PRECISAMOS POSTAR?

Nossa vida não cabe em nosso corpo, apenas. Precisamos postar. Nossos pensamentos são polêmicos? Precisamos postar. Comemos em bons restaurantes e não basta ser um trivial ato de se alimentar. Precisamos postar. Os lugares que frequentamos são incríveis? Precisamos postar. Minhas viagens não cabem apenas em mim. Precisamos postar. Minha vida é infestada de momentos memoráveis? Precisamos postar. Meu ritmo de vida é sexy, intenso, frenético, correria. Precisamos postar. Meus filhos são os mais lindos e a vida deles também é uma linda narrativa. Precisamos postar. As coisas que vivo, que sinto, que olho, não podem ser limitadas apenas ao meu sensório. Precisamos postar!

Por que isso acontece hoje em dia? Uma tese muito simples e que, de alguma forma, responde isso é: o ser humano é vaidoso, sempre foi e sempre ser. E empresas como Facebook, Snapchat, Instagram e afins apenas entenderam isso de forma sublime. A câmera frontal de nosso smartphone é o grande responsável por esse fenômeno das postagens intensas de nosso cotidiano? O Instagram nos deixa mais vaidosos? Claro que não, cara pálida! O protagonismo nunca está no “device”, mas nas pessoas. É tudo uma questão de como elas se apropriam, é tudo uma questão de apropriação social. Nunca a tecnologia, nunca o dispositivo, mas sempre como a gente se apropria deles. O Google Glass era aparentemente uma boa ideia, mas não foi apropriado socialmente pelas pessoas, nem comercialmente, e parece que o projeto foi abandonado.

O fato é que evidenciamos todos os dias em nossas timelines uma grande quantidade de pessoas narrando suas vidas, descrevendo com riqueza de detalhes absolutamente tudo que acontece em seus cotidianos. Às vezes, nos deparamos em nossas timelines com alguns conteúdo que, ao nosso olhar, são tolos, bobos, como frases feitas, figurinhas dos Ursinhos Carinhosos, coisas desinteressantes. Mas, para aquelas pessoas que estão postando, trata-se de algo muito importante. São conteúdos desinteressantes aos nossos olhos, mas para a outra pessoa aquilo significa algo. A foto do bebê que nasceu, o selfie no banheiro da escola, o sorriso forçado, tudo tem um significado e uma importância simbólica para o usuário. Quem disse que os conteúdos que postamos são os mais interessantes e relevantes? Não sei. Quem disse que a nossa estratégia de uso de redes sociais é a mais tchananã? Claro que não.

O fato é que cada um de nós desenvolve (consciente ou inconscientemente) uma estratégia de uso e de apropriação de redes sociais online. Uns publicam muito, outros publicam pouco. Outros não publicam nada. Outros nem usam. Uns narram obscenidades e detalhes sórdidos do dia a dia. Já outros postam quase nada sobre a própria vida. Uns tiram o dia inteiro para ficar sentando o cacete no governo, outros defendem perspectivas políticas contrárias. Uns usam isso aqui como um verdadeiro show do eu, outros usam como muro de lamentações. Outros postam 7.838 fotos da filha vestida de caipira na festa junina da escolinha e com a convicção de que ela é a mais linda do Sistema Solar. Uns só dão check-in em restaurantes descolados como o Ráscal, o Gero, o Melhor Cantina da Cidade. Já na rodoviária do Tietê, dar check-in? Nem pensar. E check-in no Giraffas? No Habib's, então? Você tá louco? Nem pensar. Isso não aumenta meu capital social. Já outros dão check-in no cartório, no hospital, na casinha do cachorro. Uns bancam o 'pseudo-intelectualóide' e escrevem bobagens o dia todo no Facebook, outros escrevem coisas lúcidas e inteligentes. E tudo isso regido por um algoritmo, que muda diariamente.

Quem está certo e quem está errado nesse palco virtual? Quem usa bem e que usa mal o Facebook? São perguntas que, para mim, não nos cabe achar respostas. Não nos cabe julgar quem usa certo e quem usa errado. Cada um usa como bem entender. Como disse em uma parágrafo acima, é tudo uma questão de como as pessoas se apropriam. Penso que devemos simplesmente ficar conectados com outros usuários com os quais temos interesses em comum e que postam coisas interessantes, sob nosso ponto de vista.

Eu tenho minha estratégia de apropriação desses espaços online, tenho minhas munições discursivas, construo minhas narrativas que me interessam e que acho que podem interessar os demais usuários. Eu curto as coisas que jogam a meu favor, tenho minhas disputas simbólicas, etc. Cada um tem as suas. E se a postura de alguém te incomoda aqui, a minha é simples: pare de seguir aquela pessoa. Dê um “unfollow” nela. Simples assim. Por semana, eu oculto os posts de uns 10 "amigos". São pessoas com quem eu até tomaria um chope na vida real, na vida offline, mas naquele espaço online, a estratégia discursiva dela me dá certa preguiça. Faça isso também! Certamente, o mundo será menos aborrecido.

Por: Marcos Hiller

http://www.administradores.com.br/artigos/tecnologia/precisamos-postar/87617/

A COMUNICAÇÃO ASSERTIVA, PASSIVA E AGRASSIVA

http://www.recantodasletras.com.br/cronicas/506096

COMO A SECRETÁRIA EXECUTIVA EXERCE SEU PAPEL DE LÍDER?

Você já parou para pensar na quantidade de funções que cabem à secretária executiva? Exercer bem seus papéis não é fácil, afinal, a demanda de informações é tão grande, que é preciso ser super para conciliar tudo da melhor maneira possível!

Devido ao atual cenário organizacional, competitivo e globalizado, onde a troca de experiências e conhecimentos ocorre em ritmo acelerado, cada vez mais a secretária executiva passa a exercer habilidades gerenciais com o intuito de responder satisfatoriamente às exigências das organizações. É imprescindível que ela tenha uma visão estratégica do funcionamento geral da empresa em que atua, para poder agir em parceria com seu executivo e equipe, priorizando atividades, gerenciando informações, compreendendo os objetivos e metas a serem alcançados e se comprometendo com a organização.

A secretária executiva tornou-se um elemento chave na organização, através de uma postura gerencial condizente com as tendências do mercado atual, englobando gestão de pessoas, comunicação interpessoal e comportamento organizacional. Com esta nova visão administradora, somando-se à habilidade de liderança, delegação de tarefas e capacidade de lidar com diferentes estilos de personalidade, esta profissional é capaz de assessorar de modo eficaz, não só seu gestor, como também a equipe com a qual trabalha. Ela tem adquirido também uma autonomia cada vez maior, o que faz com que suas responsabilidades se multipliquem.

A secretária executiva atua hoje como multiprofissional, assumindo papéis polivalentes que permitem a ela administrar o fluxo de informações com competência, conhecimento, criatividade, espírito empreendedor e eficácia, bem como gerenciar pessoas assertivamente, usando da inteligência emocional para enfrentar obstáculos, resolver problemas e criar um ambiente de interação. Hoje, a secretária busca alcançar os objetivos e as metas se preocupando não só com a produtividade e qualidade de seu trabalho, mas também buscando desenvolver parcerias com a equipe e com os colegas por meio do seu envolvimento com assuntos corporativos e seu posicionamento na organização como facilitadora e multiprofissional. A qualidade do trabalho da equipe é tão importante quanto o seu próprio trabalho!

A secretária executiva do século XXI possui habilidades gerenciais fortemente definidas: comunicação assertiva, ênfase no relacionamento interpessoal, capacidade de lidar com conflitos, de trabalhar em equipe, de coordenar uma tarefa, de supervisionar seus subordinados, de resolver problemas, de tomar decisões e de melhorar a qualidade e produtividade do trabalho. Embora nem sempre percebamos, a secretária executiva atua em espaços que vão muito além das tradicionais funções que já conhecemos: em algumas empresas, ela tem ainda subordinados, como copeiras, recepcionistas, e isso exige que tenha discernimento para poder liderá-los, sem, no entanto agir como alguém que “manda”, mas sim que media. O próprio fato de ser agente de comunicação entre as diversas facções de uma empresa já a coloca no papel de líder, afinal, não é fácil agir eficazmente, minimizando conflitos e passando informações cem por cento precisas.

Ainda, além das funções que você já conhece, as secretárias executivas auxiliam, muitas vezes, a vários executivos – o que, somado ao fato de terem ainda pessoas sob sua supervisão, requer habilidades específicas para administrar várias tarefas e liderar. Muitas organizações já estão assimilando essa mudança de perfil, assim como a própria profissional, que tem sentido a necessidade de estudar cada vez mais, se aprimorando e investindo em treinamentos gerenciais para que possam desenvolver seu potencial e realizar suas atividades com eficácia.

O espaço conquistado pela secretária executiva é visível, pois a própria equipe tem ampliado sua participação dentro da organização: sua presença tem se tornado fundamental, participando ativamente de reuniões estratégicas, inteirando-se dos assuntos corporativos, propondo ideias e sugestões, sendo ouvida e reconhecida como profissional competente, hábil e apta a gerir processos e pessoas. É claro que, em algumas organizações, isso ainda ocorre a um passo mais lento, mas a tendência é que a secretária executiva assuma cada vez mais essa autonomia e participação efetiva dentro dos interesses da sua empresa.

Mas quais são as habilidades de uma secretária executiva enquanto uma líder? As primeiras habilidades de liderança que exerce começam com seu próprio trabalho: ela  lidera sua rotina diária, planeja e traça estratégias para conseguir dar conta de uma rotina cheia de tarefas. Desta forma, já consegue visualizar o que funciona ou não e mediar às tarefas de seus subordinados, quando os tiver.  Aí que entra a necessidade de auto liderança: Usar o perfil de líder no dia a dia, nas  tarefas, na carreira. É preciso ser primeiramente seu próprio líder.

Uma das maiores dificuldades, para qualquer líder, é  moldar seu comportamento para mostrar que está liderando, e não mandando. Algumas secretárias, por sua própria história, em que eram tratadas com autoritarismo, construíram um comportamento nada democrático, o que nem sempre agrada aos colegas e pode ser péssimo na construção de sua imagem. Liderar não é sinônimo de mandar: um bom líder não precisa ordenar, ele mostra por meio de uma boa conversa e de suas próprias atitudes qual é o caminho a ser tomado. É preciso ter habilidade para lidar com as pessoas, pois cada uma tem sua história, suas qualidades, e é preciso considerar sua individualidade sempre.  Portanto, sem um bom relacionamento com a equipe, sem conhecer as habilidades e necessidades de cada um, não há liderança.

Para que um líder seja eficiente na sua função, precisa dominar e aplicar no seu cotidiano as quatro funções básicas da administração:

• Planejamento: planejar é definir os objetivos a serem atingidos e traçar uma meta para se alcançar o que deseja. Você deve fazer aquelas perguntinhas básicas como: porque, o que fazer, quando fazer e como fazer.
• Organização: organizar é utilizar todos os recursos disponíveis, seja ele financeiro, humano ou material.
• Controle: controlar é verificar se todos os recursos estão sendo utilizando com eficiência para se alçar o objetivo traçado.
• Direção: coordenar o projeto, verificar se estão ocorrendo falhas e se esta de acordo com o que foi planejado. Também é aqui que se verifica se o objetivo foi alcançado, se não foi o que o impediu.

No livro O Monge e o Executivo, (uma excelente leitura para qualquer profissional), James C. Hunter nos mostra todos os requisitos para nos tornarmos um líder ideal, e explica que “para uma boa colheita é preciso ter um bom cultivo”. Portanto, no ambiente profissional é preciso manter um clima harmonioso e saudável para estimular a equipe. Os líderes devem ser sábios, cativantes, motivadores.

Tanto na área do secretariado como nas demais, o fato de exercer bem o papel de líder só tem a contribuir positivamente para a carreira do líder e para a empresa. Para a empresa, vale lembrar que os bons líderes são pessoas agradáveis, cativantes e que motivam. Toda empresa gostaria de ter funcionários assim, afinal, um bom relacionamento com as diversas hierarquias dentro de uma organização é essencial. Nada melhor do que conviver com pessoas com as quais você se relaciona bem, e  que ainda por cima incentivam seus colegas a agir de uma maneira positiva. Tais fatores consequentemente aumentam a produtividade, o que só tem a acrescentar. Para os superiores, o fato de ter um líder em sua equipe faz com que adquira cada vez mais confiança no mesmo, podendo delegar funções e responsabilidades e aumentando seu tempo livre para outras atividades.

Para o profissional líder, as chances de crescimento na sua carreira podem se multiplicar. E, no caso da secretária executiva, que cumpre diversas funções, isso pode funcionar como um patamar para seu desenvolvimento profissional: líderes são notados. São elogiados e tornam-se cada vez mais necessários. Costumam sobressair-se em determinados aspectos e isso pode trazer reconhecimento – o dela própria e, claro, de seus superiores.

Primeiramente, conforme já mencionamos, o fato de auto liderar-se cria uma autonomia importantíssima no processo de crescimento próprio, pois, independente da atuação de outros, percebe-se que é possível administrar sua própria rotina e fazer escolhas que permitam estabelecer metas e cumpri-las. O líder tende a estar muito contente com seu próprio rendimento, mas nunca completamente satisfeito, e isso é excelente profissionalmente, pois quem pensa desta forma só tende a crescer e aperfeiçoar-se. O contentamento com a própria atuação, por si só, é um fator que motiva para que se produza mais e melhor. O bom relacionamento faz bem para os outros e para o líder.

Para que você possa se tornar cada vez mais super, capriche nas suas habilidades de liderança! Lembre-se sempre de tratar aos outros como gostaria de ser tratada! Um sorriso e palavras agradáveis só fazem bem!  

http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/secretariado/como-a-secretaria-exerce-seu-papel-de-lider

RESOLUÇÃO DE CONFLITOS NAS MÃOS DO SECRETARIADO

A solução de conflitos não está restrita apenas aos líderes ou RH, ela pode ser expandida.

Uma empresa que não consegue gerir de maneira adequada seus conflitos internos, não consegue criar um posicionamento positivo de seus colaboradores, desmotiva e reduz produtividade. E diferente do que ocorre, outros setores além do RH e até mesmo os próprios envolvidos devem parar e refletir a situação de conflito e só assim, se não resolverem buscar ajuda de gestores, colegas e então o recursos humanos.

A resolução dos conflitos pode ser direcionada e intermediada por outros setores da empresa, como por exemplo, os profissionais de secretariado. Muito se deve ao fato de que em muitos casos eles estão envolvidos com os diversos setores de uma empresa e tem conhecimento do todo da instituição: políticas, processos e interesses individuais. Por isso podem se tornar mediadores de conflitos. Podemos dizer que o secretário normalmente é quem está mais próximo e possui uma grande quantidade de informações para resolver o conflito.

É muito comum que os profissionais dessa área desempenhem a função de intermediador, pois, muitas vezes ele é considerado o elo entre diversas áreas como: empresa e clientes, fornecedores e a empresa, superiores e subordinados e vice-versa. Com diz Hansen e Silva: “o secretário executivo planeja, organiza, controla e avalia trabalhos realizados, atuando assim, como um gestor secretarial, desempenhand

 o também a função de elo entre a administração superior e os demais setores da instituição.”

Os métodos utilizados para a mediação de um conflito podem ser escolhidos pelas pessoas envoltas nele, ou as que o intermediarão, vale ressaltar que se o próprio secretário estiver envolvido este deve exercitar a sua capacidade de reconhecer a situação e resolvê-la, pensando em seu bem estar e no bem estar do outro.

Espera-se que os profissionais da área de secretariado, que estão em interação com as pessoas o tempo todo, tenham uma atitude construtiva perante os conflitos nos quais estejam mediando ou envolvidos. Estes, não mais que os outros, devem exercitar a habilidade de analisar outros pontos de vista, aceitar críticas e melhorar a sua prática com as pessoas a cada dia. A atitude positiva deve sempre prevalecer, evitando a agressividade que pode destruir qualquer resolução positiva, fazendo com que a boa mediação vá por água a baixo.

Fonte: HANSEN, Gilvan Luis; SILVA, Rosely Dias da. A importância da ética na gestão secretarial. In: PORTELA, Keyla; SCHUMACHER, Alexandre. Gestão Secretarial: o desafio da visão holística. Cuiabá: Adeptus, 2009.

O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NO MUNDO CORPORATIVO

SER SECRETÁRIA

Ser Secretária Executiva não é apenas uma questão de opção, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profissão com eficiência e eficácia, no mundo corporativo que vivenciamos hoje.

Quais são as atribuições da (o) secretária (o)? Qual a sua área de atuação? Existe curso superior para ser secretária (o)? São perguntas que nós, alunas do curso de Secretariado Executivo Bilíngue, respondemos cotidianamente, tanto para pessoas de nosso convívio social, como também para profissionais de áreas correlacionadas a esta profissão.

Descrever o perfil atual desta profissional é nosso maior objetivo, pois, assim estaremos divulgando aos empresários e demais interessados a capacitação de uma Secretária Executiva formada em nível superior com competência e aptidão para atuar no mercado de trabalho, pois, hoje, essa profissional além de assessorar, participa ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais.

A profissão de Secretária é regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de 11/01/96, possuindo também o Código de Ética (cópias da Lei e do Código de Ética podem ser acessadas no site www.fenassec.com.br). O curso de Secretariado é oferecido tanto em nível técnico, como superior.

Em atendimento às frequentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a Globalização, Mercosul e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretário Executivo, que conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitadas para:

• Planejar, organizar e executar atividades secretariais específicas; 
• Assessorar direta ou indiretamente executivos; 
• Participar e discutir objetivos e metas da organização, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma; 
• Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais; 
• Organizar eventos dentro de regras protocolares (Cerimonial) e de etiqueta social; 
• Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância; 
• Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio internacional, técnicas redacionais e secretariais, organização de eventos e enquanto bilíngue, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e áudio-compreensão) dos idiomas;
• Atuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças.

O PERFIL SECRETARIAL ATUAL

Muitas empresas, não têm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretária Executiva, formada academicamente em nível superior. Como já é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretárias Executivas para atuarem como empreendedoras, com visão holística da empresa.

Cabe a Secretária atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo também se faz necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.

Para a Secretária Executiva, a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo. Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de toda uma organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.

Enfim, as atividades cotidianas das Secretárias Executivas requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções, pois, são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na atribuição da Secretária do novo milênio.

AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS

A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções.

Apresentamos a seguir, algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária:

MOTIVAÇÃO - A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, pois, sendo essa, um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.

A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como data de aniversário; elogiar um bom trabalho realizado contribui, sobremaneira, para a motivação das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).

LIDERANÇA - A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder compartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos funcionários já é sempre positiva.

COMUNICAÇÃO - A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária na administração do tempo próprio e na do executivo. A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a Secretária.

RESPONSABILIDADE E DECISÕES - As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando em diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações.

INFORMÁTICA – Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam inteiradas das metas e resultados.

IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também, o mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, é necessário ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dos mercados mundiais, que transformou o inglês numa língua universal. O mercado atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o candidato domine o inglês e, se possível, conheça outro idioma, como espanhol ou alemão, por exemplo.

O PAPEL ATUAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

Já foi o tempo e há muito tempo atrás, a Secretária Executiva era considerada uma simples auxiliar de serviços para as empresas e empresários, porém, este conceito se transformou a partir do momento que ela se tornou essencial para o desenvolvimento das entidades e empresas.

Com o avanço da tecnologia, a Secretária Executiva foi buscar conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel da Secretária Executiva, quando essa passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos para apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pela profissional Secretária Executiva. 

A Internet trouxe muitos avanços para a profissão, já que possibilitou a comunicação com todos os segmentos organizacionais, principalmente com Secretárias Executivas de todas as partes do mundo, acarretando numa troca de experiências e aprendizagem que contribuiu muito para as relações interpessoais. A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão, solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los. A Secretária Executiva também desenvolve habilidades de comunicação escrita e oral, fala e traduz textos em vários idiomas e em algumas eventualidades, substitui o executivo.

Hoje, essas profissionais buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, aplicam funções gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os clientes, têm habilidade para a comunicação e para trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem visão geral e holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Tornou-se uma profissional com postura aberta a mudanças, atitude empreendedora, presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.

O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relação à formação das Secretárias Executivas, e a procura é por profissional com postura de gerente, gestora e assessora. A beleza pode ser importante, mas deixou de ser fundamental para as empresas que buscam assegurar seu espaço no mundo dos negócios, com competitividade, segurança e qualidade.

SUPORTE SECRETARIAL

Diante das profundas alterações por que vem passando o mercado de trabalho, o Bacharel em Secretariado passa a atuar de diversas formas e em variadas frentes de atividade como: assessor, sendo o agente executor mais próximo do centro de deliberação do processo decisório; gestor, exercendo funções gerenciais; empreendedor, com ideias e práticas inovadoras; e consultor, orientando a empresa, sua razão de ser e seus objetivos, trabalhando com a cultura da organização, transformando ameaças em oportunidades, utilizando seus conhecimentos para criar estratégias, aumentando assim as vantagens competitivas.

A Secretária Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizações, tendo como atribuições: administrar eficazmente o tempo; coordenar o trâmite de papéis, compras e cotação com fornecedores; atender aos clientes internos e externos com eficácia; manter atualizados os arquivos manuais e informatizados; gerenciar tarefas operacionais, aplicando as funções gerenciais; valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação; resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; obter uma visão geral da cultura da empresa; conhecer e aplicar elementos de psicologia; coletar dados e elaborar relatórios; redigir textos profissionais especializados; aplicar as técnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda e viagens); usar amplamente a informática (planilha eletrônica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrônico, Internet, intranet, etc.); e gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações.

CONCLUSÃO

A Secretária Executiva é uma profissional, que academicamente está sendo preparada para estar apta a assessorar e articular a área administrativa das empresas, instrumentalizando, em termos de idiomas e comunicação geral. A administração, planejamento e organização são conceitos que a Secretária Executiva deverá dominar em toda a sua extensão, além de estar preparada para ser inovadora, criativa, empreendedora, comunicadora e articuladora. Como assessora e facilitadora, vem sendo o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos e como coordenadora de informações administra relacionamentos e conflitos, ou seja, a profissional Secretária trabalha para a organização e não somente para o executivo. Estas características estão diretamente relacionadas com as mudanças políticas, econômicas e sociais tais como, a globalização, que exige cada vez mais um novo perfil deste profissional, que vem conquistando um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações, como mostra a própria organização das Nações Unidas, no livro titulado “O Trabalho das Nações”, que cita o Secretário como uma das prósperas profissões e a classifica entre o seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólico”, definindo a profissão como uma das mais proficientes e promissoras, esclarecendo que a profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas. 

Os pontos fortes da profissão são a expansão de limites com aumento de responsabilidades, cargo considerado de alta confiança, com relativa estabilidade e bom salário, considerando o padrão brasileiro. Os pontos fracos ainda são a grande variação de salários, muitas denominações para a profissão, falta de plano de carreira e de salários específicos para a profissional Secretária.

A Secretária do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades e a administração, é fundamental. É necessário também dominar outro idioma e saber tomar decisões. Para se atender a demanda, a Secretária Executiva tem que estar sempre atualizada e antenada ao que ocorre no mundo, ou seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuação. Atualmente a Secretária está mais envolvida nos negócios da empresa e o executivo está delegando mais responsabilidades, exigindo cada dia mais da Secretária para os resultados esperados.

A profissão de Secretária é afetada diretamente com as mudanças e tendências do mercado por sua atuação nas organizações, pois, dentre suas habilidades estão as funções de assessoria, participação e tomada de decisão.

POR:

Ana Camila Augusto Golze*
Ana Helena Rodrigues Daher*
Camila Marques*
Carolina Gomes Queiroz Guimarães*
Fabiana Bettio*
Giedre de Souza Massucato*
Jacqueline Diorio Costa*
Janaina Crepaldi de Souza*
Luciana Amaral D´Oliveira*
Maria Isabel da Silva Góis*
Rose Francisca da Silva*
Suely Regina Bettio**

BIBLIOGRAFIA

ALONSO, MARIA ESTER CAMBRÉA. A arte de assessorar executivos. Edições Pulsar, São Paulo, 207 p., 2002.

CARVALHO, ANTONIO PIRES; GRISSON, DILLER. Manual do Secretariado Executivo. 3ª ed., SP, Editora D’ Livros, 606 p., 2000.

Registro Profissional. Lei de Regulamentação. Obtido via Internet, endereço www.fenassec.com.br. Acessado em 18/09/2005.

Suporte secretarial. Obtido via Internet, endereço http://www.vestibular.ufba.br/guia/secretariado.html. Acessado em 23/09/2005.

URL:http://www.revistaeficiencia.com.br/Edicao3/arquivos/expansao_SemImagem3.htm. Acesso em 04/01/2017 

SECRETARIADO EXECUTIVO NA GESTÃO EMPRESARIAL

Hoje o Secretariado Executivo assume um novo papel dentro das organizações – o papel de Gestor – além de possuir todas as habilidades de suas tarefas cotidianas de secretária/o, hoje ele deve ter a capacidade de gerenciamento, habilidade para tomada de decisões, solucionar problemas, um bom relacionamento pessoal com todos os níveis hierárquicos e principalmente, entender toda a demanda da organização, ou seja, ter uma visão macro e agir integradamente.

O Secretariado Executivo, além de assessorar o executivo e fazer o elo entre os clientes internos e externos, ele deve lembrar que não estará sozinho, haverá sempre colaboradores dando suporte para alcançar os objetivos e as metas, com isto, desenvolvendo parcerias com os colaboradores por meio do seu envolvimento e sua posição dentro da organização.

Diante deste novo papel, o Secretariado Executivo deve buscar e cuidar de sua formação e aperfeiçoamento, deve estar atento às inovações do mercado e frequentemente se atualizando. Ele precisa hoje, dominar todas as suas ferramentas e aprimorar-se cada vez mais. É, ele que está ao lado dos centros de tomadas de decisões, que além de estar envolvido na área secretarial, nos processos organizacionais, deve ter a capacidade de gerenciar informações.

Nas execuções de suas atividades, ele deve dedicar-se; ter a capacidade de pensar estrategicamente; ter bom senso e equilíbrio; ter confiança e a capacidade de solucionar problemas, além de cuidar de sua imagem – outro fator importante, pois é por meio dela que as pessoas irão construir a imagem da organização.

Este tipo de profissional deve ter a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional, ser ético, honesto, espírito de equipe, ter a capacidade de intervir, identificar problemas e resolvê-los, propor soluções, analisar dados, informações e trabalhar em equipe. Com isto, as empresas buscam um profissional livre, capaz de autoconstruir, comprometido com a sociedade e com os valores sociais, centrados no cotidiano e ao mesmo tempo deve conhecer a empresa, seu organograma e o seu produto.

O profissional deve ser proficiente, criativo, participativo, conhecedor de gestão estratégica, articulador em negociações que procedam à tomada de decisões, de forma a agir como um facilitador de relações interpessoais e entre os grupos. O atual contexto exige profissionais cada vez mais preparados e conscientes de sua atuação.

Ao Secretariado Executivo, neste novo contexto, cabe então o papel de gestor nas organizações em que atua, estando, assim, apto a perceber, refletir, decidir e agir de maneira assertiva, pois, a dinamicidade do mercado de trabalho não permite erros nem demora no processo de decisão.

O perfil atual do Secretariado Executivo se enquadra neste contexto, exigindo uma postura aberta às inovações, preparados efetivamente para auxiliar o executivo neste sentido, devendo desenvolver habilidades de lidar com modelos inovadores de gestão; assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresarias; receptividade e liderança para o trabalho em equipe; capacidade de maximização e otimização de recursos tecnológicos, entre outros, se concedendo maior importância àqueles que desempenham as funções de decisão, entre elas: Percepção; Diagnóstico:

Definição; Busca e Escolha das alternativas; Avaliação e Implementação. Lembrando sempre que o ideal para as tomadas de decisões, quando dadas mais importantes, sejam realizadas em grupo.

O Secretariado Executivo transformou a sua profissão, hoje, como líder, as empresas querem líderes estratégicos, assertivos e colaboradores e, acima de tudo, seres humanos que tomem decisões justas e tenham atitudes corretas. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados. O líder motiva inspirando confiança; sendo persistente; se comunicando com eficácia; ouvindo com atenção; compreendendo as pessoas e suas reações; agindo com objetividade e demonstrando firmeza. Podemos destacar duas formas de motivação: Motivar a si mesmo e Motivar os outros.

Com isto, devemos destacar um outro ponto importante para o Secretariado Executivo, na sua liderança, que é a questão do conflito – tarefa fundamental. Ele precisa aprender quais os resultados advindos dos conflitos, evitando os potencialmente destrutivos e aproveitando os construtivos e, lembrar que tudo isso envolve comportamentos.

Quanto a sua postura e conduta profissional, todo Secretariado Executivo deve se pautar nos valores éticos e no Código de Ética, devido ao caráter peculiar da profissão, para não cometer deslizes éticos, causados muitas vezes, devido a pressões externas ou seduzidos por determinadas situações que o levam a obter vantagens individuais.

Ele deve também relacionar o seu trabalho com a qualidade de vida – fazendo do seu trabalho uma fonte de prazer, para que se tenha uma convivência sadia, a concretização de planos de vida e o seu próprio bem-estar. A organização do tempo também deve estar associada a sua qualidade de vida, pois ele é um fator importante na administração de si e do seu próprio trabalho.

Analisando todo o contexto, podemos dizer que toda essa mudança são fatores que auxiliam no desenvolvimento da Inteligência Emocional – um conjunto de habilidades e competências para atingir a excelência no trabalho. São cinco habilidades da Inteligência Emocional: autoconsciência; gerenciar as emoções; motivação; empatia e as habilidades sociais.

O profissional além de trabalhar harmoniosamente com seus colegas, procurando não fazer distinção de qualquer espécie, ele deve saber ser flexível. E por último, vale lembrar que o Secretariado Executivo deve estar também envolvido com a Questão Ambiental, que passa a ser sua nova responsabilidade na sociedade.

Esta apresentação reflete a opinião pessoal do autor sobre o tema, podendo não refletir a posição oficial do Portal Educação.

Por Roberto Ruffo

https://www.portaleducacao.com.br/administracao/artigos/53775/secretariado-executivo-na-gestao-empresarial

O SECRETÁRIO EXECUTIVO E SEU POSICIONAMENTO NO MERCADO DE TRABALHO

A globalização e a informatização trazem milhares de oportunidades, mas mudam completamente as regras de um jogo para o qual se estava preparado. Por isso, o profissional que não ousar a mudar e se acomodar, terá o mesmo destino que as empresas que deixaram de ser líderes. As organizações precisam de pessoas muito mais preparadas e atualizadas, com a capacidade de visão holística e pensamento sistêmico.

É vital saber em qual posição se está, qual o norte, a direção e atuação. Assessor? Gestor? Empreendedor? Consultor? Identificar seu papel neste processo! Esse perfil não é invenção, está regulamentado pelo MEC por meio do CNE - Conselho Nacional da Educação, publicado no D.O.U de 27/6/2005 (Seção 1, p. 79), em sua resolução nº 3, de 2005, conforme citado anteriormente. Contudo, o profissional precisa ter claro sua posição, a missão, visão, valores, objetivos e metas de sua empresa, para colaborar com sua organização a alcançar os resultados desejados.

No entanto, cabe destacar que a atuação desse profissional nas organizações está pautada em seus níveis tático e estratégico, observando que além das competências, deve-se estar devidamente registrado e atuante na área com capacidade de análise, interpretação e articulação de conceitos e realidades inerentes à administração pública e privada, nos níveis micro, meso e macro organizacional, entendendo a sua relação com a empresa, os aspectos psicossociais, as dimensões de sua atuação, o seu relacionamento com o meio, sua equipe de trabalho, seu posicionamento e relacionamento na empresa como um todo, revendo os fluxos e os processos. Para atuar nesses níveis precisa-se no mínimo das competências essenciais, as quais muitos autores caracterizam de trinômio das competências, caracterizada como CHS's – conhecimento, habilidade e atitude.

O ponto principal deste conjunto de dimensões é a sua amplitude, a qual se valoriza cada pessoa de acordo com suas competências mais profundas. Silva (2009) cita que “as competências requeridas ao perfil adequado às novas transformações não se resume apenas a instruções prescritas, mas a diversas competências e ações que superem as expectativas organizacionais”

A dimensão conhecimento refere-se ao saber que a pessoa acumulou durante sua vida – conceitos, idéias, ou fenômenos, e a habilidade como aplicação produtiva do conhecimento, capacidade de instaurar o conhecimento armazenado na memória utilizando-a em uma ação, e a atitude a aspectos sociais e afetivos relacionados ao trabalho, ao sentimento ou à predisposição da pessoa, que influencia sua conduta em relação aos outros, ao trabalho ou a situações.

Além desse trinômio de competências, Mussak (2010) acrescenta dois termos importantes, os quais geram o polinômio das competências, formado pelos conhecimentos, habilidades, atitudes, valores e entorno. Esse pensamento é coerente, afinal os valores direcionam nossas competências para a ética e moral, fazendo uma grande diferença, principalmente em nossas atitudes.

Além disso, o elemento entorno não é intrínseco do indivíduo, mas são as condições necessárias para o exercício das competências, tais como ambiente e instrumentos.

De todo modo, para um bom desempenho profissional o que importa nesse processo é a sinergia das competências. Por exemplo, se a organização exige do profissional atender com qualidade, è necessário conhecer os serviços da empresa, as rotinas, procedimentos e processos de trabalho, ou seja, saber o que está falando, ter a habilidade de comunicar-se com atitude positiva, manifestando segurança e receptividade. Se faltar uma dessas dimensões, o serviço não será satisfatório.

Por isso, Mussak (2010) acredita que além da competência existe a metacompetência, apresentando como “[...] a entrega mais do que se espera”, no qual explica ser o encontro das competências técnicas, práticas, éticas e estéticas conforme discriminado no quadro a seguir.

Nesta linha de pensamento Silva (2009) destaca que as organizações se preocupam em treinar e desenvolver as competências de seus funcionários. Daí a importância de distinguir as dimensões, tais como o conhecimento explícito e tácito que segundo Nonaka & Takeuchi (1997), para se tornar uma “empresa que gera conhecimento” a organização deve completar uma “espiral do conhecimento”. Espiral que circula do tácito para tácito, de explícito a explícito, de tácito a explícito, e finalmente, de explícito a tácito investindo no seu capital intelectual.

Logo, neste pensamento o conhecimento deve ser articulado, e então internalizado para tornar-se parte da base do conhecimento de cada pessoa. A espiral começa novamente o seu ciclo depois de ter sido completada, porém, em patamares cada vez mais elevados, ampliando assim a aplicação do conhecimento. Assim, o conhecimento promove o poder do capital intelectual altamente necessário e requisitado pela empresa. Por isso a importância desses conhecimentos. Não basta ter boas idéias é preciso comunicá-las!

Nessa visão observa-se que o secretariado executivo faz parte deste contexto como agente de mudança, com agilidade no apoio ao processo de tomada de decisões, eficiência na previsão de mudanças e nas ações, encorajando e realizando inovações, incrementando a qualidade dos serviços, processando e eliminando a informação em duplicidade, incrementando o compartilhamento da informação entre toda a organização, disseminando o aprendizado, inclusive administrando-o e aumentando a competitividade e melhoria dos resultados organizacionais.

SILVA, A. C. B. Ribeiro Atuação e competências do secretário executivo: Assessor, Gestor, Consultor, Empreendedor: O Secretário executivo e seu posicionamento no mercado de trabalho Associação Brasileira de Pesquisa em Secretariado. URL http://www.abpsec.com.br/abpsec/index.php/apesquisa/repository/Artigo/ATUA%C3%87%C3%83O-E-COMPET%C3%8ANCIAS-DO-SECRET%C3%81RIO-EXECUTIVO-ASSESSOR-GESTOR-CONSULTOR-EMPREENDEDOR/. Acesso em 03/01/2017