1. PRINCÍPIOS DE CARÁCTER
GERAL
Dignidade: O(a) secretário(a) deve-se abster de
qualquer comportamento que pressuponha infracção ou descrédito e desempenhar o
exercício da sua profissão com honra e dignidade.
Integridade: Deve agir com honradez, lealdade e boa fé.
Sigilo profissional: Deve observar rigorosamente o princípio
de confidencialidade nos factos e notícias que conhecer por razões ligadas ao
exercício da sua profissão.
2. OBRIGAÇÕES
PROFISSIONAIS ESPECÍFICAS
Do sigilo profissional
Além de um dever, observar o sigilo profissional é um
direito que apoia o exercício da profissão de secretário (a), sem esquecer que
existem leis que o protegem. O direito e a obrigação do sigilo profissional
compreendem:
As confidências e informação
pessoal da parte do seu superior a que puder ter acesso no âmbito do exercício
da sua profissão;
Os factos de conhecimento limitado
que afetem os seus superiores, colegas ou quaisquer membros do coletivo em que
o (a) secretário (a) realize o seu trabalho. Por exemplo: dossiês pessoais,
profissionais ou médicos;
A informação cujo conteúdo tenha
um valor específico para um leitor autorizado; ou qualquer outra informação que
esteja classificada como confidencial reservada ou com uma distribuição a
pessoas específicas.
O (a) secretário (a) evitará fazer cópias de informação
confidencial e conservá-la fora dos arquivos oficiais sem conhecimento do seu
superior.
O sigilo profissional não deve entrar em conflito com a
lealdade à entidade para a qual trabalha o (a) secretário (a), que deve
corresponder à confiança que o seu superior deposita nele (a) ao confiar-lhe e
partilhar com ele(a) informação confidencial. Por isso, deve comunicar ao seu
superior qualquer informação que possa prejudicá-lo ou beneficiá-lo a ele
próprio ou à entidade para a qual trabalha. Os limites desta divulgação são
marcados pelo sentido de lealdade e pela integridade que conformam o perfil
pessoal do (a) secretário (a).
Relações com os colegas
O (a) secretário (a) deve abster-se de qualquer concorrência
desleal em relação aos seus colegas. A discrição é um elemento específico nas
relações externas do(a) secretário(a) é o fundamento essencial da sua
capacidade de salvaguarda do sigilo profissional. O(a) secretário(a) deve ter
consciência de que a discrição é de uma importância fundamental. O que para
outros membros do coletivo podem ser leves faltas de respeito ou problemas de
convivência (comentários de desprezo para com colegas, comentários ofensivos,
jocosos ou em tom de brincadeira; ou duvidar publicamente da qualidade técnica
de um superior), para o (a) secretário(a) é algo que está vinculado ao seu
comportamento profissional.
É obrigação de qualquer secretário (a) oferecer a sua
colaboração a todos os seus colegas, quando a sua intervenção for necessária,
para que não se produzam atrasos no trabalho e não se prejudique o
funcionamento normal da entidade onde presta os seus serviços.
Relações com a empresa
O (a) secretário (a) deve estar sempre pronto (a) a oferecer
apoio e cooperação à sua empresa e deve conhecer, igualmente, os objetivos e a
política interna da mesma.
O (a) secretário (a) não aceitará uma remuneração
profissional que não corresponda ao seu salário, nem incentivos e bônus que a
sua empresa destine para tal fim. É-lhe proibido aceitar gratificações econômicas ou outras compensações que estejam diretamente relacionadas com a
transmissão de informação.
O (a) secretário (a) tem o dever de contribuir para a
celeridade do trabalho, não devendo aceitar sugestões nem coações que vão ao
sentido de evitar o seu cumprimento.
Relativamente à sua profissão
O (a) secretário (a) deve cultivar as suas capacidades e atualizar
os seus conhecimentos, a fim de que o seu trabalho seja feito com o mais alto
nível de rendimento. Demonstrará permanentemente um esforço de superação e de
produtividade, tanto no plano pessoal como na sua contribuição para com a
empresa.
O (a) secretário (a) deve abster-se de realizar qualquer
prática que possa prejudicar a reputação da sua profissão.
Nenhuma secretária se deve valer da sua influência sobre os
seus superiores, nem apelar a vínculos de amizade ou a recomendações para
obter:
Promoções imerecidas e, como
consequência, uma remuneração maior do que a que lhe é devida pelo trabalho que
desempenha, impedindo a promoção de outras pessoas que, pela sua experiência,
os seus conhecimentos e anos de serviço, as merecem mais.
Conseguir que pessoas que não
estão preparadas para o exercício do secretariado executem as tarefas próprias
desta profissão.
Deve ter consciência de que representa um coletivo que tem
obrigação de defender e de enaltecer.
Deve fazer com que se respeite o Código Deontológico da sua
profissão. Neste sentido, é conveniente que seja instrumento de divulgação
deste documento, tanto para afirmar os valores contidos no código como para se
apoiar no mesmo.
