Planejar o dia é algo importante que não está separado do
planejamento que fazemos da semana, do mês e até de mais tempo. Eu inclusive
não recomendo que você apenas planeje seu dia, sem planejar períodos mais
longos, porque quando a gente faz isso acaba fatalmente trabalhando em cima
apenas do que for mais urgente. E já sabemos que o urgente nunca é o mais
importante – só é o que está gritando mais alto. Se a gente trabalha sempre
desse modo, assume uma postura reativa perante a vida e as outras pessoas, o que
não é legal. Deixar tudo para a última hora e trabalhar sob estresse é algo
muito distante do que podemos considerar uma vida organizada.
Portanto, o que vou apresentar aqui é uma sugestão de como
eu faço, baseado em métodos com o do David Allen (GTD) e do Ryder Carroll
(Bullet Journal), mas não recomendo (e nem daria, porque todos os planejamentos
se conversam) que seja feito apenas diariamente, sem os demais planejamentos.
Ao começar o seu expediente (e isso pode ser tanto ao chegar
no escritório como quando você efetivamente começa o seu dia de trabalho em
casa), a primeira coisa que você deve fazer é abrir o seu calendário e ver
como será o seu dia. Eu utilizo o Google Calendar. Então, quando abro, eu me
deparo com um cenário assim:
O que eu tenho em cada dia da semana é fruto do planejamento
semanal que eu fiz na sexta-feira anterior. Na parte superior do dia, em cinza,
eu tenho ações pontuais (que precisam ser feitas apenas naquele dia) e informações
relevantes para o dia em questão (como prazos e lembretes). Na parte de baixo,
com os horários, em azul, eu tenho os meus compromissos com data e hora.
Percebam que eu já me planejo para saber que horas eu preciso sair de casa,
quando a reunião for externa, e os períodos que estarei em trânsito. Isso me
ajuda a não ter que ficar pensando todo dia (e errar, me atrasar, fazer as
coisas com pressa) que horas preciso sair e que trajeto tomar, por exemplo.
Ao ver o meu calendário para o dia, eu consigo ter uma visão
geral de onde preciso estar e do que precisa ser feito. Eu já consigo ter uma
ideia quando faço o meu planejamento semanal porque, por exemplo, no caso
acima: é um dia cheio de compromissos, mas tenho ações pontuais também. Ou eu
faço antes de sair de casa ou nos intervalos entre os compromissos.
E aqui entra uma recomendação importante também: eu
trabalho primeiro, primeiríssimo, naquilo que está com prazo no meu calendário.
Naquelas ações pontuais ali em cima. Eu não vou fazer outra atividades das
minhas listas enquanto não fizer aquilo que está ali, porque sei que aquilo é
o do or die – preciso fazer no dia. Isso é maravilhoso porque
dificilmente vou perder qualquer tipo de prazo e atrasar o que quer que seja. E
percebam que as informações vão sendo colocadas no calendário o tempo todo. Eu
não espero chegar um dia certo para colocá-las. Se hoje eu receber a informação
que, no dia 24 de novembro vence um prazo, esse prazo vai estar no meu
calendário. Vejam como organização não tem milagre – é uma construção diária.
Depois de trabalhar nos prazos do meu dia, vou cumprindo os
compromissos. O calendário é o meu guia.
Uma coisa que gosto muito de fazer, especialmente quando
trabalho em casa ou não tenho tantos compromissos externos, é criar blocos
de trabalho quando inicio meu expediente. Por exemplo: hoje acessei minha
agenda e vi que tenho prazos importantes e ações que talvez levem um certo
tempo. Eu posso bloquear um tempo no meu calendário (mas só faço isso no
próprio dia, porque antes não teria como analisar corretamente) para essas
atividades. Então, no exemplo acima, eu poderia fazer assim:
Percebam que eu criei um bloco para trabalhar nas inscrições
do curso – porque uma série de prazos e ações pontuais que eu tenho para esse
dia são relacionados, então posso juntar e fazer tudo. E, analisando o meu dia,
vi que a melhor opção seria fazer antes da reunião que terei (que será
virtual).
Outra coisa que também gosto de fazer é estabelecer
metas para o dia. Confesso que não faço sempre – deixo mais para quando estou
precisando de uma motivação extra. A ideia é analisar o dia como um todo e
pensar: “O que eu gostaria de chegar ao final do dia de hoje tendo feito? Três
coisas que, se eu fizer, terei ganho o dia?”. Eu costumo anotar tais metas no
meu bullet journal. E isso é legal porque, muitas vezes, uma das metas nem
está no meu calendário. Pode ser simplesmente “assistir House of Cards” ou
“brincar com os cachorros”. Mas, se eu não tivesse um calendário planejado por
trás, me dando segurança sobre tudo o que eu preciso fazer, eu não teria como
pensar nisso. A organização nos liberta.
E é isso. Em uma questão de minutos, consigo planejar o meu
dia e ter uma visão de como ele será, com tranquilidade. Aí, basta executar.
Por Thais Godinho
