada e o profissional de secretariado pode influenciar na cultura da organização.
O questionário utilizado foi
formulado por HANDY (1987) do livro "Deuses da administração:
transformando organizações", e adaptado pela autora deste artigo.
Pelas respostas obtidas, observa-se que:
o profissional de secretariado, descreve o valor do indivíduo através de sua disponibilização de tempo à direção da empresa, ou seja, ele trabalha em função do que é ditado pelos que "movimentam a organização". Percebe-se que existe uma cultura arraigada vigente aos valores dos dirigentes.
Que a liderança, outro item abordado, reflete nos interesses intrínsecos das pessoas que desenvolvem seu trabalho em cima de punições e/ou gratificações e que possuem líderes preocupados com o crescimento do indivíduo.
Nos processos de trabalho, o indivíduo, assumindo a sua força de trabalho, deverá desenvolvê-lo assumindo riscos, ser devidamente informado, ser competente, relacionar-se bem e ser compromissado com a organização.
Quanto à cultura organizacional as secretárias afirmam que ela ocorre através dos valores dos donos, acionistas ou dirigentes das empresas.
E, por fim, o profissional de secretariado acredita que ele pode influenciar a cultura da organização quando ele busca inovações para a empresa, introduzindo uma "nova cultura".
Nas organizações existem sempre conflitos entre os objetivos individuais e os objetivos organizacionais, ou seja, a sua cultura. Na medida em que as organizações pressionam para alcançar os seus objetivos, elas privam os indivíduos da satisfação de seus objetivos pessoais e vice-versa. A reciprocidade entre indivíduos e organizações e suas relações de intercâmbio são importantes para o estudo das organizações. Para que as organizações possam sobreviver e se desenvolver, para que exista a revitalização e a renovação, deve-se rever a respectiva cultura organizacional. Cada organização é um sistema complexo e humano com características próprias, com a sua própria cultura e com um sistema de valores e que determinam os sistemas de informação e os procedimentos de trabalho. Todo esse conjunto de variáveis deve ser continuamente observado, analisado e aperfeiçoado para que resultem em produtividade e motivação ótimas.
Neste aspecto, o profissional de secretariado descreve a cultura por meio de seus fundadores e a história da fundação, as habilidades específicas da empresa e as formas como são exercidas as atividades, os valores no sentido de distinguir entre o que seja qualidade ou não. E assim, este profissional, além de perceber a cultura de sua organização, acredita que pode influenciá-la com a formulação de hipóteses, discutindo-as, confrontando as informações, analisando-as, e traçando, assim, uma abordagem real da organização, pois o(a) secretário(a) se relaciona em todas as áreas da empresa, exercendo atividades gerencial e executiva no qual trabalha para empresa e em equipe, gerenciando pessoas e informações.
